Trabalhos em Curso: Portarias de gestão de documentos publicadas na RAM

Título do Projecto: Portarias de gestão de documentos publicadas na RAM.

Equipa de trabalho: Luís Miguel Jardim, Sandra Correia e Zélia Dantas.

Portarias de gestão de documentos publicadas na RAM: dados estatísticos relativos ao destino final da documentação e critérios de avaliação/ selecção.

O crescimento exponencial da documentação produzida pelos organismos públicos, traduz-se na impossibilidade de conservar todos os documentos e na inevitabilidade de adoptar critérios de avaliação e selecção documental. Pretende-se avaliar o valor desses documentose, em função desse juízo, determinar (seleccionar) aqueles a serem eliminados e quais os que deverão ser conservados a título definitivo. Este esforço de avaliação/ selecção prende-se não só com a exiguidade e limitação física dos espaços reservados para depósito (arquivo), mas também com imperativos de salvaguarda do património arquivístico protegido – eliminar para melhor conservar – e de qualificação dos arquivos das entidades públicas. O arquivo enquanto recurso fundamental no exercício da actividade administrativa, nomeadamente nas relações com os cidadãos, promove a sua eficiência e eficácia.

Surgem, assim, as portarias de gestão de documentos, enquanto instrumento de avaliação documental por excelência, regulamentadas na RAM pelo Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 de Agosto. Nas tabelas de selecção por elas consignadas, constam as séries documentais identificadas, no próprio universo de produção documental (com o imprescindível acompanhamento técnico por parte do Arquivo Regional da Madeira), o prazo estabelecido para sua conservação em fases activa e semi-activa, e finalmente o seu destino final: eliminação ou conservação. A avaliação documental institucionaliza-se, como fase essencial da gestão contínua de documentos, num processo integrado com as demais funções arquivísticas, cujos instrumentos deverão ser elaborados a priori.

Na RAM, desde 2004 já foram aprovadas, por despacho conjunto da tutela respectiva e do Secretário Regional responsável pela pasta da Cultura (actualmente o Secretário Regional da Educação e Cultura) e após parecer favorável do órgão de gestão da política arquivística regional (o Arquivo Regional da Madeira), 17 portarias que aprovam regulamentos de gestão de documentos de 17 entidades públicas, dos distintos órgãos do governo regional.

É, precisamente, pelo facto do Arquivo Regional da Madeira intervir activamente durante todo o processo de levantamento das séries documentais produzidas e propor o destino final das mesmas, que decidimos fazer um breve e elementar apuramento/ tratamento estatístico – passe a presunção – relativo à ponderação do destino final instituído nas demais portarias aprovadas (conservação/ eliminação). Sugerimos, também, uma breve reflexão sobre os critérios de selecção adoptados, nomeadamente em relação aos dois grandes tipos de documentação produzida: aquela produzida na sequência dos procedimentos desenvolvidos pelo organismo no âmbito da sua gestão interna (documentação funções-meio, que abrange séries documentais recorrentemente comuns aos diversos organismos); a documentação produzida por um conjunto de procedimentos específicos, instituídos pelo organismo na prossecução da missão e valores que determinaram a sua criação (documentação funções-fim).

Propomos uma abordagem inicial, com os dados coligidos no cômputo geral das portarias publicadas até ao presente (um total de 3773 séries identificadas), e a análise específica, por cada uma das portarias publicadas, em função da distinção conceptual acima referida. Duas conclusões são para já evidentes:

O número das séries documentais a eliminar é superior ao número das séries documentais a conservar definitivamente (quer total, quer parcialmente);
No ratio das séries documentais sujeitas a eliminação e conservação definitiva, aquelas produzidas ao nível das funções-meio são preponderantes;

NOTA: o presente levantamento não abrange a portaria n.º 110/2008, de 18 de Agosto, que aprova o regulamento arquivístico do Centro de Segurança Social da Madeira, e que determina a aplicação, na RAM, das tabelas de selecção vigentes para os organismos nacionais de segurança social, aprovadas pela Portaria n.º 95/2006, de 30 de Janeiro. O acompanhamento técnico e emissão de parecer a esta Portaria foram acometidos à Direcção-Geral de Arquivos.

Entretanto, na sequência do contínuo apoio aos organismos da administração pública regional, o ARM já emitiu parecer favorável, aguardando-se a sua aprovação por Despacho conjunto das tutelas e publicação no JORAM, aos projectos de regulamentação arquivística da Direcção Regional dos Assuntos Europeus e da Cooperação Externa e do Serviço Regional de Protecção Civil, IP-