Catálogo de amostras do Serviço de Preservação, Conservação e Restauro

O Serviço de Preservação, Conservação e Restauro do Arquivo Regional da Madeira necessita encomendar regularmente materiais específicos para as suas diversas áreas. 

Como resultado destes últimos anos de aquisição foi criado um catálogo de amostras para serem facilmente consultadas pelos colaboradores (tanto em formato físico

como digital). 

Consulte o catálogo.

Conservação de documentos degradados pela corrosão da tinta ferrogálica

O presente artigo tem por base uma investigação inicial de uma tese de mestrado e pretende abordar a experiência do serviço de preservação, conservação e restauro (SPCR) do ARM, na estabilização da tinta ferrogálica, através de um tratamento à base de ácido fítico. Ao longo do artigo serão abordados os processos de degradação da tinta, a metodologia de estabilização e os resultados obtidos.

Veja aqui o artigo

Conservação curativa da matriz predial urbana na 1.ª Repartição de Finanças

O Serviço de Preservação, Conservação e Restauro deu início ao tratamentodos registos da matriz predial urbana pertencentes à 1ª Repartição das Finanças. 

A Conservação Curativa deste importante fundo, que se encontra em avançado estado de degradação, 

irá permitir ao leitor um acesso mais rápido aos documentos, através do suporte digital. 

Foram apenas seleccionadas para tratamento as cotas mais consultadas, num total de 37 livros. Até ao momento, alguma documentação já se encontra disponível para consulta digital, na Sala de Leitura do ARM. 

Prevê-se que o projecto seja finalizado em 2012.

Veja aqui o projecto:

Conservação e Preservação da Mitra do Funchal

O presente relatório do Serviço de Preservação, Conservação e Restauro  do Arquivo Regional da Madeira, tem como intuito  dar a conhecer o trabalho realizado para a preservação e conservação da colecção “Mitra do Funchal”, através do acondicionamento deste acervo.

Consulte o relatório.

Inventariação e avaliação da documentação acumulada da Repartição de Finanças de São Vicente (RFSVC)

Objetivo do projeto: inventariar e avaliar a documentação acumulada da Repartição de Finanças de São Vicente

Período previsto: março de 2012 a dezembro de 2012

Equipa: Nuno Mota (coordenador do projeto), Liliana Abreu, Paula Gonçalves e Paula Vasconcelos

Documentação inventariada da RFSVC.

O Arquivo Regional da Madeira (ARM), na qualidade de “arquivo definitivo público” da Região Autónoma da Madeira, iniciou em 2007 o apoio técnico à Direção Regional dos Assuntos Fiscais, com o objetivo de recolher, preservar e divulgar toda a documentação produzida (com valor histórico) até 1980. A primeira incorporação data de 2008 com a entrada de 732 unidades de instalação (u.i.), totalizando cerca de 86,16 metros lineares (ml) da 1.ª Repartição de Finanças do Funchal (RFFUN1, IDD n.º 60). Em janeiro de 2011, o ARM faz incorporar a documentação acumulada de quase todas as repartições de finanças da região, num total de 1298 u.i., cerca de 682,46 ml. Por incorporar ficaram apenas as repartições de finanças do Porto Santo e Porto Moniz. Saliente-se que toda a documentação já se encontra disponível à consulta, de acordo com a legislação em vigor.

Matriz predial da RFSVC

Presentemente está a ser preparado o Inventário da documentação proveniente da Repartição de Finanças de São Vicente (RFSVC) que foi incorporada em fevereiro de 2011. Comparativamente às outras repartições, esta acumula cerca de 79,41ml, somando já 1130 unidades cotadas e descritas, metade do fundo documental. Destas unidades inventariadas realce-se as séries mais volumosas: verbetes de lançamento de contribuição predial e industrial, registo da receita eventual, registo da correspondência recebida e expedida, registo das operações de tesouraria, registo da conta corrente, registo dos emolumentos pessoais, registo do imposto de circulação, de camionagem, de compensação, complementar, profissional, sobre a aplicação de capitais (seção A), industrial (Grupo A, B e C) e predial, termos de balanço, de posse e de arrematação de bens, registo dos processos executivos, registo de aperfeiçoamentos da matriz urbana, livros do ponto e de protocolo, livros de atas, relações de descarga, balancetes diários da Tesouraria da Fazenda Pública e dos devedores remissos, balancetes diários do movimento de fundos da Tesouraria da Câmara Municipal de São Vicente, autos de execução fiscal administrativa e relações de cobrança da receita virtual e eventual. Faltam ainda os registos da matriz predial, processos fiscais findos, estatísticas, correspondência expedida e recebida e entre outros. Na sequência destes trabalhos de incorporação, triagem e inventariação do fundo documental, já foi feita uma eliminação por maceração de 20ml, documentação que foi avaliada como destituída de valor secundário ou informativo. Prevê-se, ainda, uma outra para o fim da inventariação. Hodiernamente, o Arquivo aguarda a entrada dos processos e livros de registo do imposto sucessório até 1980, desta repartição de finanças

Apoio técnico à Universidade da Madeira (UMa) II

Título da intervenção: apoio técnico à Universidade da Madeira (UMa) 

Objetivo: inventariação, seleção e transferência para o Arquivo Regional da Madeira (ARM) de documentação acumulada, com valor histórico-cultural

Período previsto: fevereiro de 2012 a fevereiro de 2013

Equipa: Luís Miguel jardim (coordenador do projeto) e Zélia Dantas

Na sequência do protocolo de colaboração celebrado entre a Secretaria Regional da Cultura, Turismo e Transportes e a Universidade da Madeira (UMa), a 08 de fevereiro de 2012, prosseguem os trabalhos de inventariação da documentação acumulada nos depósitos de arquivo desta instituição. Numa primeira fase dos trabalhos – que decorreu até 28 de maio último – foi identificada e inventariada a documentação das extintas Escola do Magistério Primário do Funchal (EMPF) e Escola Superior de Educação da Madeira (ESEM), que na Madeira se sucederam temporalmente ao nível da formação dos professores do ensino básico e educadores de infância. Os trabalhos abrangeram também um pequeno núcleo documental – mais recente – produzido pelo Centro Integrado de Formação de Professores (CIFOP), que funcionou na UMa.

