Situação arquivística do Estado: colaboração com a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas

 

 

 

Objetivo: colaboração na aplicação da Medida 15 da Resolução do Conselho de Ministros (RCM) n.º 12/2012 de 07 de Fevereiro.

Equipa de trabalho: Diretor; Dr.ª Sandra Correia.

 

O Arquivo Regional da Madeira (ARM) colabora presentemente com a DGLAB na aplicação da Medida 15 da RCM n.º 12/2012 de 07 de Fevereiro, que determinou a realização de diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado. Se em 2010 o questionário lançado pela então Direção-Geral de Arquivos (DGARQ) visava caraterizar a estrutura e o funcionamento dos sistemas de arquivo dos organismos da Administração Central do Estado, agora pretende-se apurar a situação dos arquivos dos organismos da Administração Local e Setor Público Empresarial (incluindo o setor público empresarial local), tendo a DGLAB elaborado um questionário para o efeito, em articulação com a Agência para Modernização Administrativa (AMA). Este questionário, disponível entre 25 de Março e 24 de Maio do ano em curso, está acessível no sítio web da DGLAB e deverá ser preenchido pelos interlocutores designados pelas câmaras municipais, juntas de freguesia e empresas públicas locais.

Para o seu adequado preenchimento a DGLAB já realizou uma série de sessões de esclarecimento em Lisboa, Coimbra, Porto e Faro e ativou uma rede de serviços de primeira linha de apoio aos interlocutores constituída essencialmente pelos seus Arquivos Distritais. O facto da mencionada rede não abranger a Região Autónoma da Madeira (RAM) determinou a solicitação de colaboração ao Arquivo Regional da Madeira (através da tutela) para, nesta área geográfica de intervenção, assegurar o necessário apoio ao preenchimento dos questionários. Após uma sessão de esclarecimento com a coordenação do projeto a nível nacional, convocados os órgãos regionais das autarquias locais e empresas do setor público local (constantes de lista previamente fornecida pela DGLAB), foi agendada uma sessão de esclarecimento com os interlocutores designados. Essa sessão decorreu no auditório do ARM, no dia 24 de Abril desde as 09:30h às 17:00h e das 75 entidades contatadas apenas compareceram 27: 2 Empresas Municipais, 2 Associações Municipais, 18 Juntas de Freguesia e 5 Câmaras Municipais. No encerramento da sessão ficou bem explícita a disponibilidade do ARM para esclarecimentos adicionais até à data limite de preenchimento do questionário.

A RCM n.º 12/2012 de 07 de Fevereiro aprovou as linhas gerais – num total de 25 medidas – do plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), apresentado pelo Grupo de Projeto para as Tecnologias de Informação e Comunicação. A medida 15 do plano global determina a criação da Central Eletrónica de Arquivo do Estado e prevê, entre outras ações, o diagnóstico detalhado da situação arquivística do Estado (cometido à DGLAB), designadamente com identificação de espaço físico ocupado, planos de classificação documental, tipologia de utilização e acesso, níveis de criticidade e segurança dos documentos.

 

 

Um milhão de imagens

 

  

O Arquivo Regional da Madeira, no âmbito do projeto de digitalização do espólio documental, que visa aproximar mais a informação aos utilizadores, disponibiliza 1.111.903 imagens para acesso local na Sala de Leitura e cerca de 210.000 imagens, correspondentes a 12.000 registos, para acesso através do ARM Digital. Os documentos disponíveis têm em atenção os direitos de autor, a pertinência e ainda a frequência com que são consultados, sendo este último um dos princípios fundamentais para a sua seleção.

Com a intenção de acelerar o processo de transferência de suporte e disponibilização dos documentos, o ARM assinou em 2008 um projeto de outsourcing que resultou em 309.122 imagens maioritariamente referentes a jornais; neste momento decorre uma parceria com a Family Search (FS) para a digitalização de Registos Paroquiais, Conservatórias do Registo Civil e Passaportes, num total previsto de 851.000 imagens.

