Apoio Técnico à Direcção Regional dos Assuntos Culturais

Título da intervenção: Apoio técnico à Direcção Regional dos Assuntos Culturais.

Objectivo da intervenção: Elaboração de proposta de Portaria de Gestão de Documentos e Plano de Classificação a implementar nos Museus/ DRAC.

Período previsto da intervenção: Janeiro a Novembro de 2010.

Equipa de trabalho
ARM: Luís Miguel Jardim, Zélia Dantas e Sandra Correia.
Serviços afectos ao Gabinete SREC: Eduardo Simões.

Apoio técnico à Direcção Regional dos Assuntos Culturais 

Conservação definitiva nos 

depósitos do Arquivo Regional.

Já foi publicada a portaria n.º 86/2010, de 17 de Novembro, que aprova o regulamento de avaliação, selecção e eliminação de documentos da Direcção Regional dos Assuntos Culturais (DRAC).
  

É o culminar de um processo de prestação de apoio técnico, no qual o Arquivo Regional da Madeira (ARM) tomou parte, quer como organismo acometido de dar resposta às solicitações feitas nesse sentido, disponibilizando técnicos para o efeito, quer como serviço abrangido pelo próprio processo de avaliação e selecção documental, uma vez que integra aquela Direcção Regional.

Eliminação selectiva de documentação.

Os trabalhos de recolha e análise de dados decorreram entre Janeiro e Outubro do presente ano e abrangeram os serviços sitos ao edifício sede da DRAC, bem como os serviços periféricos: Direcção de Serviços de Museus, Museus/ DRAC, ARM, Biblioteca Pública Regional e Centros Culturais. Os levantamentos de produção documental permitiram a identificação exaustiva das séries de documentos que são produzidos quotidianamente por aqueles serviços e a sua sistematização numa tabela de selecção, que integrará a portaria, onde se encontram estipulados os prazos de conservação nas fases activa e semi-activa e determinado o seu destino final: conservação definitiva (no arquivo definitivo público dos órgãos e serviços da administração pública regional, o ARM) ou a sua eliminação.

Como instrumento de gestão documental, o regulamento arquivístico da DRAC, permitirá reduzir o volume de documentos a conservar permanentemente, atendendo a imperativos de boas práticas e gestão administrativas, numa perspectiva de valorização do património arquivístico deste organismo.

A portaria foi aprovada por Despacho do Senhor Secretário Regional da Educação e Cultura e, com a sua publicação, a gestão de documentos na Secretaria Regional de Educação e Cultura, passa assim a estar efectivamente regulamentada em todos os serviços que integram a administração directa da Região Autónoma da Madeira (RAM), no âmbito da SREC, bem como na quase totalidade daqueles serviços de administração indirecta, que também são tutelados por esta Secretaria Regional.

O processo de prestação de apoio técnico decorre até final do mês de Novembro, uma vez constatada a necessidade de dotar os Museus/ DRAC de um Plano de Classificação que permita a uniformização de procedimentos, ao nível do registo, controlo e organização de processos nestes serviços.

Exemplo de Folha de Recolha de Dados - Manual de Arquivo e Portaria: Direcção Regional dos Assuntos Culturais

O Técnico Superior, 

Luís Miguel Jardim

Novembro de 2010