Por ora, o trabalho de descrição documental incidiu sobre 280 livros e documentação avulsa, descrita e acondicionada em 62 caixas, num total de 342 unidades de instalação inventariadas. As datas extremas de produção relativas à totalidade do acervo são os anos de 1943 – 1993, sendo que, por entidade produtora, a documentação da EMPF compreende o período entre 1943 (ano da publicação do decreto-lei n.º 33.019, de 01 de Setembro, que cria as Escolas do Magistério Primário do Funchal e de Ponta Delgada, Açores) e o ano de 1989; a documentação da ESEM, o período entre 1982 e 1991 e a documentação produzida pelo CIFOP, o breve período entre 1990 e 1993. 

A documentação encontrava-se dispersa por 2 depósitos de arquivo, nas instalações da UMa, à Rua do Castanheiro, em bom estado de conservação. Por imperativos de logística, para uma eficiente prossecução dos trabalhos, foi transferida para o Arquivo Regional da Madeira (ARM) para que se proceda à elaboração do respetivo relatório de avaliação de documentação acumulada, em conformidade com os procedimentos para o efeito. Este instrumento de avaliação documental, aplicável à documentação produzida por organismos entretanto extintos, sintetiza, numa tabela de seleção, a inventariação feita através do preenchimento de folhas de recolha de dados, para que, depois de aprovado pelo ARM, orgão coordenador da política arquivística regional, se proceda à formalização da incorporação dos documentos com reconhecido valor histórico (a conservar definitivamente) e/ ou da eliminação daqueles cujo valor arquivístico é nulo ou residual. Ressalve-se que a avaliação e seleção documental é um imperativo de boa gestão dos arquivos, da salvaguarda e mesmo qualificação do património arquivístico.

Após elaboração do instrumento de descrição documental (IDD) final – inventário – os documentos que compõem o acervo estarão comunicáveis. 

Entretanto a equipa do ARM já iniciou os levantamentos de produção documental em relação a um outro núcleo, previamente identificado nos mesmos depósitos de arquivo. Trata-se da documentação produzida pelos seguintes organismos: Academia de Música da Madeira, Academia de Música e Belas Artes da Madeira, Instituto Superior de Artes Plásticas da Madeira. 

A presente intervenção consubstancia a condição do Arquivo Regional da Madeira como arquivo definitivo público da Região Autónoma da Madeira e contribui decididamente para a realização da sua missão, na medida em que recolhe, preserva e valoriza o património arquivístico, intrinsecamente garante da memória coletiva do povo madeirense.

Inventariação e avaliação de documentação acumulada da Direção Regional de Informação Geográfica

Objetivo do projeto: Inventariar e avaliar a documentação acumulada da Direção Regional de Informação Geográfica

Data de início: março de 2011

Data prevista de conclusão: outubro de 2012

Equipa: Ana Men; Paula Silva (jun. – jul. de 2011) e Zélia Dantas (coord.)

A intervenção do Arquivo Regional da Madeira (ARM), no que diz respeito à inventariação e avaliação da documentação acumulada existente nas instalações da Direção Regional de Informação Geográfica (DRIG), iniciou-se em março de 2011. Contudo, é importante referir que, em novembro de 2009 procedeu-se à transferência de documentação – plantas de obras públicas - produzida pelo extinto Gabinete de Topografia e Desenho da também extinta Direcção de Obras Públicas, que se encontrava sob custódia da DRIG. Entre julho e outubro de 2010, esta documentação (cerca de 13500 plantas) foi ordenada sequencialmente pelo seu número original de registo e, atualmente, aguarda o expurgo para que possa ser devidamente acondicionada e descrita.

No que diz respeito à documentação acumulada da DRIG, trata-se de documentação produzida e recebida pela Delegação Regional da Madeira do Instituto Geográfico e Cadastral (IGC), serviço que foi regionalizado apenas em 2003, tendo as suas funções e competências sido integradas na então Direcção Regional de Geografia e Cadastro, tutelada pela Secretaria Regional do Equipamento Social, atual Direção Regional de Informação Geográfica, tutelada pela Secretaria Regional do Ambiente e Recursos Naturais.

O cadastro geométrico da propriedade rústica do arquipélago da Madeira iniciou-se em 1950 com a vinda do IGC para a ilha. Foi então criada a “Missão na Madeira do Instituto Geográfico e Cadastral” que teve como objetivo principal, precisamente, a execução do levantamento cadastral do arquipélago, tendo a Delegação Regional da Madeira sido criada, apenas, em 1977 (decreto-lei n.º 27/77, de 20 de janeiro).

Entre março de 2011 e abril de 2012, procedeu-se aos levantamentos documentais através do preenchimento de folhas de recolha de dados e, neste momento, a equipa encontra-se a sistematizar os dados recolhidos numa tabela de seleção documental. Esta tabela, elemento fundamental do relatório de avaliação de documentação acumulada, visa avaliar as séries documentais, identificando os documentos com valor histórico e secundário que serão alvo de conservação definitiva, e os documentos sem valor histórico que serão eliminados. Após a análise do relatório de documentação acumulada pela instituição, a documentação alvo de conservação definitiva será transferida para o ARM, onde serão atribuídas cotas definitivas e, posteriormente, será elaborado o instrumento de descrição documental de acordo com as ISAD(G) - General International Standard Archival Description.

Trata-se de um fundo que, além das séries documentais relacionadas com as funções de suporte da instituição (ex. relatórios de atividades, correspondência, processos individuais de funcionários), é composto, maioritariamente, por documentos relacionados com as funções e competências específicas da Delegação Regional da Madeira do Instituto Geográfico e Cadastral. Destacamos as séries documentais relativas ao levantamento cadastral, sendo as sérias mais significativas: esboços; cadernetas de taqueometria; processos de cálculo; listas de proprietários e matrizes cadastrais.

