Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM

Título do projecto: Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM

Data de início: Maio de 2009

Data prevista de conclusão: Dezembro de 2011

Equipa ARM:

Rafaela Rodrigues (Maio/2009 - Junho/2010);

Paula Gonçalves e Zélia Dantas (desde Fevereiro/2011)

André Marote (desde Fevereiro/2011)

Equipa IA-SAÚDE:

Carla Aguiar

João Paulo Vicente

Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM

No âmbito do apoio técnico que tem sido prestado pelo Arquivo Regional da Madeira (ARM) junto dos serviços da Administração Pública da RAM, foi iniciada em Maio de 2009 uma intervenção no Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais (IA-SAÚDE). Este projecto tem como objectivo a elaboração de uma portaria de gestão de documentos, instrumento este que permite definir prazos de conservação administrativa da documentação, bem como determinar o seu destino final (conservação definitiva ou eliminação).

O IA-SAÚDE é um dos organismos mais recentes da Administração Pública Regional tendo sido criado em 2008 pelo Decreto Legislativo Regional n.º 22/2008/M, de 23 de Junho, sucedendo à extinção da Direcção Regional de Gestão e Desenvolvimento dos Recursos, da Direcção Regional de Planeamento e Saúde Pública e do Serviço Regional de Prevenção da Toxicodependência. A sua principal missão é proceder à definição e implementação de políticas, normalização, regulamentação, planeamento e avaliação em saúde, bem como assegurar a gestão dos recursos humanos e financeiros, da formação profissional, das instalações e equipamentos, dos sistemas e tecnologias de informação do Serviço Regional de Saúde e dos serviços da administração directa e indirecta, no domínio da SRAS ( D.L.R. n.º 22/2008/M art.º 3.º, n.º1).

Iniciada em Maio de 2009, a intervenção começou por se caracterizar pela orientação técnica, na fase dos levantamentos documentais, por parte do ARM à equipa do IA-SAÚDE. Até Junho de 2010, foram identificadas cerca de 90 séries documentais relativas às funções–meio, ou seja, pelas funções de suporte da instituição e foi realizada uma eliminação pontual de documentação acumulada desta instituição.

Interrompido nessa altura, o projecto foi retomado em Fevereiro do corrente ano e, desde então, foi efectuado o levantamento documental de 170 séries, referentes às funções-fim, (actividades directamente relacionadas com as atribuições da instituição). Este levantamento foi efectuado pela equipa do ARM com a colaboração do arquivista André Marote, funcionário da Secretaria Regional do Turismo e Transportes em estágio no ARM na área dos arquivos correntes. Após o término dos levantamentos documentais, foi realizada a sistematização orgânico-funcional das séries identificadas e determinado o seu destino final. Neste momento, estamos na fase final do projecto, em que os prazos de conservação administrativa estão a ser atribuídos pelos responsáveis de cada serviço do IA-SAÚDE.

Por fim, não podemos deixar de salientar a extrema importância que este instrumento terá na gestão dos arquivos do IA-SAÚDE, uma vez que este organismo produz, anualmente, um volume bastante considerável de documentação, nomeadamente, na área dos reembolsos e do receituário médico.

Setembro de 2011

A técnica superior

Zélia Dantas