Título do Projecto: Portaria dos serviços afectos ao Gabinete do Secretário Regional do Plano e Finanças (GSRPF).
Objectivos: Implementar boas práticas arquivísticas para que o arquivo seja uma mais valia para o GSRPF.
Instrumento a produzir: Regulamento Arquivístico dos Serviços afectos ao GSRPF.
Equipa: Dra. Ana Cristina Men - ARM
Funcionários GSRPF
Dias por semana dedicados ao projecto: 2 dias/semana.
Data de início: Maio de 2007.
Data prevista de conclusão: Outubro de 2007.
Apoio técnico do Arquivo Regional da Madeira
no Gabinete do Secretário Regional do Plano e Finanças
O apoio técnico solicitado ao ARM por parte do Gabinete do Secretário Regional do Plano e Finanças (GSRPF) teve como fundamento a acumulação de documentos e a consequente falta de espaço no arquivo. Por outro lado, a classificação dada aos documentos não era suficiente para a recuperação eficaz dos documentos.
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Lombadas com a classificação antiga:
assuntos diversos em grande parte das pastas.
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Para uma gestão eficaz dos documentos e do arquivo, a elaboração de um plano de classificação que reflectisse a diversidade de documentos que passam diariamente por aquele Gabinete foi a primeira etapa.
A intervenção técnica consistiu na recolha de dados da documentação existente e na sistematização desses documentos, agrupando-os em classes, em consonância com a estrutura hierárquica, as múltiplas atribuições do Secretário do referido Gabinete e o modo de funcionamento do serviço. Tiveram lugar reuniões com a Chefe de Gabinete em que se ajustaram procedimentos e circuitos de entrada da documentação, quer por via interna, quer por via externa,
com o objectivo de proceder à normalização e
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| Lombadas com informação sistematizada de acordo com os procedimentos do Manual de Classificação e com o código de classificação actual. |
consolidação da tramitação documental.
A necessidade de identificar correcta e claramente a documentação fez com que se eliminasse a atribuição sistemática da classificação anterior: assuntos diversos, diversos geral, pasta geral, documentos avulsos, entre outras designações genéricas, para se saber o que existia no arquivo e recuperar a informação de forma eficiente.
Foram definidos no manual de arquivo os procedimentos reguladores de funcionamento a ter em conta para melhoria no acesso rápido e eficaz da informação, assim como elementos essenciais a constar nas lombadas uniformemente e a atribuição do assunto de forma mais evidente possível, conforme se pode ver (foto).
Foram definidos conceitos arquivísticos: documento de arquivo, colecção, série, entre outros, o que na prática se traduziu por exemplo, na libertação de estantes ocupadas por Diários do Governo.
Apresentada a proposta do plano de classificação, foram esclarecidas dúvidas quanto à sua implementação e manutenção.
A segunda etapa na reestruturação do arquivo do GSRPF foi a elaboração de um regulamento arquivístico com vista à aplicação de práticas arquivísticas adequadas e a eficácia na acessibilidade e na comunicabilidade dos documentos com a adopção de critérios específicos de conservação permanente e eliminação de documentos sem valor arquivístico para uma gestão de espaços de arquivo apropriada e para salvaguarda da documentação com interesse histórico.
A metodologia usada tem sido a recolha de dados sobre a documentação existente, grande parte já agrupada no plano de classificação e entrevistas às funcionárias do serviço, fundamentais para a determinação dos prazos de conservação da documentação corrente, no que concerne à sua utilização e pertinência.
Esses dados estão a ser alvo de tratamento, organizados numa tabela de selecção que segue em anexo no Regulamento arquivístico, com vista a determinar o destino da documentação e os prazos de manutenção em arquivo corrente.
O trabalho está a ser efectuado de forma integrada, isto é, o apoio técnico na implementação do manual de arquivo está a ser dado em simultâneo com a elaboração do regulamento arquivístico.
Dra. Ana Men
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