Direcção Regional dos Assuntos Europeus e Cooperação Externa

Título do Projecto: Inventariação de Documentação Acumulada e Elaboração de Portaria de Gestão de Documentos.

Objectivo: Avaliação e selecção da documentação acumulada pela Direcção Regional dos Assuntos Europeus e Cooperação Externa e elaboração de proposta de portaria de gestão de documentos.

Equipa técnica: Luís Miguel Jardim (coordenador/colaborador); Ana Cristina Mendes (colaborador); Paula Gonçalves (colaborador).

Período de Intervenção: Fevereiro a Novembro de 2010 (2 dias/ semana)

Inventariação de Documentação Acumulada e Elaboração de Portaria de Gestão de Documentos da Direcção Regional dos Assuntos Europeus e Cooperação Externa 

Num dos périplos documentais que o Arquivo Regional da Madeira está a efectuar pelos diversos arquivos da administração pública da Região Autónoma da Madeira (RAM), com o intuito de salvaguardar, valorizar e entesourar patrimónios documentais que perpetuam a memória colectiva da RAM, a Direcção Regional dos Assuntos Europeus e da Cooperação Externa (DRAECE) é um desses destinos arquivísticos alvo de intervenção por parte dos técnicos do ARM. A mesma teve início no transacto mês de Fevereiro e prevê-se a sua conclusão para próximo o mês de Novembro. Todo este trabalho consiste, numa primeira fase, em efectuar a re-inventariação e avaliação da documentação previamente identificada, o inventário e acondicionamento da documentação a incorporar pelo ARM e numa segunda fase, em realizar os levantamentos documentais para efeitos de elaboração de proposta de Portaria de Gestão de Documentos.

A DRAECE, criada em 1986, no âmbito da orgânica da então Secretaria Regional do Plano[1], encontra-se hoje sob a alçada da Vice-presidência do Governo Regional[2] e integra entre as suas atribuições os domínios relacionados com os assuntos europeus. Aquando da sua criação, o património arquivístico com valor informativo e probatório pertencente a organismos já extintos como a CREIE[3]; CRIE[4] e CRACE,[5] passaram a fazer parte integrante do acervo documental da DRAECE.

Deste modo, compreende-se a existência de duas unidades documentais fundamentais no arquivo da DRAECE, sendo a primeira relativa às negociações de adesão de Portugal à CEE, concluídas em meados de 1985, e a segunda produzida e recebida após 01-01-1986, data da adesão de Portugal à CEE. Iremos, aqui, nos debruçar sobre a documentação produzida pelas instituições extintas, já que estas são os testemunhos dos trâmites negociais da integração de Portugal na Europa Comunitária, nomeadamente das particularidades específicas da Região Autónoma da Madeira nessa mesma integração.

Ao percorrer o acervo em questão, deparamo-nos com um volume documental de 318 u.i, nomeadamente dossiers, que abrangem o período cronológico de 1959 a 1993 e que acondicionam algumas séries documentais, tais como, correspondência recebida e expedida, inventários e dossiers temáticos de legislação, directivas e actos das Comunidades Europeias, declarações e posições da Delegação Portuguesa e das Comunidades Europeias e questionários e inquéritos no âmbito da pré-adesão à CEE. 

Neste momento, estamos na fase final da elaboração do instrumento descritivo (inventário), no mês de Setembro daremos início ao processo de incorporação da documentação nas nossas instalações. Como planeado, no mês de Agosto, iniciaram – se os levantamentos documentais existentes na DRAECE, com o intuito de executar um regulamento de gestão documental que permita a determinação de prazos de conservação, de eliminação de documentos sem valor arquivístico e de conservação daqueles com interesse histórico, cultural e administrativo. Sistema de gestão este que irá ajudar os diversos serviços da instituição em questão a gerir a documentação produzida pela mesma.

[1] Decreto Regulamentar Regional nº87867M, de 29/04

[2] Decreto Regulamentar Regional, nº24/2005/M, de 17/06, publicado no DR nº 115, I Série B.

[3] Comissão Regional de Estudos para a Integração Europeia. Criada em 1978, pelo Decreto Regional nº 13/78/M, de 10.3.

[4] Comissão Regional para a Integração Europeia. Criada em 1981, pelo Decreto Regional nº 6/81/M, de 20.4. Esta ditou a extinção da CREIE.

[5] Comissão Regional para os Assuntos das Comunidades Europeias. Criada em 1986, pela Resolução do Conselho de Governo nº273/86, de 13.03.