Catalogação de Registos Notariais em base de dados

Título do projeto: Catalogação dos registos notariais.

Objetivos: catalogação de registos notariais incorporados no ARM.

Equipa: Paula Vasconcelos (coord. de projeto), Liliana Abreu, Sandra Correia, Sandra Cruz e Vanda Azevedo.

O Arquivo Regional da Madeira (ARM) estabeleceu como uma das prioridades para o ano de 2012 a catalogação dos registos notariais em base de dados. Sendo os fundos notariais bastante solicitados, devido ao seu valor probatório, a catalogação em curso facilitará sobremaneira a pesquisa interna e possibilitará igualmente uma recuperação eficaz e expedita da informação para os utilizadores do ARM a partir do nosso sítio na internet. Este projeto iniciou-se no ano 2000, tendo sido criada uma base de dados em access para este fim. Então, o arquivista Francisco Pita e a Diretora foram responsáveis pela inserção de 7880 registos. A mudança para o novo edifício determinou a interrupçãodeste projeto, que foi retomado anos depois, com a contratação de seis professores, que lançaram 14.314 registos. Novamente interrompido, foi retomado em julho de 2011, encontrando-se presentemente afeta à informatização de registos notariais uma equipa de cinco elementos do ARM, que tem como objetivos imediatos a inserção de mais de 12 mil registos, bem como a elaboração de uma instrução de trabalho para uniformização de procedimentos e estabelecimento de um protocolo de recolha. No presente ano foram já lançados 2400 registos, referentes aos anos de 1975 a 1981; este número amplia para 28.540 o total de registos em base de dados.

A primeira incorporação de um fundo notarial remonta aos primórdios do Arquivo Distrital do Funchal e sucedeu em maio de 1932, com o extinto 1.º Cartório Notarial do Funchal, do Dr. Frederico de Freitas; a última verificou-se em novembro de 2011 (Cartório Notarial de Santa Cruz). O grupo de fundos notariais do ARM integra presentemente cartórios notariais de todos os concelhos da Região, que em depósito totalizam 13.733 unidades de instalação (livros, pastas e maços), correspondentes a cerca de 382 metros lineares. As datas extremas da maior parte dos fundos notariais sob custódia do ARM remontam ao séc. XIX, sendo que o documento mais antigo que integra este grupo de fundos data do ano de 1615 (notário Mário Augusto Bettencourt – Cartório Notarial da Ribeira Brava). A quase totalidade dos fundos tem datas até 1980-1981. As séries documentais mais significativas e frequentes são as seguintes: “Livros de notas para escrituras diversas”, “Maços de documentos relativos a livros de notas para escrituras diversas” e “Livros de Testamentos”.

Conservação Curativa

O Serviço de Preservação, Conservação e Restauro tem vindo a desenvolver projectos de conservação curativa. Saiba mais sobre o trabalho desenvolvido nos registos de matrizes urbanas do concelho de Funchal (1860-1997), um conjunto documental integrado no fundo da 1.ª Repartição de Finanças.

CONSERVAÇÃO CURATIVA DO REGISTO DE MATRIZES URBANAS DO CONCELHO DO FUNCHAL (1860-1997)

Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM

Título do projecto: Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM

Data de início: Maio de 2009

Data prevista de conclusão: Dezembro de 2011

Equipa ARM:

Rafaela Rodrigues (Maio/2009 - Junho/2010);

Paula Gonçalves e Zélia Dantas (desde Fevereiro/2011)

André Marote (desde Fevereiro/2011)

Equipa IA-SAÚDE:

Carla Aguiar

João Paulo Vicente

Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM

No âmbito do apoio técnico que tem sido prestado pelo Arquivo Regional da Madeira (ARM) junto dos serviços da Administração Pública da RAM, foi iniciada em Maio de 2009 uma intervenção no Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais (IA-SAÚDE). Este projecto tem como objectivo a elaboração de uma portaria de gestão de documentos, instrumento este que permite definir prazos de conservação administrativa da documentação, bem como determinar o seu destino final (conservação definitiva ou eliminação).

O IA-SAÚDE é um dos organismos mais recentes da Administração Pública Regional tendo sido criado em 2008 pelo Decreto Legislativo Regional n.º 22/2008/M, de 23 de Junho, sucedendo à extinção da Direcção Regional de Gestão e Desenvolvimento dos Recursos, da Direcção Regional de Planeamento e Saúde Pública e do Serviço Regional de Prevenção da Toxicodependência. A sua principal missão é proceder à definição e implementação de políticas, normalização, regulamentação, planeamento e avaliação em saúde, bem como assegurar a gestão dos recursos humanos e financeiros, da formação profissional, das instalações e equipamentos, dos sistemas e tecnologias de informação do Serviço Regional de Saúde e dos serviços da administração directa e indirecta, no domínio da SRAS ( D.L.R. n.º 22/2008/M art.º 3.º, n.º1).

Iniciada em Maio de 2009, a intervenção começou por se caracterizar pela orientação técnica, na fase dos levantamentos documentais, por parte do ARM à equipa do IA-SAÚDE. Até Junho de 2010, foram identificadas cerca de 90 séries documentais relativas às funções–meio, ou seja, pelas funções de suporte da instituição e foi realizada uma eliminação pontual de documentação acumulada desta instituição.

Interrompido nessa altura, o projecto foi retomado em Fevereiro do corrente ano e, desde então, foi efectuado o levantamento documental de 170 séries, referentes às funções-fim, (actividades directamente relacionadas com as atribuições da instituição). Este levantamento foi efectuado pela equipa do ARM com a colaboração do arquivista André Marote, funcionário da Secretaria Regional do Turismo e Transportes em estágio no ARM na área dos arquivos correntes. Após o término dos levantamentos documentais, foi realizada a sistematização orgânico-funcional das séries identificadas e determinado o seu destino final. Neste momento, estamos na fase final do projecto, em que os prazos de conservação administrativa estão a ser atribuídos pelos responsáveis de cada serviço do IA-SAÚDE.

