Projeto de recolha de marcas de água

 

O Arquivo Regional da Madeira, através do Serviço de Preservação, Conservação e Restauro, está a desenvolver um projeto de recolha e catalogação de marcas de água de documentos do seu acervo, com o objetivo de criar um catálogo online, de acesso público, a ser desenvolvido no futuro de forma colaborativa.

Pretende-se criar uma base de dados, acessível através da internet, sendo possível a qualquer utilizador carregar novas informações ou editar informação já existente no sistema, ficando esta disponível online, após revisão efetuada pelo grupo gestor do projeto.

Estão ainda a ser consideradas possíveis parcerias com Instituições, no sentido de dinamizar o projeto e de criar soluções informáticas para identificação automática de imagens.

Metodologia utilizada na recolha das marcas de água:
 

                                                                Novas marcas de água

 

Marcas de água já existentes

Jornal Aprendiz de Arquivo: os arquivos e a memória em tempos da Web

1.ª edição do jornal Aprendiz de Arquivo

Título do projeto: Jornal Aprendiz de Arquivo: uma ferramenta de divulgação do Arquivo Regional da Madeira

Datas: 2005-2013

Equipa de trabalho: Serviço Educativo do Arquivo Regional

Como é comummente sabido hoje vivemos na designada Sociedade da Informação e na Sociedade do Conhecimento. O cidadão deverá estar informado para se sentir como parte integrante da sociedade global. Enquadrados nesta realidade, os Sistemas da Informação, para atingirem a excelência nos seus serviços devem saber como planificar, implementar, monitorizar e comunicar os resultados dos seus trabalhos de forma a prestar um serviço público eficiente.

Transpondo estas noções para o caso particular do Serviço Educativo/ Extensão Cultural do Arquivo Regional da Madeira (ARM) a Comunicação Externa passa pelo contacto direto com o público, mas também pela publicação de conteúdos on-line no site institucional.

Este é o caso do Jornal Aprendiz de Arquivo. Foi lançado no início do 3.º período escolar do ano letivo 2005/2006 e publicado de forma ininterrupta até à presente data. Em novembro de 2013 será lançado o 14.º número, estando todos os números disponibilizados na página www.arquivo-madeira.org.

O objetivo desta publicação é divulgar o Arquivo Regional da Madeira (ARM) e as atividades desenvolvidas pelo seu Serviço Educativo/ Extensão Cultural. As edições são divulgadas em todas as escolas dos ensinos básico (2.º e 3.º ciclos) e ensino secundário da Região Autónoma da Madeira, através da newsletter, Facebook e site (web 2.0), nos media locais e workshops. Além de promover, comunicar e perpetuar o trabalho que o Serviço Educativo tem vindo a desenvolver com a comunidade escolar, o jornal dá a conhecer as funções e o acervo do Arquivo Regional enquanto detentor do património documental da Madeira. Destacam-se as seguintes secções: «Tema Central», dedicado às iniciativas promovidas junto da comunidade escolar e sociedade em geral; «Serviços Técnicos», com o propósito de dar a conhecer o trabalho desempenhado pelos colaboradores em diversos sectores; «Guia do ARM», onde se apresentam sucintamente os fundos documentais. Há também um espaço dedicado à opinião dos alunos, professores e comunidade. Sugerem-se também atividades e desafios e apresentam-se secções de curiosidades e sugestões. Periodicamente, fornecem-se informações sobre as novas atividades culturais e educativas. Mais recentemente foi introduzida a rubrica «Aprendiz da História», que tem por objetivo incentivar à investigação sobre os mais variados temas.

Toda a planificação, criação dos conteúdos e design gráfico são da responsabilidade de uma equipa multidisciplinar: arquivistas, jornalistas, designers gráficos e professores de História. A sua imagem gráfica procura ser apelativa, numa perspetiva de produto comercial, uma vez que pretende captar um público que, noutras circunstâncias, nunca conheceria o Arquivo Regional.

Do resultado destas edições, sentimos que o trabalho de abertura do Arquivo Regional à comunidade está a ser concretizado, numa perspetiva de educação global mas também de preservação e conservação da herança cultural e patrimonial documental. O impacto desta publicação é notória, em virtude do feedback que nos chega a nível nacional e internacional através de elogios de arquivistas, professores e outras instituições. 

