INTERVENÇÃO: Apoio técnico à Universidade da Madeira (UMa)
OBJECTIVO: elaborar portaria de gestão de documentos para UMa
PERÍODO: Fevereiro a Dezembro de 2011
EQUIPA: Zélia Dantas, Sandra Correia, Luís Miguel Jardim
Apoio técnico à Universidade da Madeira (UMa)
Decorrem a bom ritmo e conforme planeado os levantamentos de produção documental na Universidade da Madeira (UMa), por parte dos técnicos do Arquivo Regional da Madeira (ARM) afectos ao processo de prestação de apoio técnico acordado entre ambos organismos. O objectivo final da intervenção em curso é elaboração de um projecto de portaria de gestão de documentos a ser aprovado por parecer vinculativo da Direcção Geral de Arquivos (DGARQ), organismo coordenador do sistema nacional de arquivos, com essa competência – neste caso específico – pelo facto de tratar-se de uma instituição universitária sob tutela de um órgão do governo central, o Ministério da Educação e Ciência.
Uma portaria de gestão de documentos é um diploma legal que regulamenta o processo de avaliação documental num organismo; integra um regulamento e, em anexo, uma tabela de selecção que sintetiza uma estrutura de classificação, identifica os documentos produzidos, o seu âmbito e conteúdo (novidade, em sintonia com as mais recentes directivas da DGARQ), define os seus prazos de conservação administrativa e finalmente determina, em função do seu intrínseco valor arquivístico, o destino final dos mesmos: eliminação ou conservação definitiva. O levantamento exaustivo da documentação produzida pelas diversas unidades, serviços e órgãos colegiais da UMa, implica o preenchimento obrigatório de folhas de recolha de dados (FRD’s), elemento de suporte à decisão, impreterível para efeito de emissão de parecer, em sede de portaria de gestão de documentos.
Unidades e serviços percorridos até à data: Gabinete de Apoio à Reitoria, Unidade de Assuntos Académicos, Unidade de Documentação e Arquivo, Gabinete de Apoio ao Estudante, Secretariado dos Centros de Competências e Centros de Investigação, Secretariado de Apoio aos Colégios, Unidade de Recursos Humanos, Unidade Económica e Financeira, Unidade de Aprovisionamento e Património e Gabinete de Informação e Relações Públicas.
Como se depreende, pretende-se que a portaria de gestão de documentos a aprovar, abranja a produção documental em todos os serviços da UMa, facto pelo qual se destacará das demais portarias do género – já publicadas – para outras instituições de ensino superior portuguesas, apenas aplicáveis sectorialmente.
Em conclusão, não será demais enfatizar, que as portarias de gestão de documentos, dispositivo obrigatório, enquanto instrumento de avaliação documental, permitem reduzir de forma segura e legítima o volume dos documentos/ informação em arquivo, salvaguardando apenas aqueles que se consolidarão, a longo prazo, como fontes da historiografia local, regional e nacional, logo um imperativo de qualificação dos sistemas de arquivo, fundamentais ao exercício da actividade administrativa numa perspectiva de optimizar a eficiência e eficácia na relação com os cidadãos. Na era da Qualidade, exigível a todos os serviços públicos, um projecto desta natureza é certamente uma oportunidade de melhoria.
Por fim, não podemos deixar de referir o imenso apoio e colaboração pelos serviços já percorridos na UMa.
AUTORES: Zélia Dantas, Sandra Correia e Luís Miguel Jardim
Outubro de 2011
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