Título do Projecto: Elaboração de manual de arquivo e portaria de gestão documental, avaliação de documentação acumulada da Direcção Regional do Comércio, Indústria e Energia.
Objectivos: Efectuar o levantamento documental no arquivo corrente da instituição, de modo a elaborar o plano de classificação e posterior portaria de gestão documental;
Avaliar a documentação acumulada com vista à produção de tabela de selecção e de instrumento de descrição documental (inventário).
Equipa: João Nuno Freitas e Zélia Dantas.
Período de duração da intervenção: Outubro de 2008 a Fevereiro de 2010.
Elaboração de manual de arquivo e portaria de gestão documental, avaliação de documentação acumulada da Direcção Regional do Comércio, Indústria e Energia
No âmbito do apoio técnico que tem sido prestado, pelo Arquivo Regional da Madeira (ARM), junto dos serviços dos órgãos e serviços da Administração Pública na RAM, foi iniciada em Outubro de 2008 uma intervenção do Serviço de Arquivos Administrativos do ARM na Direcção Regional do Comércio, Indústria e Energia (DRCIE). O projecto é composto por duas fases bem distintas; uma a nível do arquivo corrente, com a elaboração de manual de arquivo e portaria de gestão documental; e outra a nível do arquivo intermédio, com a avaliação de documentação acumulada.
Após o estudo orgânico da entidade, em Outubro de 2008 iniciámos o levantamento documental no edifício sede da DRCIE, onde funcionam o Gabinete da Directora Regional, a Direcção de Serviços de Gestão, a Direcção de Serviços do Comércio, a Direcção de Serviços da Energia e o Gabinete Jurídico. Nesta fase foi realizado o levantamento de 181 séries documentais. O levantamento documental foi iniciado pelas funções–meio, ou seja, pelas funções de suporte da instituição e, posteriormente, prosseguimos com o levantamento para as funções-fim, que dizem respeito às actividades directamente relacionadas com as atribuições da instituição. No edifício do Laboratório de Metrologia da Madeira, onde está sediada a Direcção de Serviços de Indústria, foi efectuado o levantamento de 25 séries documentais.
Em Março deste ano, concluímos a fase dos levantamentos documentais com um total de 206 séries e, actualmente, após o processamento da informação contida nas folhas de recolha de dados, encontramo-nos na fase de elaboração do plano de classificação e portaria de gestão documental.
Relativamente à segunda etapa do projecto – avaliação da documentação acumulada visando a produção de tabela de selecção e de instrumento de descrição documental (inventário), resta-nos mencionar que ainda não foi iniciada. Contudo, é importante referir que aquando dos levantamentos documentais no edifício do Laboratório de Metrologia da Madeira e no edifício sede da DRCIE, foi encontrada documentação da extinta Direcção de Serviços de Industriais, Eléctricos e de Viação. Esta documentação (46 unidades de instalação) foi inventariada e, posteriormente, incorporada no ARM em Fevereiro de 2009.
A Técnica Superior,
Zélia Dantas
Novembro 2009
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