Manual de arquivo para a Junta de Freguesia do Jardim da Serra

Título do projecto: Elaboração de um manual de arquivo para a Junta de Freguesia do Jardim da Serra

Objectivo: Estabelecer princípios de normalização da gestão da documentação produzida pela Junta de Freguesia do Jardim da Serra, a fim de rentabilizar os seus recursos e modernizar o seu serviço administrativo.

Equipa Técnica: Ana Cristina Mendes e Sandra Correia

Período de Intervenção: Fevereiro a Maio de 2011 (1 dia/ semana)

Elaboração do manual de arquivo para a Junta de Freguesia do Jardim da Serra

Sendo a Junta de Freguesia do Jardim da Serra (JFJS), uma das últimas a ser instituída na Região Autónoma da Madeira, por Decreto Legislativo Regional e aprovado pela Assembleia Legislativa Regional a 21 de Maio de 1996, tendo a sua publicação no Diário da República acontecido em 4 de Julho, muito nos apraz a sua preocupação em querer estabelecer princípios de normalização de gestão documental e a intenção de constituir um arquivo capaz de responder eficazmente às necessidades de recuperação e localização de informação por parte do seu serviço administrativo.

Deste modo, após solicitação de apoio técnico por parte da JFJS ao Arquivo Regional da Madeira (ARM), foram disponibilizados profissionais especializados que prestaram acompanhamento técnico na constituição do arquivo e que, por sua vez, deram início aos trabalhos de recolha e análise de dados, que culminaram com a elaboração do Manual de Arquivo da JFJS. Todo este processo, realizou-se entre os meses de Fevereiro a Maio do corrente ano, com o levantamento de 455 u.i, e a partir das quais delineou-se o tão almejado plano de classificação (seguindo naturalmente as especificidades e particularidades da JFJS), que acautela as mais variadas preocupações direccionadas com a gestão documental, nomeadamente no que concerne à normalização, eficiência e eficácia dos procedimentos administrativos da instituição em questão. 

Por conseguinte, pretendeu-se definir regras uniformizadas de funcionamento no serviço que favorecessem o aparecimento de rotinas e práticas administrativas e que agilizassem a recuperação de toda a informação necessária e a qualquer momento, fomentando assim, uma Gestão Documental com qualidade rentabilizando recursos, garantindo a fiabilidade e um acesso eficaz aos documentos. A adopção destas práticas tem o intuito de evitar a acumulação de documentação sem interesse administrativo, reduzindo assim a massa documental acumulada e libertando espaço físico tanto no arquivo intermédio como no definitivo.

Ao longo de todo este processo pudemos constatar a existência de uma relativa quantidade de livros e mesmo não sendo a nossa área de especialização e não estando contemplado no nosso projecto, sugerimos que se organizasse uma pequena biblioteca na instituição. A sugestão foi acolhida com agrado estando já a ser posta em prática. O que é revelador do interesse e da preocupação da instituição em organizar o seu espaço de uma forma coerente e que deveria servir de exemplo para muitas instituições publicas e privadas.

Junho de 2011

Ana Cristina Mendes