O jornal está a permitir a mudança de mentalidades face aos Arquivos como espaço de conhecimento e de abertura à comunidade.

 

Palavras-chave: arquivo, jornal; preservação; comunicação

 

Bibliografia:

 

BELLOTTO, Heloísa Liberalli (1991). «Difusão editorial, cultural e educativa em

arquivos». Arquivos permanentes: tratamento documental, São Paulo, T.A.

Queiroz, pp. 147-163.

 

BERCHE, Claire (1986). «El uso popular de los archivos». Rev. Arch. Gen. Nac. (Argentina), (n.º 9).

 

JÚNIOR, Inaldo Barbosa Marinho (1994). «O Arquivo: uma Fonte de Cultura». Comunicações: Arquivos. Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, Lisboa, (n.º II), pp. 93-105.

 

Gouveia, Natércia - Arquivo Regional da Madeira – Implementação e desenvolvimento de projectos educativos e culturais: Um estudo de caso. Tese de Mestrado. Universidade de Évora. 2009.

 

MATEOS RUSSILLO, Santos M.  – La comunicación global del património cultural. Ediciones Trea S. L.: Gijón, 2008. ISBN: 978-84-9704-374-8.

 

SANTOS, Sofia - Marketing nos sistemas arquivísticos públicos. Planificação e comunicação nos serviços de extensão cultural. Sua aplicabilidade no sistema arquivístico português: o serviço cultural educativo do Arquivo Regional da Madeira. Tese de Doutoramento. Universidade de Alcalá. Dezembro de 2012.

 

 

Situação arquivística do Estado: colaboração com a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas

 

 

 

Objetivo: colaboração na aplicação da Medida 15 da Resolução do Conselho de Ministros (RCM) n.º 12/2012 de 07 de Fevereiro.

Equipa de trabalho: Diretor; Dr.ª Sandra Correia.

 

O Arquivo Regional da Madeira (ARM) colabora presentemente com a DGLAB na aplicação da Medida 15 da RCM n.º 12/2012 de 07 de Fevereiro, que determinou a realização de diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado. Se em 2010 o questionário lançado pela então Direção-Geral de Arquivos (DGARQ) visava caraterizar a estrutura e o funcionamento dos sistemas de arquivo dos organismos da Administração Central do Estado, agora pretende-se apurar a situação dos arquivos dos organismos da Administração Local e Setor Público Empresarial (incluindo o setor público empresarial local), tendo a DGLAB elaborado um questionário para o efeito, em articulação com a Agência para Modernização Administrativa (AMA). Este questionário, disponível entre 25 de Março e 24 de Maio do ano em curso, está acessível no sítio web da DGLAB e deverá ser preenchido pelos interlocutores designados pelas câmaras municipais, juntas de freguesia e empresas públicas locais.

Para o seu adequado preenchimento a DGLAB já realizou uma série de sessões de esclarecimento em Lisboa, Coimbra, Porto e Faro e ativou uma rede de serviços de primeira linha de apoio aos interlocutores constituída essencialmente pelos seus Arquivos Distritais. O facto da mencionada rede não abranger a Região Autónoma da Madeira (RAM) determinou a solicitação de colaboração ao Arquivo Regional da Madeira (através da tutela) para, nesta área geográfica de intervenção, assegurar o necessário apoio ao preenchimento dos questionários. Após uma sessão de esclarecimento com a coordenação do projeto a nível nacional, convocados os órgãos regionais das autarquias locais e empresas do setor público local (constantes de lista previamente fornecida pela DGLAB), foi agendada uma sessão de esclarecimento com os interlocutores designados. Essa sessão decorreu no auditório do ARM, no dia 24 de Abril desde as 09:30h às 17:00h e das 75 entidades contatadas apenas compareceram 27: 2 Empresas Municipais, 2 Associações Municipais, 18 Juntas de Freguesia e 5 Câmaras Municipais. No encerramento da sessão ficou bem explícita a disponibilidade do ARM para esclarecimentos adicionais até à data limite de preenchimento do questionário.