Por fim, não podemos deixar de salientar a extrema importância que este instrumento terá na gestão dos arquivos do IA-SAÚDE, uma vez que este organismo produz, anualmente, um volume bastante considerável de documentação, nomeadamente, na área dos reembolsos e do receituário médico.

Setembro de 2011

A técnica superior

Zélia Dantas

Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do SESARAM

Título do projecto: Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do SESARAM

Data de início: Abril de 2009

Data prevista de conclusão: Janeiro de 2012

Equipa: Ana Men e técnicas do SESARAM: Dra Liliana Pereira e Dra Sílvia Neves

Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do Serviço de Saúde da Região Autónoma da Madeira, E.P.E. (SESARAM, E.P.E.)

A história administrativa do SESARAM E.P.E. remonta à questão da concessão dos sanatórios na Madeira e consequentemente ao acordo efectuado entre portugueses e alemães para a construção de sanatórios, um marítimo e dois de altitude média (um para ricos e outro para pobres)[1], não fosse a Madeira um destino turístico com fins terapêuticos e com necessidade de infra-estruturas e condições de tratamento de doentes tuberculosos.

Polémicas à parte, só em 1926 é que os sanatórios ficam finalmente desocupados. Dentre os edifícios deixados ao abandono, o edifício dos Marmeleiros é cedido à irmandade da Santa Casa da Misericórdia, por decreto de 29.03.1928, e em 1930, o hospital é transferido para essas instalações. A Quinta de Sant´Anna e o prédio da Confeiteira, entregues à Assistência Nacional aos Tuberculosos, são aproveitados na construção e ampliação de novas valências de cuidados a um cada vez maior número de doentes foi concluída em 1940.

Em 1973, inaugurado um novo hospital mais central, maior, destinado a servir a população regional, ambos pertencentes ao Centro Hospitalar do Funchal.

O Serviço de Saúde da Região Autónoma da Madeira, E.P.E. (SESARAM, E.P.E.), unidade integrada de prestação de cuidados de saúde, integra os centros de saúde e hospitais, nos termos do Decreto-Lei nº 558/99, sendo este alterado, em seguida, pelo decreto Legislativo Regional nº 9/2003/M de 27 de Maio, que modifica a designação do Centro Hospitalar do Funchal para Hospital Central do Funchal integrando-o no Serviço Regional de Saúde.

O projecto de apoio técnico por parte do ARM ao SESARAM E.P.E. teve início em Abril de 2009, o qual foi planeado num acordo de colaboração entre as duas instituições e no qual o ARM assumia as funções de. consultoria e acompanhamento técnico e o SESARAM as de gestão e execução do projecto.

Por parte do ARM foi destacada a técnica Rafaela Fernandes, em serviço até Junho de 2010. No final da primeira fase da intervenção, foi solicitado o apoio das arquivistas Zélia Dantas e Ana Men, em substituição.

Para a segunda fase do projecto em curso, foi então destacada a arquivista Ana Men.

Foi elaborado um relatório de diagnóstico resultante de visitas realizadas aos depósitos nos dias 07, 09 e 30 de Abril de 2009.

A intervenção em causa consistia, inicialmente, na inventariação de documentação acumulada, na elaboração de uma portaria de gestão de documentos, de um plano de classificação e de um plano de conservação e transferência de suportes.

Numa primeira fase, foi urgente uma eliminação pontual de documentação localizada nos depósitos da Rua Alferes Veiga Pestana e Bom Jesus. Nessa eliminação, constaram prescrições de medicamentos e requisições do MCD/AT/consultas, cujo prazo mínimo de conservação administrativa é de três anos, de acordo com a portaria 1327/2005 de 28 de Dezembro.

Em simultâneo, foi incorporada, a 22 Março de 2010, documentação custodiada pelo SESARAM, tendo sido produzida pela Comissão Distrital de Assistência do Funchal / Hospital Distrital do Funchal, com datas extremas 1927 / 1990, numa listagem que pode ser consultada no site do ARM com o n.º 77: http://www.arquivo-madeira.org/item1.php?lang=0&id_channel=19&id_page=338.

Após esta selecção e eliminação de documentos sem valor secundário, houve uma breve formação por parte do ARM à equipa de avaliação do SESARAM seguida da identificação da documentação em folhas de recolha de dados, sistematização das séries documentais numa tabela de selecção e elaboração do regulamento arquivístico, publicado no JORAM, n.º 111, I série, a 24 de Novembro de 2010 (Portaria n.º 89/2010).

Nesta fase, estamos a finalizar o manual de arquivo que será entregue para apreciação dos serviços em finais do corrente mês. Em simultâneo e com o apoio do Serviço de Informática do Hospital, serão alterados os códigos de classificação de acordo com a nova estrutura funcional na aplicação informática. Prevê-se ainda uma formação para Novembro deste ano e entrada em funcionamento em Janeiro de 2012.

GUEVARA, Gisela Medina. “A questão da concessão dos sanatórios da ilha da Madeira e as relações luso-alemãs antes da 1.ª guerra mundial” in Islenha n.º 19, pp.35-43 Jul-Dez.1996.

Veríssimo, Nelson.”A questão dos sanatórios da Madeira” in Islenha n.º 6, pp. 124-144 jan-Jun 1990.

[1] A construção do sanatório dos pobres nos Marmeleiros, freguesia do Monte, inicia-se a 24 de Junho de 1905.

Julho de 2011

Ana Men 

Manual de arquivo para a Junta de Freguesia do Jardim da Serra

Título do projecto: Elaboração de um manual de arquivo para a Junta de Freguesia do Jardim da Serra

Objectivo: Estabelecer princípios de normalização da gestão da documentação produzida pela Junta de Freguesia do Jardim da Serra, a fim de rentabilizar os seus recursos e modernizar o seu serviço administrativo.

