LREC

Título do Projecto: Elaboração de um manual de arquivo e de uma portaria de gestão documental.

Objectivos: Levantamentos de todas as séries documentais relativas às funções de suporte (funções-meio) e decorrentes da prossecução das atribuições do Laboratório Regional de Engenharia Civil (funções-fim).

Equipa: Dr. João Nuno Freitas e Dr.ª Carmo Rei (Chefe de Divisão da Divisão de Documentação e Informação do LREC).

Dias por semana dedicados ao projecto: 1 dia por semana.

Data prevista de conclusão: Março de 2009.

Processo de prestação de apoio técnico ao Laboratório Regional de Engenharia Civil (LREC)

Em Fevereiro de 2007, o LREC formalizou ao ARM um pedido de apoio técnico para a elaboração de um manual de arquivo e de uma portaria de gestão documental.

Em Junho do mesmo ano foi formalizado o acordo de colaboração com o LREC. Deste resultou a designação de um técnico do ARM e outro do LREC para colaborar nos levantamentos documentais, a Dr.ª Carmo Rei, chefe de divisão da Divisão de Documentação e Informação Técnica.

A primeira etapa do nosso trabalho consistiu na identificação do circuito interno de documentação. Constatamos que o LREC possui um sistema de arquivo centralizado na secção de expediente e arquivo. Toda a documentação produzida e recebida é registada neste serviço onde lhe é aposto um carimbo de entrado ou de saída havendo sempre uma cópia de toda a documentação neste serviço.

Após esta etapa procedemos à análise do Decreto Regulamentar n.º 12 / 2004 / M, de 26 de Abril, que aprovou a nova orgânica do LREC consagrando os seguintes serviços:

1. Departamento de Estruturas, Materiais de Construção e Vias de Comunicação.

2. Departamento de Geotecnia.

3. Departamento de Hidráulica e Tecnologias Energéticas.

4. Centro de Metrologia.

Como serviços de apoio:

Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros.

Centro da Qualidade.

Assim, demos início à fase dos levantamentos das séries documentais iniciando este processo pela Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros (DSAF), seguindo-se as restantes direcções de serviços contempladas na orgânica do LREC.

Em Fevereiro deste ano concluímos os levantamentos documentais e encontramo-nos a coligir 272 folhas de recolha de dados em séries documentais visando a elaboração do plano de classificação e da portaria de gestão documental.

O Técnico Superior,

João Nuno Freitas

Março de 2009