Catalogação de Registos Notariais em base de dados

Título do projeto: Catalogação dos registos notariais.

Objetivos: catalogação de registos notariais incorporados no ARM.

Equipa: Paula Vasconcelos (coord. de projeto), Liliana Abreu, Sandra Correia, Sandra Cruz e Vanda Azevedo.

O Arquivo Regional da Madeira (ARM) estabeleceu como uma das prioridades para o ano de 2012 a catalogação dos registos notariais em base de dados. Sendo os fundos notariais bastante solicitados, devido ao seu valor probatório, a catalogação em curso facilitará sobremaneira a pesquisa interna e possibilitará igualmente uma recuperação eficaz e expedita da informação para os utilizadores do ARM a partir do nosso sítio na internet. Este projeto iniciou-se no ano 2000, tendo sido criada uma base de dados em access para este fim. Então, o arquivista Francisco Pita e a Diretora foram responsáveis pela inserção de 7880 registos. A mudança para o novo edifício determinou a interrupçãodeste projeto, que foi retomado anos depois, com a contratação de seis professores, que lançaram 14.314 registos. Novamente interrompido, foi retomado em julho de 2011, encontrando-se presentemente afeta à informatização de registos notariais uma equipa de cinco elementos do ARM, que tem como objetivos imediatos a inserção de mais de 12 mil registos, bem como a elaboração de uma instrução de trabalho para uniformização de procedimentos e estabelecimento de um protocolo de recolha. No presente ano foram já lançados 2400 registos, referentes aos anos de 1975 a 1981; este número amplia para 28.540 o total de registos em base de dados.

A primeira incorporação de um fundo notarial remonta aos primórdios do Arquivo Distrital do Funchal e sucedeu em maio de 1932, com o extinto 1.º Cartório Notarial do Funchal, do Dr. Frederico de Freitas; a última verificou-se em novembro de 2011 (Cartório Notarial de Santa Cruz). O grupo de fundos notariais do ARM integra presentemente cartórios notariais de todos os concelhos da Região, que em depósito totalizam 13.733 unidades de instalação (livros, pastas e maços), correspondentes a cerca de 382 metros lineares. As datas extremas da maior parte dos fundos notariais sob custódia do ARM remontam ao séc. XIX, sendo que o documento mais antigo que integra este grupo de fundos data do ano de 1615 (notário Mário Augusto Bettencourt – Cartório Notarial da Ribeira Brava). A quase totalidade dos fundos tem datas até 1980-1981. As séries documentais mais significativas e frequentes são as seguintes: “Livros de notas para escrituras diversas”, “Maços de documentos relativos a livros de notas para escrituras diversas” e “Livros de Testamentos”.