Equipa Técnica: Ana Cristina Mendes e Sandra Correia

Período de Intervenção: Fevereiro a Maio de 2011 (1 dia/ semana)

Elaboração do manual de arquivo para a Junta de Freguesia do Jardim da Serra

Sendo a Junta de Freguesia do Jardim da Serra (JFJS), uma das últimas a ser instituída na Região Autónoma da Madeira, por Decreto Legislativo Regional e aprovado pela Assembleia Legislativa Regional a 21 de Maio de 1996, tendo a sua publicação no Diário da República acontecido em 4 de Julho, muito nos apraz a sua preocupação em querer estabelecer princípios de normalização de gestão documental e a intenção de constituir um arquivo capaz de responder eficazmente às necessidades de recuperação e localização de informação por parte do seu serviço administrativo.

Deste modo, após solicitação de apoio técnico por parte da JFJS ao Arquivo Regional da Madeira (ARM), foram disponibilizados profissionais especializados que prestaram acompanhamento técnico na constituição do arquivo e que, por sua vez, deram início aos trabalhos de recolha e análise de dados, que culminaram com a elaboração do Manual de Arquivo da JFJS. Todo este processo, realizou-se entre os meses de Fevereiro a Maio do corrente ano, com o levantamento de 455 u.i, e a partir das quais delineou-se o tão almejado plano de classificação (seguindo naturalmente as especificidades e particularidades da JFJS), que acautela as mais variadas preocupações direccionadas com a gestão documental, nomeadamente no que concerne à normalização, eficiência e eficácia dos procedimentos administrativos da instituição em questão. 

Por conseguinte, pretendeu-se definir regras uniformizadas de funcionamento no serviço que favorecessem o aparecimento de rotinas e práticas administrativas e que agilizassem a recuperação de toda a informação necessária e a qualquer momento, fomentando assim, uma Gestão Documental com qualidade rentabilizando recursos, garantindo a fiabilidade e um acesso eficaz aos documentos. A adopção destas práticas tem o intuito de evitar a acumulação de documentação sem interesse administrativo, reduzindo assim a massa documental acumulada e libertando espaço físico tanto no arquivo intermédio como no definitivo.

Ao longo de todo este processo pudemos constatar a existência de uma relativa quantidade de livros e mesmo não sendo a nossa área de especialização e não estando contemplado no nosso projecto, sugerimos que se organizasse uma pequena biblioteca na instituição. A sugestão foi acolhida com agrado estando já a ser posta em prática. O que é revelador do interesse e da preocupação da instituição em organizar o seu espaço de uma forma coerente e que deveria servir de exemplo para muitas instituições publicas e privadas.

Junho de 2011

Ana Cristina Mendes 

Inventariação, avaliação e selecção de documentação acumulada da Intendência de Pecuária

Título da intervenção: Inventariação, avaliação e selecção de documentação acumulada da Intendência de Pecuária

Objectivos: Organizar, descrever, inventariar e avaliar a documentação acumulada e proceder à incorporação dos documentos de valor histórico-cultural no Arquivo Regional da Madeira.

Data de início: Julho de 2007

Data prevista de conclusão: Abril de 2011

Equipa: Nuno Mota, Paula Silva e Cecília Fernandes

Inventariação da documentação acumulada da

Intendência de Pecuária

Estado da documentação no início da intervenção.

Estação Zootécnica da Madeira, Porto Moniz (Maio 2007)

O Arquivo Regional da Madeira, na expressão da sua mais relevante e visível competência, no trajecto da recuperação e colecta do passado histórico, encetou, em Julho de 2007, um acordo de colaboração com a Direcção Regional de Veterinária, tendo em vista proceder à avaliação e selecção da documentação acumulada nesta entidade. 

Documentação antes da descrição (Arquivo 4 – Julho 2007).

O fundo da Direcção Regional de Veterinária é constituído por vasta documentação dos extintos serviços: Intendência de Pecuária, Serviços Veterinários e Direcção Regional de Pecuária, com díspares funções e diferenciadas competências, com destaque para a fiscalização e registo das profissões na indústria de lacticínios e indústrias de outros produtos de origem animal, como ocorria na primeira entidade.

O tratamento do fundo foi estruturado em várias etapas:

Documentação acondicionada (Arquivo 4 – Maio 2008).

A primeira desenrolou-se, em 2007, na Estação Zootécnica da Madeira, na Santa do Porto Moniz, iniciando-se pela separação e organização da documentação que se encontrava num depósito, sem condições de arquivo e, por via deste facto, em deficientes condições de conservação e de manipulação.

Subsequentemente, foi promovida a sua transferência para o anexo do Arquivo Regional, na Rua das Pretas, onde foi higienizada. Depois, deu-se continuidade ao projecto com a descrição documental, a que se seguiram o acondicionamento preliminar, inventário e classificação provisória.

Em Maio de 2008, esta documentação foi encaminhada para o Arquivo Regional da Madeira, não ficando, todavia, disponível ao público, porque o fundo só se completou com a agregação de mais documentação, anterior a 1975, que permanecia no arquivo da sede da Direcção Regional de Veterinária.

No primeiro trimestre de 2011, fez-se o reacondicionamento do fundo, inventariação e classificação definitiva, envolvendo a totalidade da documentação obtida, em ambas as intervenções, efectuadas por técnicos da Direcção Regional e do Arquivo Regional da Madeira.

Este fundo, que remonta ao ano de 1912., é composto por vários núcleos documentais, dos quais destacamos, no âmbito das funções fim, os seguintes: Produção e Melhoramento Animal; Sanidade Animal; Peste Suína Africana; Fiscalização e Inspecção Sanitária; e Licenciamento/Registo Industrial e Profissional.