A RCM n.º 12/2012 de 07 de Fevereiro aprovou as linhas gerais – num total de 25 medidas – do plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), apresentado pelo Grupo de Projeto para as Tecnologias de Informação e Comunicação. A medida 15 do plano global determina a criação da Central Eletrónica de Arquivo do Estado e prevê, entre outras ações, o diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado (cometido à DGLAB), designadamente com identificação de espaço físico ocupado, planos de classificação documental, tipologia de utilização e acesso, níveis de criticidade e segurança dos documentos.

 

 

Um milhão de imagens

 

  

O Arquivo Regional da Madeira, no âmbito do projeto de digitalização do espólio documental, que visa aproximar mais a informação aos utilizadores, disponibiliza 1.111.903 imagens para acesso local na Sala de Leitura e cerca de 210.000 imagens, correspondentes a 12.000 registos, para acesso através do ARM Digital. Os documentos disponíveis têm em atenção os direitos de autor, a pertinência e ainda a frequência com que são consultados, sendo este último um dos princípios fundamentais para a sua seleção.

Com a intenção de acelerar o processo de transferência de suporte e disponibilização dos documentos, o ARM assinou em 2008 um projeto de outsourcing que resultou em 309.122 imagens maioritariamente referentes a jornais; neste momento decorre uma parceria com a Family Search (FS) para a digitalização de Registos Paroquiais, Conservatórias do Registo Civil e Passaportes, num total previsto de 851.000 imagens.

 

Produção	Número de imagens
No ARM (2005-2012)	897.468
Em outsourcing (2008)	309.122
Parceria Family Search (2013)	37.173
Fundos mais digitalizados	Número de imagens
Registos Paroquiais	175.196
Registos Paroquiais (não disponíveis)	539.715
Registos Notariais	27.900
Iconografia	10.704
Publicações Periódicas	45.355
Coleção de Jornais	748.053
Monografias	38.742
Disponibilidade	Número de imagens
Na Sala de Leitura do ARM (2005-2013)	1.111.903
No ARM Digital (2011-2013)	12 mil registos com imagens, uma estimativa de cerca de 210 mil imagens

Trabalhos em curso: Inventariação de documentação acumulada da Direcção do Distrito Escolar do Funchal

Projeto: Inventariação de documentação acumulada da Direcção do Distrito Escolar do Funchal Data de início: Janeiro de 2013 Data prevista de conclusão: Dezembro de 2013 Equipa ARM: Ana Cristina Men A documentação da extinta Direcção do Distrito Escolar do Funchal foi incorporada pelo Arquivo Regional da Madeira, adiante designado como ARM, a 19 de outubro de 2010. Esta documentação encontrava-se na desativada Escola das Quebradas, em São Martinho, sob tutela da Secretaria Regional da Educação e Cultura, e antes disso, na extinta escola básica do 1.º ciclo da Carreira. Após higienização e expurgo, foi arrumada num dos depósitos do ARM até, em Janeiro do corrente ano, iniciar-se a inventariação dessa documentação. A fase dos levantamentos documentais e respetivo acondicionamento terminará este mês Março de 2013 e será seguida de sistematização, avaliação e seleção das séries documentais. Após a eliminação da documentação sem valor secundário, se aplicável, será necessária a recotação definitiva deste fundo, de acordo com a classificação definitiva. Este conjunto documental é constituído, cerca de dois terços da documentação, por processos de matrícula. Em menor número, outras séries homogéneas e expressivas: relação das crianças na idade escolar; processos individuais de alunos; mapas das escolas e dos postos escolares; despachos da Direcção Escolar ao delegado escolar do Funchal relativos às transferências do ensino particular para o ensino oficial, entre outras. O grande desafio na organização desta documentação são os processos de matrícula, tendo em conta: o volume documental desta série, a organização original e a sua classificação. Este projeto tem como objetivo, a elaboração de um relatório de documentação acumulada e de um inventário que servirá como instrumento descritivo para facilitar o acesso dos documentos aos leitores do ARM. Nota: No ano passado, foi incorporada no ARM documentação proveniente das delegações escolares, na sua maioria livros de registo, considerada de “maior valor” e por isso, arrumada e depositada em melhores condições, da qual resultaram listagens consultáveis no site do ARM. Como o produtor é o mesmo, Direcção do Distrito Escolar, a documentação das delegações escolares terá de ser incorporada num único inventário.   fevereiro de 2013 Dra. Ana Men

