Trabalhos em Curso: Incorporação de arquivos públicos anteriores ao período autonómico

Título da intervenção: Incorporação de arquivos públicos anteriores ao período autonómico

Período: 2005 a 2011

Equipa de trabalho: Gestão do processo das incorporações: Directora e Dra. Ana Paula Rodrigues; Gestão do processo de transferência, higienização e expurgo: Dra. Dina Mendes e Dra. Fátima Estevinho, apoio da equipa do SPCR; Apoio no processo de incorporações: todos os arquivistas envolvidos na organização e descrição dos fundos a incorporar; apoio eventual de D. Ângela Manuel e Sr. Manuel Gomes.

Incorporação de arquivos públicos anteriores ao período autonómico

Sendo o Arquivo Regional da Madeira (ARM) o arquivo público da Administração Regional, não poderia deixar de constituir objectivo estratégico desta instituição a integração de património arquivístico, numa perspectiva de salvaguarda e diversificação do nosso património documental. E, neste enquadramento, surge como objectivo operacional prioritário a recolha dos arquivos públicos anteriores à autonomia.

Este ambicioso projecto teve início em 2005, com a mudança do Arquivo Regional para o novo edifício, que possui amplos e adequados espaços de depósito. Estimávamos concluir este projecto em 2012/2013, porém, os acontecimentos de 20 de Fevereiro – com perda de arquivos de alguns serviços – fez-nos precipitar este planeamento, antecipando o término das incorporações para o corrente ano de 2011.

Naturalmente que tal decisão implicou alterações na forma de actuação do Arquivo. A regra, antes, era transferir os arquivos que já se encontravam devidamente avaliados, inventariados e acondicionados, o que implicou que parte dos nossos técnicos, há vários anos, se encontrassem, efectivamente, em serviço externo, a preparar as incorporações. Em 2010 e 2011, assumimos a entrada de documentação por organizar, na certeza de que estará em maior segurança no Arquivo Regional do que nos serviços de origem. Limitámo-nos, assim, a assegurar uma organização mínima da documentação, respectiva listagem e cotação provisória, de forma a que os nossos utentes tenham acesso a esses arquivos. E, deste modo, deram entrada em 2010 1.880,80 metros lineares de documentação, sendo que para 2011 prevê-se, no mínimo, a entrada de 750 metros lineares.

Note-se que, não obstante o projecto prever a transferência de documentação anterior a 1976, na verdade, os arquivos incorporados já contêm, bastas vezes, documentação até os anos 80. Por outro lado, também já deram entrada arquivos de instituições pós-autonomia, como é o caso de documentação de Gabinetes de extintas Secretarias Regionais, da Presidência do Governo.

E terminámos com um quadro referente ao planeamento das incorporações para 2011 e gráficos representativos das incorporações dos últimos anos.

Março 2011

Fátima Barros

Directora do ARM

INCORPORAÇÕES 2011
Administração Regional Autónoma	Secretaria Regional do Plano e Finanças	DRAF – 2.ª Repartição de Finanças do Funchal e Repartições de Finanças dos demais concelhos
		Direcção Regional do Orçamento e Contabilidade
	Secretaria Regional de Educação e Cultura	Direcção Regional de Educação Especial
		Delegações Escolares e escolas primárias extintas
		IDRAM (extinta Delegação de Desportos)
		Conservatório de Música
		Extinta Escola da Carreira
		Escola Secundária Jaime Moniz
		Escola Secundária Gonçalves Zarco
	Vice-Presidência	Direcção Regional de Comércio, Indústria e Energia
		Extinta Secretaria Regional da Economia e Cooperação Externa
		Direcção Regional de Administração Pública e Local (extinto Governo Civil)
		DRAJ – Conservatórias do Registo Civil de toda a Ilha; Conservatórias do Registo Predial – apenas determinadas séries.
	Secretaria Regional dos Recursos Humanos
		Centro das Comunidades Madeirenses
	Secretaria Regional do Ambiente e Recursos Naturais	Instituto do Vinho, do Bordado e do Artesanato da Madeira
Serviços do Governo da República na RAM*	Alfândega do Funchal
	Polícia de Segurança Pública
	Tribunais	Tribunal Judicial da Comarca do Funchal
		Tribunal Judicial da Comarca de Ponta do Sol
		Tribunal Judicial da Comarca de São Vicente
		Tribunal Judicial da Comarca de Santa Cruz
Administração Local	CM Calheta
	CM Porto Moniz
	CM Machico
	CM Funchal
Privados**	Cartórios Notariais	Cartório Notarial de Teresa Perry Vidal - Funchal
		Cartório Notarial de Ponta de Machico
		Cartório Notarial de Santa Cruz

* Serviços contactados e com documentação em arquivos centrais: Guarda Nacional Republicana; Capitania do Porto do Funchal; Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.
**Inclui somente os cartórios notarias, agora privatizados, dada a natureza pública dos actos.

Número de unidades de instalação incorporadas