Objetivo: colaboração na
aplicação da Medida 15 da Resolução do Conselho de Ministros (RCM) n.º 12/2012
de 07 de Fevereiro.
Equipa de trabalho: Diretor; Dr.ª Sandra Correia.
O Arquivo Regional da Madeira (ARM) colabora
presentemente com a DGLAB na aplicação da Medida 15 da RCM n.º 12/2012 de 07 de
Fevereiro, que determinou a realização de diagnóstico detalhado da situação
arquivística do Estado. Se em 2010 o questionário lançado pela então Direção-Geral
de Arquivos (DGARQ) visava caraterizar a estrutura e o funcionamento dos
sistemas de arquivo dos organismos da Administração Central do Estado, agora
pretende-se apurar a situação dos arquivos dos organismos da Administração Local
e Setor Público Empresarial (incluindo o setor público empresarial local),
tendo a DGLAB elaborado um questionário para o efeito, em articulação com a
Agência para Modernização Administrativa (AMA). Este questionário, disponível
entre 25 de Março e 24 de Maio do ano em curso, está acessível no sítio web da DGLAB e deverá ser preenchido
pelos interlocutores designados pelas câmaras municipais, juntas de freguesia e
empresas públicas locais.
Para o seu adequado preenchimento a DGLAB já
realizou uma série de sessões de esclarecimento em Lisboa, Coimbra, Porto e
Faro e ativou uma rede de serviços de primeira linha de apoio aos
interlocutores constituída essencialmente pelos seus Arquivos Distritais. O
facto da mencionada rede não abranger a Região Autónoma da Madeira (RAM)
determinou a solicitação de colaboração ao Arquivo Regional da Madeira (através
da tutela) para, nesta área geográfica de intervenção, assegurar o necessário
apoio ao preenchimento dos questionários. Após uma sessão de esclarecimento com
a coordenação do projeto a nível nacional, convocados os órgãos regionais das
autarquias locais e empresas do setor público local (constantes de lista
previamente fornecida pela DGLAB), foi agendada uma sessão de esclarecimento
com os interlocutores designados. Essa sessão decorreu no auditório do ARM, no
dia 24 de Abril desde as 09:30h às 17:00h e das 75 entidades contatadas apenas
compareceram 27: 2 Empresas Municipais, 2 Associações Municipais, 18 Juntas de
Freguesia e 5 Câmaras Municipais. No encerramento da sessão ficou bem explícita
a disponibilidade do ARM para esclarecimentos adicionais até à data limite de
preenchimento do questionário.
A RCM n.º 12/2012 de 07 de Fevereiro aprovou
as linhas gerais – num total de 25 medidas – do plano global estratégico de
racionalização e redução de custos com as Tecnologias de Informação e
Comunicação (TIC), apresentado pelo Grupo de Projeto para as Tecnologias de
Informação e Comunicação. A medida 15 do plano global determina a criação da
Central Eletrónica de Arquivo do Estado e prevê, entre outras ações, o
diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado (cometido à DGLAB),
designadamente com identificação de espaço físico ocupado, planos de classificação
documental, tipologia de utilização e acesso, níveis de criticidade e segurança
dos documentos.
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