Trabalhos em curso: Adaptação à norma ISAAR (CPF)

Projeto: adaptação dos fundos do Arquivo Regional da Madeira à norma ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias. Objetivo: fixar pontos de acesso normalizados para identificação, de forma inequívoca, das autoridades arquivísticas constantes na documentação do Arquivo Regional, visando contribuir para a criação de um ficheiro nacional destas autoridades. Arquivista: José Vieira Gomes   Prazo: 2012-____. ________________________________________________   O Arquivo Regional da Madeira iniciou em Novembro de 2012 um projeto de adaptação dos fundos deste Arquivo Regional à norma ISAAR (CPF), na sequência de um pedido de colaboração técnica solicitado à Direção-Geral de Arquivos (Torre do Tombo), colaboração essa que decorre por enquanto a título informal. A primeira edição da norma ISAAR (CPF) foi publicada em 1996 pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Atualmente esta norma conhece uma segunda edição, datada de 2004. O seu objetivo consiste basicamente em orientar na identificação de autoridades arquivísticas (a saber: pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias) presentes em documentos de arquivo.  Este instrumento técnico visa preparar os Arquivos para a elaboração de um registo de autoridades, ou seja definir uma «forma autorizada do nome de uma entidade combinada com outros elementos de informação que identificam e descrevem essa entidade, podendo remeter para outros registos de autoridade relacionados» (ISAAR, 2004, p. 13). A criação de um ficheiro nacional de autoridades arquivísticas permitirá controlar a criação e utilização de pontos de acesso nas descrições de arquivo, bem como elencar as relações existentes entre diferentes produtores de arquivos e entre estas entidades e os documentos por elas produzidos. A norma ISAD (G) – Norma Internacional de Descrição de Arquivos complementa esta norma ISAAR (CPF), na medida em que a primeira regula a descrição arquivística e a segunda a informação contextual das entidades produtoras (exemplo: funções, ocupações e atividades). Deste modo, assegura-se a ligação de descrições de um dado produtor e da respetiva informação contextual às descrições de documentos dos produtores, mesmo quando esses documentos sejam custodiados por diferentes entidades detentoras. Esta informação contextual das entidades produtoras veiculada pelos campos da norma ISAAR (CPF), a par da informação da descrição documental (ISAD-G), permite, ainda, ligar-se com outros tipos de recursos informacionais, através de pontos de acessos normalizados, nomeadamente com os documentos biblioteconómicos e museológicos. Facilitando-se, assim, as pesquisas e por sua vez a investigação em determinadas áreas do saber. A normalização permitida pelas normas ISAD (G) e ISAAR (CPF) beneficiam a partilha on-line de informação documental arquivística e contextual das entidades, sobretudo a uma escala internacional. Uma dada entidade arquivística, por exemplo, passa a ser identificada por uma única forma de representação do nome. Em suma, este projeto de adequação da ISAAR afigura-se de extrema importância para este Arquivo Regional, face às potencialidades e implicações técnicas decorrentes de um outro projeto similar, em curso, o «ARM Digital» - plataforma de consulta on-line de documentos bibliográficos e de arquivo. Exemplos: TIPO DE ENTIDADE FORMA AUTORIZADA DO NOME DATA DE EXISTÊNCIA / ATIVIDADE IDENTIFICADOR DO REGISTO DE AUTORIDADE Pessoa coletiva Irmãs Franciscanas de Nossa Senhora das Vitórias. Abrigo Infantil de Nossa Senhora da Conceição. Funchal. 1959-____. 1959-____ PT/ARM/….   Família Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926, morgados do Caniço. 1514-1926 PT/ARM/….   Pessoa singular Gomes, João de Lemos. 1906-1996, médico e pintor. 1906-1996 PT/ARM/….   Nota: as formas autorizadas do nome, acima exibidas, acham-se em fase experimental, pelo que as mesmas podem ainda sofrer alterações de designação até à sua aprovação definitiva. Nível de descrição do registo de autoridade: fundo. Nível de detalhe do registo de autoridade: mínimo (preenchimento dos campos obrigatórios).     Bibliografia:   ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas, Pessoas Singulares e Famílias. Conselho Internacional de Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2.ª ed. [Em linha]. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 2004. [Consult. 16 Jan. 2013]. Disponível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/isaar.pdf.     DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Orientações para a descrição arquivística. 3.ªv. Lisboa: DGARQ, 2011. 392p. ISBN: 978-972-8107-91-8. [Consult. 16 Jan. 2013]. Disponível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/08/ODA_v_3_0-12.pdf.