O valor informativo encontrado nas anteriores secções torna-se relevante para o conhecimento das ocorrências sanitárias: do surto de Peste Suína Africana, registado na Madeira, nas décadas de 60 e 70 do século XX; da actividade fabril no domínio dos produtos de origem animal, em especial no licenciamento dos estabelecimentos de lacticínios - fábricas de manteiga, postos de desnatação e postos de recepção de leite; registo de profissões enquadradas nesta indústria, tais como manipuladores de queijo e manteiga, mungidores e vendedores ambulantes de leite, entre outras, e bem assim na área da zootecnia, reprodução e melhoramento animal, sobretudo no concernente à instalação, expansão e papel do serviço de inseminação artificial.

Este espólio será, brevemente, colocado à disposição de todos aqueles que se interessem pelos assuntos pecuários e veterinários.

A Técnica Superior,

Paula Silva

Organização, inventariação, avaliação e selecção de documentação acumulada do Estabelecimento Prisional do Funchal

Termos de prisão (1817/1820).

Título do projecto: Organização, inventariação, avaliação e selecção de documentação acumulada do Estabelecimento Prisional do Funchal

Data de início: Agosto de 2010

Data prevista de conclusão: Janeiro de 2012

Equipa: Elsa Andrade, Nuno Mota; Serviço de Preservação, Conservação e Restauro

Organização, inventariação, avaliação e selecção de documentação acumulada do Estabelecimento Prisional do Funchal 

Termos de prisão (1817/1820)

O Estabelecimento Prisional do Funchal alberga um importante espólio documental que remonta ao início do séc. XIX. Transferido do extinto Estabelecimento Prisional Regional do Funchal (sito à rua Arcebispo Dom Aires), este arquivo é composto de documentação maioritariamente produzida pela Cadeia Civil do Funchal/ou Cadeia da Comarca do Funchal. O relevo informativo deste acervo é evidente e, de resto, sai reforçado pelo facto de serem bastante escassas ou mesmo inexistentes as fontes arquivísticas disponíveis que testemunhem directamente esta instituição e as práticas prisionais na Região.

Termos de prisão da 

Comarca Oriental do Funchal (1852/1859).

A intervenção do Arquivo Regional da Madeira (ARM), iniciada em Agosto de 2010, tem-se vindo a centrar na avaliação, na organização e na inventariação de massas documentais acumuladas. Presentemente procede-se ao reacondicionamento do arquivo e iniciam-se os trabalhos de elaboração de instrumentos de descrição e análise documental do fundo.

O projecto contempla ainda, numa segunda fase, a transferência temporária da documentação para o ARM para efeitos da sua higienização e expurgo, por um lado, e de digitalização dos documentos ou séries documentais mais antigos e de maior valor secundário ou informativo, por outro.

O Técnico Superior, 

Nuno Mota 

Apoio técnico à Universidade da Madeira

INTERVENÇÃO: Apoio técnico à Universidade da Madeira (UMa)

OBJECTIVO: elaborar portaria de gestão de documentos para UMa

PERÍODO: Fevereiro a Dezembro de 2011

EQUIPA: Zélia Dantas, Sandra Correia, Luís Miguel Jardim

Apoio técnico à Universidade da Madeira (UMa)

Decorrem a bom ritmo e conforme planeado os levantamentos de produção documental na Universidade da Madeira (UMa), por parte dos técnicos do Arquivo Regional da Madeira (ARM) afectos ao processo de prestação de apoio técnico acordado entre ambos organismos. O objectivo final da intervenção em curso é elaboração de um projecto de portaria de gestão de documentos a ser aprovado por parecer vinculativo da Direcção Geral de Arquivos (DGARQ), organismo coordenador do sistema nacional de arquivos, com essa competência – neste caso específico – pelo facto de tratar-se de uma instituição universitária sob tutela de um órgão do governo central, o Ministério da Educação e Ciência.

Uma portaria de gestão de documentos é um diploma legal que regulamenta o processo de avaliação documental num organismo; integra um regulamento e, em anexo, uma tabela de selecção que sintetiza uma estrutura de classificação, identifica os documentos produzidos, o seu âmbito e conteúdo (novidade, em sintonia com as mais recentes directivas da DGARQ), define os seus prazos de conservação administrativa e finalmente determina, em função do seu intrínseco valor arquivístico, o destino final dos mesmos: eliminação ou conservação definitiva. O levantamento exaustivo da documentação produzida pelas diversas unidades, serviços e órgãos colegiais da UMa, implica o preenchimento obrigatório de folhas de recolha de dados (FRD’s), elemento de suporte à decisão, impreterível para efeito de emissão de parecer, em sede de portaria de gestão de documentos.

Unidades e serviços percorridos até à data: Gabinete de Apoio à Reitoria, Unidade de Assuntos Académicos, Unidade de Documentação e Arquivo, Gabinete de Apoio ao Estudante, Secretariado dos Centros de Competências e Centros de Investigação, Secretariado de Apoio aos Colégios, Unidade de Recursos Humanos, Unidade Económica e Financeira, Unidade de Aprovisionamento e Património e Gabinete de Informação e Relações Públicas.

Como se depreende, pretende-se que a portaria de gestão de documentos a aprovar, abranja a produção documental em todos os serviços da UMa, facto pelo qual se destacará das demais portarias do género – já publicadas – para outras instituições de ensino superior portuguesas, apenas aplicáveis sectorialmente.

Em conclusão, não será demais enfatizar, que as portarias de gestão de documentos, dispositivo obrigatório, enquanto instrumento de avaliação documental, permitem reduzir de forma segura e legítima o volume dos documentos/ informação em arquivo, salvaguardando apenas aqueles que se consolidarão, a longo prazo, como fontes da historiografia local, regional e nacional, logo um imperativo de qualificação dos sistemas de arquivo, fundamentais ao exercício da actividade administrativa numa perspectiva de optimizar a eficiência e eficácia na relação com os cidadãos. Na era da Qualidade, exigível a todos os serviços públicos, um projecto desta natureza é certamente uma oportunidade de melhoria.

