Trabalhos em curso: Adaptação à norma ISAAR (CPF)

Projeto: adaptação dos fundos do Arquivo Regional da Madeira à norma ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias. Objetivo: fixar pontos de acesso normalizados para identificação, de forma inequívoca, das autoridades arquivísticas constantes na documentação do Arquivo Regional, visando contribuir para a criação de um ficheiro nacional destas autoridades. Arquivista: José Vieira Gomes   Prazo: 2012-____. ________________________________________________   O Arquivo Regional da Madeira iniciou em Novembro de 2012 um projeto de adaptação dos fundos deste Arquivo Regional à norma ISAAR (CPF), na sequência de um pedido de colaboração técnica solicitado à Direção-Geral de Arquivos (Torre do Tombo), colaboração essa que decorre por enquanto a título informal. A primeira edição da norma ISAAR (CPF) foi publicada em 1996 pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Atualmente esta norma conhece uma segunda edição, datada de 2004. O seu objetivo consiste basicamente em orientar na identificação de autoridades arquivísticas (a saber: pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias) presentes em documentos de arquivo.  Este instrumento técnico visa preparar os Arquivos para a elaboração de um registo de autoridades, ou seja definir uma «forma autorizada do nome de uma entidade combinada com outros elementos de informação que identificam e descrevem essa entidade, podendo remeter para outros registos de autoridade relacionados» (ISAAR, 2004, p. 13). A criação de um ficheiro nacional de autoridades arquivísticas permitirá controlar a criação e utilização de pontos de acesso nas descrições de arquivo, bem como elencar as relações existentes entre diferentes produtores de arquivos e entre estas entidades e os documentos por elas produzidos. A norma ISAD (G) – Norma Internacional de Descrição de Arquivos complementa esta norma ISAAR (CPF), na medida em que a primeira regula a descrição arquivística e a segunda a informação contextual das entidades produtoras (exemplo: funções, ocupações e atividades). Deste modo, assegura-se a ligação de descrições de um dado produtor e da respetiva informação contextual às descrições de documentos dos produtores, mesmo quando esses documentos sejam custodiados por diferentes entidades detentoras. Esta informação contextual das entidades produtoras veiculada pelos campos da norma ISAAR (CPF), a par da informação da descrição documental (ISAD-G), permite, ainda, ligar-se com outros tipos de recursos informacionais, através de pontos de acessos normalizados, nomeadamente com os documentos biblioteconómicos e museológicos. Facilitando-se, assim, as pesquisas e por sua vez a investigação em determinadas áreas do saber. A normalização permitida pelas normas ISAD (G) e ISAAR (CPF) beneficiam a partilha on-line de informação documental arquivística e contextual das entidades, sobretudo a uma escala internacional. Uma dada entidade arquivística, por exemplo, passa a ser identificada por uma única forma de representação do nome. Em suma, este projeto de adequação da ISAAR afigura-se de extrema importância para este Arquivo Regional, face às potencialidades e implicações técnicas decorrentes de um outro projeto similar, em curso, o «ARM Digital» - plataforma de consulta on-line de documentos bibliográficos e de arquivo. Exemplos: TIPO DE ENTIDADE FORMA AUTORIZADA DO NOME DATA DE EXISTÊNCIA / ATIVIDADE IDENTIFICADOR DO REGISTO DE AUTORIDADE Pessoa coletiva Irmãs Franciscanas de Nossa Senhora das Vitórias. Abrigo Infantil de Nossa Senhora da Conceição. Funchal. 1959-____. 1959-____ PT/ARM/….   Família Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926, morgados do Caniço. 1514-1926 PT/ARM/….   Pessoa singular Gomes, João de Lemos. 1906-1996, médico e pintor. 1906-1996 PT/ARM/….   Nota: as formas autorizadas do nome, acima exibidas, acham-se em fase experimental, pelo que as mesmas podem ainda sofrer alterações de designação até à sua aprovação definitiva. Nível de descrição do registo de autoridade: fundo. Nível de detalhe do registo de autoridade: mínimo (preenchimento dos campos obrigatórios).     Bibliografia:   ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas, Pessoas Singulares e Famílias. Conselho Internacional de Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2.ª ed. [Em linha]. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 2004. [Consult. 16 Jan. 2013]. Disponível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/isaar.pdf.     DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Orientações para a descrição arquivística. 3.ªv. Lisboa: DGARQ, 2011. 392p. ISBN: 978-972-8107-91-8. [Consult. 16 Jan. 2013]. Disponível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/08/ODA_v_3_0-12.pdf.