Arquivo da Alfândega do Funchal (1864-2000)

Título: Arquivo da Alfândega do Funchal (1864-2000)

Projeto: inventariação, avaliação e seleção de documentação acumulada do arquivo da Alfândega do Funchal

Objetivos: identificar os documentos providos de valor histórico para incorporação no Arquivo Regional e aferir a documentação alvo de eliminação

Instrumento de descrição: inventário provisório (n.º 3-A)

Arquivistas: José Vieira Gomes (coord.), Ana Cristina Mendes, Liliana Abreu, Paula Vasconcelos e Rafaela Rodrigues

Prazo: 2009-2013

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Alfândega do Funchal

Previstas divulgar brevemente ao público, estas fontes inéditas do arquivo da Alfândega do Funchal, datadas entre 1864 e 2000, resultam de um projeto de inventariação, avaliação, seleção e incorporação documental desenvolvido pelos arquivistas do Arquivo Regional da Madeira, nas instalações da mesma Alfândega, entre 2009 e 2013.

De um total de 9943 documentos inventariados, 6693 são de conservação definitiva e 3250 de eliminação (Fig. 1).

No essencial, este acervo reúne séries atinentes a funções aduaneiras, extensíveis a todo o arquipélago da Madeira, sendo as mais representativas as que se prendem com o controlo, fiscalização e tributação das mercadorias exportadas e importadas; com o registo de embarcações e aeronaves entradas e saídas; com a produção, armazenamento, consumo e exportação do vinho Madeira; ou com o regime sacarino (cana-sacarina, açúcar, álcool, aguardente, rum, garapa, mel e vinho).

Estes novos documentos, temporalmente balizados entre o 3.º quartel do século XIX e a atualidade, afigurar-se-ão de extrema importância, sobretudo, para estudos no âmbito da história financeira e económica das ilhas da Madeira e Porto Santo.

Fig. 1 - Distribuição do número de documentos inventariados, por destino final

Cronograma do projeto
Tempo	Tarefas
05.03.2009	Relatório de diagnóstico
01.02.2010	Ficha de controlo de intervenção
02.02.2010	Início dos levantamentos documentais nas instalações da Alfândega do Funchal
30.03.2010	Acordo de colaboração celebrado entre a Direção Regional dos Assuntos Culturais / Arquivo Regional da Madeira e a Direção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo
22.09.2010	Primeiro relatório de avaliação da documentação acumulada
16.11.2010	Incorporação no Arquivo Regional de 1676 unidades de instalação
31.08.2011	Fim dos levantamentos documentais
30.03.2012	Segundo relatório de avaliação da documentação acumulada
31.07.2012	Inventário provisório do arquivo da Alfândega do Funchal
3-10 de Outubro de 2012	Incorporação no Arquivo Regional de 5017 unidades de instalação
Dezembro de 2012	Previsão de disponibilização ao público do inventário provisório do arquivo da Alfândega do Funchal
2013	Previsão de eliminação de 3250 unidades de instalação

Fig. 2 – Atual edifício sede da Alfândega do Funchal, concluído em 1962. Avenida do Mar, na esquina com a Rua 5 de Outubro. Fotografia: José Vieira Gomes, 2012.

Fig. 3 – Posto de verificação de bagagens da Alfândega do Funchal, no porto da cidade. Fotografia constante do 1.º relatório de atividades realizado por João Humberto Ferreira da Costa, diretor da Alfândega do Funchal, por ocasião do seu primeiro quadrimestre à frente da instituição, no qual expõe superiormente ao Diretor-Geral das Alfândegas o estado geral em que veio a encontrar a referida alfândega. 20.10.1944. ARM, ALFUN, Pasta 2442.