Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do SESARAM

Título do projecto: Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do SESARAM

Data de início: Abril de 2009

Data prevista de conclusão: Janeiro de 2012

Equipa: Ana Men e técnicas do SESARAM: Dra Liliana Pereira e Dra Sílvia Neves

Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do Serviço de Saúde da Região Autónoma da Madeira, E.P.E. (SESARAM, E.P.E.)

A história administrativa do SESARAM E.P.E. remonta à questão da concessão dos sanatórios na Madeira e consequentemente ao acordo efectuado entre portugueses e alemães para a construção de sanatórios, um marítimo e dois de altitude média (um para ricos e outro para pobres)[1], não fosse a Madeira um destino turístico com fins terapêuticos e com necessidade de infra-estruturas e condições de tratamento de doentes tuberculosos.

Polémicas à parte, só em 1926 é que os sanatórios ficam finalmente desocupados. Dentre os edifícios deixados ao abandono, o edifício dos Marmeleiros é cedido à irmandade da Santa Casa da Misericórdia, por decreto de 29.03.1928, e em 1930, o hospital é transferido para essas instalações. A Quinta de Sant´Anna e o prédio da Confeiteira, entregues à Assistência Nacional aos Tuberculosos, são aproveitados na construção e ampliação de novas valências de cuidados a um cada vez maior número de doentes foi concluída em 1940.

Em 1973, inaugurado um novo hospital mais central, maior, destinado a servir a população regional, ambos pertencentes ao Centro Hospitalar do Funchal.

O Serviço de Saúde da Região Autónoma da Madeira, E.P.E. (SESARAM, E.P.E.), unidade integrada de prestação de cuidados de saúde, integra os centros de saúde e hospitais, nos termos do Decreto-Lei nº 558/99, sendo este alterado, em seguida, pelo decreto Legislativo Regional nº 9/2003/M de 27 de Maio, que modifica a designação do Centro Hospitalar do Funchal para Hospital Central do Funchal integrando-o no Serviço Regional de Saúde.

O projecto de apoio técnico por parte do ARM ao SESARAM E.P.E. teve início em Abril de 2009, o qual foi planeado num acordo de colaboração entre as duas instituições e no qual o ARM assumia as funções de. consultoria e acompanhamento técnico e o SESARAM as de gestão e execução do projecto.

Por parte do ARM foi destacada a técnica Rafaela Fernandes, em serviço até Junho de 2010. No final da primeira fase da intervenção, foi solicitado o apoio das arquivistas Zélia Dantas e Ana Men, em substituição.

Para a segunda fase do projecto em curso, foi então destacada a arquivista Ana Men.

Foi elaborado um relatório de diagnóstico resultante de visitas realizadas aos depósitos nos dias 07, 09 e 30 de Abril de 2009.

A intervenção em causa consistia, inicialmente, na inventariação de documentação acumulada, na elaboração de uma portaria de gestão de documentos, de um plano de classificação e de um plano de conservação e transferência de suportes.

Numa primeira fase, foi urgente uma eliminação pontual de documentação localizada nos depósitos da Rua Alferes Veiga Pestana e Bom Jesus. Nessa eliminação, constaram prescrições de medicamentos e requisições do MCD/AT/consultas, cujo prazo mínimo de conservação administrativa é de três anos, de acordo com a portaria 1327/2005 de 28 de Dezembro.

Em simultâneo, foi incorporada, a 22 Março de 2010, documentação custodiada pelo SESARAM, tendo sido produzida pela Comissão Distrital de Assistência do Funchal / Hospital Distrital do Funchal, com datas extremas 1927 / 1990, numa listagem que pode ser consultada no site do ARM com o n.º 77: http://www.arquivo-madeira.org/item1.php?lang=0&id_channel=19&id_page=338.

Após esta selecção e eliminação de documentos sem valor secundário, houve uma breve formação por parte do ARM à equipa de avaliação do SESARAM seguida da identificação da documentação em folhas de recolha de dados, sistematização das séries documentais numa tabela de selecção e elaboração do regulamento arquivístico, publicado no JORAM, n.º 111, I série, a 24 de Novembro de 2010 (Portaria n.º 89/2010).

Nesta fase, estamos a finalizar o manual de arquivo que será entregue para apreciação dos serviços em finais do corrente mês. Em simultâneo e com o apoio do Serviço de Informática do Hospital, serão alterados os códigos de classificação de acordo com a nova estrutura funcional na aplicação informática. Prevê-se ainda uma formação para Novembro deste ano e entrada em funcionamento em Janeiro de 2012.

GUEVARA, Gisela Medina. “A questão da concessão dos sanatórios da ilha da Madeira e as relações luso-alemãs antes da 1.ª guerra mundial” in Islenha n.º 19, pp.35-43 Jul-Dez.1996.

Veríssimo, Nelson.”A questão dos sanatórios da Madeira” in Islenha n.º 6, pp. 124-144 jan-Jun 1990.

[1] A construção do sanatório dos pobres nos Marmeleiros, freguesia do Monte, inicia-se a 24 de Junho de 1905.

Julho de 2011

Ana Men