 

Produção	Número de imagens
No ARM (2005-2012)	897.468
Em outsourcing (2008)	309.122
Parceria Family Search (2013)	37.173
Fundos mais digitalizados	Número de imagens
Registos Paroquiais	175.196
Registos Paroquiais (não disponíveis)	539.715
Registos Notariais	27.900
Iconografia	10.704
Publicações Periódicas	45.355
Coleção de Jornais	748.053
Monografias	38.742
Disponibilidade	Número de imagens
Na Sala de Leitura do ARM (2005-2013)	1.111.903
No ARM Digital (2011-2013)	12 mil registos com imagens, uma estimativa de cerca de 210 mil imagens

Trabalhos em curso: Inventariação de documentação acumulada da Direcção do Distrito Escolar do Funchal

Projeto: Inventariação de documentação acumulada da Direcção do Distrito Escolar do Funchal Data de início: Janeiro de 2013 Data prevista de conclusão: Dezembro de 2013 Equipa ARM: Ana Cristina Men A documentação da extinta Direcção do Distrito Escolar do Funchal foi incorporada pelo Arquivo Regional da Madeira, adiante designado como ARM, a 19 de outubro de 2010. Esta documentação encontrava-se na desativada Escola das Quebradas, em São Martinho, sob tutela da Secretaria Regional da Educação e Cultura, e antes disso, na extinta escola básica do 1.º ciclo da Carreira. Após higienização e expurgo, foi arrumada num dos depósitos do ARM até, em Janeiro do corrente ano, iniciar-se a inventariação dessa documentação. A fase dos levantamentos documentais e respetivo acondicionamento terminará este mês Março de 2013 e será seguida de sistematização, avaliação e seleção das séries documentais. Após a eliminação da documentação sem valor secundário, se aplicável, será necessária a recotação definitiva deste fundo, de acordo com a classificação definitiva. Este conjunto documental é constituído, cerca de dois terços da documentação, por processos de matrícula. Em menor número, outras séries homogéneas e expressivas: relação das crianças na idade escolar; processos individuais de alunos; mapas das escolas e dos postos escolares; despachos da Direcção Escolar ao delegado escolar do Funchal relativos às transferências do ensino particular para o ensino oficial, entre outras. O grande desafio na organização desta documentação são os processos de matrícula, tendo em conta: o volume documental desta série, a organização original e a sua classificação. Este projeto tem como objetivo, a elaboração de um relatório de documentação acumulada e de um inventário que servirá como instrumento descritivo para facilitar o acesso dos documentos aos leitores do ARM. Nota: No ano passado, foi incorporada no ARM documentação proveniente das delegações escolares, na sua maioria livros de registo, considerada de “maior valor” e por isso, arrumada e depositada em melhores condições, da qual resultaram listagens consultáveis no site do ARM. Como o produtor é o mesmo, Direcção do Distrito Escolar, a documentação das delegações escolares terá de ser incorporada num único inventário.   fevereiro de 2013 Dra. Ana Men

Trabalhos em curso: Adaptação à norma ISAAR (CPF)

