Apoio técnico ao Serviço Regional de Protecção Civil, IP-RAM.

Título do Projecto: apoio técnico ao Serviço Regional de Protecção Civil, IP-RAM.

Objectivo: elaboração de instrumentos técnicos e normativos que contribuam de forma eficaz para uma melhor gestão dos documentos produzidos e recebidos: inventários de documentação, portaria de gestão de documentos e manual de arquivo/ plano de classificação documental.

Colaborador do ARM afecto à intervenção: Luís Miguel Jardim (colaborador/ coordenador).

Período/ intervenção: Fevereiro de 2009 a Abril de 2010 (2 dias/ semana).

Apoio técnico ao Serviço Regional

de Protecção Civil, IP-RAM

Documentação antes de ser inventariada.

O apoio técnico prestado pelo Arquivo Regional da Madeira (ARM) ao Serviço Regional de Protecção Civil, IP-RAM (SRPC, IP-RAM), formalizado através de acordo de colaboração datado de 06 de Fevereiro de 2009, inicia-se mesmo antes do protocolo acordado, com uma visita de diagnóstico àquele Serviço em 12 de Janeiro do mesmo ano. Do relatório produzido na sequência dessa visita, destacamos três constatações.

Primeira. A inexistência de documentação anterior a 1975, especificamente, documentação de algum Serviço da extinta Junta Geral do Distrito Autónomo do Funchal, a cuja identificação e recolha – primordial – o ARM tem procedido, nos Serviços dos Órgãos do Governo Regional onde se encontra a prestar apoio técnico. O Serviço Regional de Protecção Civil da Madeira foi criado a 17 de Fevereiro de 1982, na directa dependência da Presidência do Governo Regional e a sua criação corresponde à identificação de uma área de intervenção anteriormente não tutelada, pelo que não “herdou” alguma documentação do Organismo extinto.

Segunda. A inexistência de instrumentos adequados de gestão documental, e os que existem não são eficazmente utilizados (por exemplo, os classificadores sectoriais de alguns dos Serviços do SRPC, IP-RAM);

Terceira. A urgência em disponibilizar o espaço, já exíguo, onde funcionava o arquivo intermédio do SRPC, IP-RAM, para lá instalar o Gabinete do Coordenador do Serviço de Emergência Médica Regional (SEMER), estrutura que integra a orgânica daquele Serviço. 

Como é óbvio, as intervenções propostas pelo ARM foram direccionadas para a segunda e terceira constatações. Desde logo transferiu-se a documentação do arquivo intermédio para um espaço no mesmo edifício, onde anteriormente estava instalada a Escola de Hotelaria da RAM, libertando-se esse espaço para que imediatamente se procedessem aos trabalhos de remodelação e instalação do Gabinete do Coordenador do SEMER. Essa documentação foi inventariada em duas fases e modos distintos, uma vez que desde logo foram identificados dois núcleos documentais de natureza diferente: um, de publicações, constituído por uma vasta colecção de legislação – Jornais Oficiais da RAM (JORAM) e Diários da República (DR), I e II séries; outro, constituído por documentos de arquivo dos diversos Serviços do SRPC, IP-RAM, em fase de tramitação semi-activa.

Numa primeira fase a inventariação e avaliação da documentação decorreu de forma célere, pela natureza tipológica e de conteúdo dos documentos em causa (JORAM,s e DR.s), procedendo-se à eliminação formalmente sustentada, em 20 de Fevereiro de 2009, de 624 unidades de instalação (maços e livros) e incorporação no ARM, em 20 de Março de 2009, de outras 38 (livros e caixas), para colmatar as lacunas identificadas nas suas colecções de legislação.

A segunda fase de inventariação, compreendida entre Março e Novembro de 2009, traduziu-se na inventariação de 404 unidades de instalação, descritas em Relatório elaborado para efeitos de avaliação, aguardando-se apenas parecer do SRPC, IP-RAM, quanto aos prazos de conservação em fase activa e fase semi-activa, em função do qual proceder-se-á também a posterior eliminação e incorporação no ARM apenas daqueles documentos cujo valor secundário justifiquem a sua conservação a título definitivo.

Em Janeiro de 2010 iniciaram-se os levantamentos de produção documental, em arquivo corrente, para elaboração de proposta de Plano de Classificação, integrado em Manual de Arquivo. Os levantamentos já ocorreram na Divisão de Serviços Administrativos e Financeiros, Inspecção Regional de Bombeiros e Divisão de Análise e Riscos Tecnológicos; Por ora decorrem no Departamento de Formação, prosseguindo para a Divisão de Planeamento e Credenciação e Gabinete de Apoio Técnico.

A intervenção termina com a apresentação de proposta de portaria de gestão de documentos a ser aprovada por portaria conjunta dos órgãos de Governo que tutelam ARM e SRPC, IP-RAM: Secretaria Regional da Educação e Cultura e Secretaria Regional dos Assuntos Sociais, respectivamente.

Uma nota final muito positiva para a forma como dirigentes e funcionários do SRPC, IP-RAM, estão envolvidos/ comprometidos na intervenção em curso; nem mesmo durante período imediatamente posterior aos trágicos acontecimentos de 20 de Fevereiro último, compreensivelmente exigente para este Serviço, a normal prossecução do projecto esteve minimamente em causa.

Luís Miguel Jardim 

Março 2010