Por fim, não podemos deixar de referir o imenso apoio e colaboração pelos serviços já percorridos na UMa.

AUTORES: Zélia Dantas, Sandra Correia e Luís Miguel Jardim

Outubro de 2011 

Incorporação de arquivos públicos anteriores ao período autonómico

Título da intervenção: Incorporação de arquivos públicos anteriores ao período autonómico 

Período: 2005 a 2011 

Equipa de trabalho: Gestão do processo das incorporações: Directora e Dra. Ana Paula Rodrigues; Gestão do processo de transferência, higienização e expurgo: Dra. Dina Mendes e Dra. Fátima Estevinho, apoio da equipa do SPCR; Apoio no processo de incorporações: todos os arquivistas envolvidos na organização e descrição dos fundos a incorporar; apoio eventual de D. Ângela Manuel e Sr. Manuel Gomes. 

Incorporação de arquivos públicos anteriores ao período autonómico 

Sendo o Arquivo Regional da Madeira (ARM) o arquivo público da Administração Regional, não poderia deixar de constituir objectivo estratégico desta instituição a integração de património arquivístico, numa perspectiva de salvaguarda e diversificação do nosso património documental. E, neste enquadramento, surge como objectivo operacional prioritário a recolha dos arquivos públicos anteriores à autonomia. 

Este ambicioso projecto teve início em 2005, com a mudança do Arquivo Regional para o novo edifício, que possui amplos e adequados espaços de depósito. Estimávamos concluir este projecto em 2012/2013, porém, os acontecimentos de 20 de Fevereiro – com perda de arquivos de alguns serviços – fez-nos precipitar este planeamento, antecipando o término das incorporações para o corrente ano de 2011.

Naturalmente que tal decisão implicou alterações na forma de actuação do Arquivo. A regra, antes, era transferir os arquivos que já se encontravam devidamente avaliados, inventariados e acondicionados, o que implicou que parte dos nossos técnicos, há vários anos, se encontrassem, efectivamente, em serviço externo, a preparar as incorporações. Em 2010 e 2011, assumimos a entrada de documentação por organizar, na certeza de que estará em maior segurança no Arquivo Regional do que nos serviços de origem. Limitámo-nos, assim, a assegurar uma organização mínima da documentação, respectiva listagem e cotação provisória, de forma a que os nossos utentes tenham acesso a esses arquivos. E, deste modo, deram entrada em 2010 1.880,80 metros lineares de documentação, sendo que para 2011 prevê-se, no mínimo, a entrada de 750 metros lineares.

Note-se que, não obstante o projecto prever a transferência de documentação anterior a 1976, na verdade, os arquivos incorporados já contêm, bastas vezes, documentação até os anos 80. Por outro lado, também já deram entrada arquivos de instituições pós-autonomia, como é o caso de documentação de Gabinetes de extintas Secretarias Regionais, da Presidência do Governo. 

E terminámos com um quadro referente ao planeamento das incorporações para 2011 e gráficos representativos das incorporações dos últimos anos. 

Março 2011

Fátima Barros

Directora do ARM 

INCORPORAÇÕES 2011
Administração Regional Autónoma	Secretaria Regional do Plano e Finanças	DRAF – 2.ª Repartição de Finanças do Funchal e Repartições de Finanças dos demais concelhos
		Direcção Regional do Orçamento e Contabilidade
	Secretaria Regional de Educação e Cultura	Direcção Regional de Educação Especial
		Delegações Escolares e escolas primárias extintas
		IDRAM (extinta Delegação de Desportos)
		Conservatório de Música
		Extinta Escola da Carreira
		Escola Secundária Jaime Moniz
		Escola Secundária Gonçalves Zarco
	Vice-Presidência	Direcção Regional de Comércio, Indústria e Energia
		Extinta Secretaria Regional da Economia e Cooperação Externa
		Direcção Regional de Administração Pública e Local (extinto Governo Civil)
		DRAJ – Conservatórias do Registo Civil de toda a Ilha; Conservatórias do Registo Predial – apenas determinadas séries.
	Secretaria Regional dos Recursos Humanos
		Centro das Comunidades Madeirenses
	Secretaria Regional do Ambiente e Recursos Naturais	Instituto do Vinho, do Bordado e do Artesanato da Madeira
Serviços do Governo da República na RAM*	Alfândega do Funchal
	Polícia de Segurança Pública
	Tribunais	Tribunal Judicial da Comarca do Funchal
		Tribunal Judicial da Comarca de Ponta do Sol
		Tribunal Judicial da Comarca de São Vicente
		Tribunal Judicial da Comarca de Santa Cruz
Administração Local	CM Calheta
	CM Porto Moniz
	CM Machico
	CM Funchal
Privados**	Cartórios Notariais	Cartório Notarial de Teresa Perry Vidal - Funchal
		Cartório Notarial de Ponta de Machico
		Cartório Notarial de Santa Cruz

* Serviços contactados e com documentação em arquivos centrais: Guarda Nacional Republicana; Capitania do Porto do Funchal; Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.
**Inclui somente os cartórios notarias, agora privatizados, dada a natureza pública dos actos.

 

 

 

Número de unidades de instalação incorporadas

Ano	u.i.	Livros (ofertados/ adquiridos)
2005	19349	41
2006	12861	62
2007	16028	107
2008	9478	0
2009	4405	299
2010	18.657	293

Número de metros lineares de documentação incorporada:

Ano	Ml de doc. incorporada
2005	296,02
2006	143,31
2007	562,14
2008	562,14
2009	310,66
2010	1.880,80

     

Portarias de gestão de documentos publicadas na RAM

Título do Projecto: Portarias de gestão de documentos publicadas na RAM.

Equipa de trabalho: Luís Miguel Jardim, Sandra Correia e Zélia Dantas.

Portarias de gestão de documentos publicadas na RAM: dados estatísticos relativos ao destino final da documentação e critérios de avaliação/ selecção. 

