Um trabalho pioneiro: apoio logístico aos tribunais da região

Título do Projecto: Orientação da organização e descrição dos fundos judiciais sob tutela dos tribunais e preparação das incorporações no ARM.

Objectivos: Controlo, qualificação e comunicação dos processos judiciais. Garantir a integridade de fontes para a história da Madeira.

Instrumentos a produzir: Catálogo em base de dados Access

Equipa: Dra. Liliana Abreu - ARM

Funcionários judiciais

Dias por semana dedicados ao projecto: Cerca de 4 dias/semana

Data de início: Junho de 2006.

Data prevista de conclusão: -----

“Um trabalho pioneiro: 

apoio logístico aos tribunais da região”

O Arquivo Regional da Madeira (ARM), na sua missão de salvaguardar e preservar a memória colectiva da nossa região, desenvolve um trabalho pioneiro que se baseia no apoio logístico aos tribunais da região.

Este trabalho pioneiro consiste na iniciativa do ARM em propôr aos tribunais apoio na organização dos seus arquivos e na sua transferência de forma segura e eficaz. Traduz-se ainda na partilha da base de dados que permite aos tribunais tirarem as suas próprias listagens, aceder sempre que necessário à informação e encaminhar correctamente os utilizadores para o ARM, pois ficam com uma cópia da base. O ARM assegura as incorporações regulares e correctas, ao mesmo tempo que resguarda o património e realiza uma campanha de sensibilização na aplicação de um conjunto de medidas que os apoiará em futuras intervenções.

Aspecto de documentação judicial
 anterior à higienização e acondicionamento.

Este apoio celebra um compromisso de colaboração mútua baseando-se na cooperação e distribuição de responsabilidades entre as instituições. Nesta colaboração o ARM compromete-se a disponibilizar a assistência técnica de um técnico especializado que vai garantir a eficácia de todo o processo. Fica igualmente a cargo do ARM o fornecimento do material necessário para o acondicionamento, acções de formação na área da higienização, orientação na identificação e recuperação da informação, conferição dos registos inseridos na base, o cumprimento das disposições legais e finalmente a garantia da permutação da informação. Os tribunais, por sua vez, comprometem-se em executar os processos de higienização e acondicionamento e ficam responsáveis pela identificação dos processos e carregamento da base de dados. Ressalve-se que esta base foi criada especificamente para colmatar a necessidade de registar informaticamente a vasta documentação que é regular no grupo de fundos dos judiciais e na urgência de transformar a informação em dados que pudessem estar acessíveis, a um simples click. Para tal, foi criada uma base de dados (Access), clara, simples, de inserção e pesquisa fácil, que vai ao encontro dos campos principais da Norma Internacional de Descrição em Arquivo (ISAD (G)) e que permite uma panóplia de opções.

Documentação judicial arrumada 

nos depósitos do ARM.

Os tribunais já envolvidos neste processo são: Tribunal Judicial da Comarca do Funchal, Tribunal Judicial da Comarca de Santa Cruz e Tribunal do Trabalho do Funchal. Com incorporações periódicas, as unidades de instalação entram no ARM acompanhadas de um registo informático respeitante a todos os processos. De referenciar o Tribunal do Trabalho do Funchal que, neste momento, remeteu para o ARM toda a sua documentação de conservação permanente até ao ano 1975, num total de 13.138 registos.

Dra. Liliana Abreu