Trabalhos em Curso: Inventariação dos fundos notariais

Título do Projecto: Inventariação dos fundos notariais.

Objectivos: Classificação e Inventariação da documentação notarial incorporada pelo Arquivo Regional da Madeira entre os anos de 1932 e 2005

Equipa: João Paulo Camacho, Regina Nóbrega, Elsa Gonçalves (colaboração) e Cátia Vieira Pestana.

Período de duração da intervenção: Janeiro de 2000 a Dezembro de 2008

Inventariação dos fundos notariais

Regina Nóbrega, Cátia V. Pestana, 

Elsa Gonçalves e João Paulo Camacho, 

a equipa de arquivistas que procedeu 

ao tratamento documental

A conclusão da classificação e inventariação dos fundos notarias é, desde há vários anos, simultaneamente uma prioridade e um desafio para o Arquivo Regional da Madeira (ARM). Prioridade, uma vez que esta documentação é das mais solicitadas, quer por parte de investigadores quer pela população em geral, para efeitos de prova. Desafio, tendo em conta a complexidade quanto à definição da proveniência da documentação, fruto de sucessivas reformas do panorama notarial.

Aos cartórios notariais compete dar forma legal e conferir fé pública aos actos jurídicos extrajudiciais que, por força da lei ou por vontade das partes, são celebrados por escritura pública. Na origem do sistema notarial está o tabelionato, função que já no reinado de D. Afonso II (séc. XIII) tinha um carácter público de conferição de fé e de validação dos documentos produzidos. O termo “tabelião de notas” vigorou entre nós até ao início do séc. XX, altura em que foi substituído, através de decreto datado de 14 de Setembro de 1900, pelo termo “notário”, que vigora até aos dias de hoje, agora a título privativo.

Uma relativa estabilidade ao nível das funções desempenhadas, quer pelos tabeliães quer pelos notários, e a existência de um código próprio, que uniformizou procedimentos, originaram a produção de uma documentação de entendimento relativamente simples. No entanto, o seu tratamento arquivístico está carregado de uma enorme complexidade no que concerne, particularmente, à ordem original e proveniência. Dificuldades de organização que advieram, sobretudo, das sucessivas transferências internas, com a fundição de antigos ofícios em cartórios, e as suas sucessivas reorganizações. Assim, a reconstituição dos diversos fundos documentais obrigou aos arquivistas responsáveis pelo tratamento documental o conhecimento da divisão judicial do arquipélago da Madeira (evolução e respectivas alterações, por exemplo, das áreas geográficas abrangidas pelas comarcas e da designação da própria divisão judicial – Julgados/Comarcas), conhecimento das alterações orgânicas (Julgados e Extintos Julgados, criação de Cartórios e respectivos Ofícios; extinção dos ofícios), conhecimento das diversas séries documentais (designações e respectivas alterações), legislação e código do notariado. Este processo de tomada de conhecimento aconteceu através de pesquisa por parte do arquivista, confrontação com outros arquivos e contacto com a própria documentação. A par deste processo de aprendizagem e de organização, os arquivistas desempenharam diversas tarefas que consistiram em higienização, acondicionamento, cotação, levantamento de dados (título, datas extremas, âmbito e conteúdo, dimensão, suporte e estado de conservação), transferência para as actuais instalações do ARM, acompanhamento das incorporações e lançamento em base de dados (CALM).

Actualmente (Março, 2009), os fundos notariais contemplam um total de 11.366 unidades instaladas em livros, maços, pastas e caixas, perfazendo cerca de 427,53 metros lineares.

Neste momento estão identificados os diversos fundos, sub-fundos e séries, assim como já está concluída uma primeira proposta de classificação que aguarda correcção e aprovação.

Livros de notas para escrituras diversas 

e respectivos maços de documentos pertencentes

 ao 2.º Cartório Notarial do Funchal,

 duas das séries mais representativas 

dos fundos notariais

De salientar que dado o valor de prova que estes documentos detêm, nomedamente relativamente às séries “Livros de notas para escrituras diversas”, “Maços de documentos relativos aos livros de notas para escrituras diversas” e “Livros de Testamentos”, séries mais significativas, o seu acesso nunca esteve condicionado, apesar de decorrerem os trabalhos arquivísticos, motivo pelo qual houve, desde sempre, por parte dos arquivistas a necessidade da criação de instrumentos facilitadores do acesso à documentação, ainda que de carácter provisório.

Cátia Vieira Pestana

(Téc. Prof. de Arquivo)