O crescimento exponencial da documentação produzida pelos organismos públicos, traduz-se na impossibilidade de conservar todos os documentos e na inevitabilidade de adoptar critérios de avaliação e selecção documental. Pretende-se avaliar o valor desses documentose, em função desse juízo, determinar (seleccionar) aqueles a serem eliminados e quais os que deverão ser conservados a título definitivo. Este esforço de avaliação/ selecção prende-se não só com a exiguidade e limitação física dos espaços reservados para depósito (arquivo), mas também com imperativos de salvaguarda do património arquivístico protegido – eliminar para melhor conservar – e de qualificação dos arquivos das entidades públicas. O arquivo enquanto recurso fundamental no exercício da actividade administrativa, nomeadamente nas relações com os cidadãos, promove a sua eficiência e eficácia. 

Surgem, assim, as portarias de gestão de documentos, enquanto instrumento de avaliação documental por excelência, regulamentadas na RAM pelo Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 de Agosto. Nas tabelas de selecção por elas consignadas, constam as séries documentais identificadas, no próprio universo de produção documental (com o imprescindível acompanhamento técnico por parte do Arquivo Regional da Madeira), o prazo estabelecido para sua conservação em fases activa e semi-activa, e finalmente o seu destino final: eliminação ou conservação. A avaliação documental institucionaliza-se, como fase essencial da gestão contínua de documentos, num processo integrado com as demais funções arquivísticas, cujos instrumentos deverão ser elaborados a priori.

Na RAM, desde 2004 já foram aprovadas, por despacho conjunto da tutela respectiva e do Secretário Regional responsável pela pasta da Cultura (actualmente o Secretário Regional da Educação e Cultura) e após parecer favorável do órgão de gestão da política arquivística regional (o Arquivo Regional da Madeira), 17 portarias que aprovam regulamentos de gestão de documentos de 17 entidades públicas, dos distintos órgãos do governo regional.

É, precisamente, pelo facto do Arquivo Regional da Madeira intervir activamente durante todo o processo de levantamento das séries documentais produzidas e propor o destino final das mesmas, que decidimos fazer um breve e elementar apuramento/ tratamento estatístico – passe a presunção – relativo à ponderação do destino final instituído nas demais portarias aprovadas (conservação/ eliminação). Sugerimos, também, uma breve reflexão sobre os critérios de selecção adoptados, nomeadamente em relação aos dois grandes tipos de documentação produzida: aquela produzida na sequência dos procedimentos desenvolvidos pelo organismo no âmbito da sua gestão interna (documentação funções-meio, que abrange séries documentais recorrentemente comuns aos diversos organismos); a documentação produzida por um conjunto de procedimentos específicos, instituídos pelo organismo na prossecução da missão e valores que determinaram a sua criação (documentação funções-fim).

Propomos uma abordagem inicial, com os dados coligidos no cômputo geral das portarias publicadas até ao presente (um total de 3773 séries identificadas), e a análise específica, por cada uma das portarias publicadas, em função da distinção conceptual acima referida. Duas conclusões são para já evidentes:

1. O número das séries documentais a eliminar é superior ao número das séries documentais a conservar definitivamente (quer total, quer parcialmente);
2. No ratio das séries documentais sujeitas a eliminação e conservação definitiva, aquelas produzidas ao nível das funções-meio são preponderantes; 

NOTA: o presente levantamento não abrange a portaria n.º 110/2008, de 18 de Agosto, que aprova o regulamento arquivístico do Centro de Segurança Social da Madeira, e que determina a aplicação, na RAM, das tabelas de selecção vigentes para os organismos nacionais de segurança social, aprovadas pela Portaria n.º 95/2006, de 30 de Janeiro. O acompanhamento técnico e emissão de parecer a esta Portaria foram acometidos à Direcção-Geral de Arquivos.

Entretanto, na sequência do contínuo apoio aos organismos da administração pública regional, o ARM já emitiu parecer favorável, aguardando-se a sua aprovação por Despacho conjunto das tutelas e publicação no JORAM, aos projectos de regulamentação arquivística da Direcção Regional dos Assuntos Europeus e da Cooperação Externa e do Serviço Regional de Protecção Civil, IP-

Os técnicos superiores

Zélia Dantas
Sandra Correia
Luís Miguel Jardim
Fevereiro de 2010

Portaria n.º 225/2004: Instituto de Emprego da Madeira, IP-RAM, ex-Instituto Regional de Emprego


Portaria n.º 109/2005: Direcção Regional da Administração Pública e Local


Portaria n.º 22/2006: Instituto de Desenvolvimento Regional, ex-Instituto de Gestão de Fundos Comunitários


Portaria n.º 49/2006: Gabinete do Secretário Regional da Educação e Cultura


Portaria n.º 125/2006: Direcção Regional de Qualificação Profissional, ex-Direcção Regional de Formação Profissional


Portaria n.º 141/2006: Direcção Regional de Administração Educativa


Portaria n.º 58/2007: Instituto do Desporto da Região Autónoma da Madeira


Portaria n.º 60/2007: Direcção Regional de Planeamento e Recursos Educativos


Portaria n.º 100-A/2007: Escola Profissional de Hotelaria e Turismo da Madeira


Portaria n.º 100-B/2007: Direcção Regional de Educação Especial e Reabilitação


Portaria n.º 100-C/2007: Direcção Regional de Educação


Portaria n.º 79/2008: Estabelecimentos dos 2.º e 3.º Ciclos do Ensino Básico e Secundário


Portaria n.º 196/2008: Gabinete do Secretário Regional do Plano e Finanças


Portaria n.º 170/2009: Estabelecimentos do 1.º Ciclo do Ensino Básico


Portaria n.º 45/2010: Secretaria Regional do Equipamento Social


Portaria n.º 86/2010: Direcção Regional dos Assuntos Culturais


Portaria n.º 89/2010: Serviço de Saúde da Região Autónoma da Madeira