Projeto: adaptação dos fundos do Arquivo Regional da Madeira à norma ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias. Objetivo: fixar pontos de acesso normalizados para identificação, de forma inequívoca, das autoridades arquivísticas constantes na documentação do Arquivo Regional, visando contribuir para a criação de um ficheiro nacional destas autoridades. Arquivista: José Vieira Gomes   Prazo: 2012-____. ________________________________________________   O Arquivo Regional da Madeira iniciou em Novembro de 2012 um projeto de adaptação dos fundos deste Arquivo Regional à norma ISAAR (CPF), na sequência de um pedido de colaboração técnica solicitado à Direção-Geral de Arquivos (Torre do Tombo), colaboração essa que decorre por enquanto a título informal. A primeira edição da norma ISAAR (CPF) foi publicada em 1996 pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Atualmente esta norma conhece uma segunda edição, datada de 2004. O seu objetivo consiste basicamente em orientar na identificação de autoridades arquivísticas (a saber: pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias) presentes em documentos de arquivo.  Este instrumento técnico visa preparar os Arquivos para a elaboração de um registo de autoridades, ou seja definir uma «forma autorizada do nome de uma entidade combinada com outros elementos de informação que identificam e descrevem essa entidade, podendo remeter para outros registos de autoridade relacionados» (ISAAR, 2004, p. 13). A criação de um ficheiro nacional de autoridades arquivísticas permitirá controlar a criação e utilização de pontos de acesso nas descrições de arquivo, bem como elencar as relações existentes entre diferentes produtores de arquivos e entre estas entidades e os documentos por elas produzidos. A norma ISAD (G) – Norma Internacional de Descrição de Arquivos complementa esta norma ISAAR (CPF), na medida em que a primeira regula a descrição arquivística e a segunda a informação contextual das entidades produtoras (exemplo: funções, ocupações e atividades). Deste modo, assegura-se a ligação de descrições de um dado produtor e da respetiva informação contextual às descrições de documentos dos produtores, mesmo quando esses documentos sejam custodiados por diferentes entidades detentoras. Esta informação contextual das entidades produtoras veiculada pelos campos da norma ISAAR (CPF), a par da informação da descrição documental (ISAD-G), permite, ainda, ligar-se com outros tipos de recursos informacionais, através de pontos de acessos normalizados, nomeadamente com os documentos biblioteconómicos e museológicos. Facilitando-se, assim, as pesquisas e por sua vez a investigação em determinadas áreas do saber. A normalização permitida pelas normas ISAD (G) e ISAAR (CPF) beneficiam a partilha on-line de informação documental arquivística e contextual das entidades, sobretudo a uma escala internacional. Uma dada entidade arquivística, por exemplo, passa a ser identificada por uma única forma de representação do nome. Em suma, este projeto de adequação da ISAAR afigura-se de extrema importância para este Arquivo Regional, face às potencialidades e implicações técnicas decorrentes de um outro projeto similar, em curso, o «ARM Digital» - plataforma de consulta on-line de documentos bibliográficos e de arquivo. Exemplos: TIPO DE ENTIDADE FORMA AUTORIZADA DO NOME DATA DE EXISTÊNCIA / ATIVIDADE IDENTIFICADOR DO REGISTO DE AUTORIDADE Pessoa coletiva Irmãs Franciscanas de Nossa Senhora das Vitórias. Abrigo Infantil de Nossa Senhora da Conceição. Funchal. 1959-____. 1959-____ PT/ARM/….   Família Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926, morgados do Caniço. 1514-1926 PT/ARM/….   Pessoa singular Gomes, João de Lemos. 1906-1996, médico e pintor. 1906-1996 PT/ARM/….   Nota: as formas autorizadas do nome, acima exibidas, acham-se em fase experimental, pelo que as mesmas podem ainda sofrer alterações de designação até à sua aprovação definitiva. Nível de descrição do registo de autoridade: fundo. Nível de detalhe do registo de autoridade: mínimo (preenchimento dos campos obrigatórios).     Bibliografia:   ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas, Pessoas Singulares e Famílias. Conselho Internacional de Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2.ª ed. [Em linha]. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 2004. [Consult. 16 Jan. 2013]. Disponível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/isaar.pdf.     DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Orientações para a descrição arquivística. 3.ªv. Lisboa: DGARQ, 2011. 392p. ISBN: 978-972-8107-91-8. [Consult. 16 Jan. 2013]. Disponível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/08/ODA_v_3_0-12.pdf.

Arquivo da Alfândega do Funchal (1864-2000)

Título: Arquivo da Alfândega do Funchal (1864-2000)

Projeto: inventariação, avaliação e seleção de documentação acumulada do arquivo da Alfândega do Funchal

Objetivos: identificar os documentos providos de valor histórico para incorporação no Arquivo Regional e aferir a documentação alvo de eliminação

Instrumento de descrição: inventário provisório (n.º 3-A)

Arquivistas: José Vieira Gomes (coord.), Ana Cristina Mendes, Liliana Abreu, Paula Vasconcelos e Rafaela Rodrigues

Prazo: 2009-2013

---

Alfândega do Funchal

Previstas divulgar brevemente ao público, estas fontes inéditas do arquivo da Alfândega do Funchal, datadas entre 1864 e 2000, resultam de um projeto de inventariação, avaliação, seleção e incorporação documental desenvolvido pelos arquivistas do Arquivo Regional da Madeira, nas instalações da mesma Alfândega, entre 2009 e 2013.

De um total de 9943 documentos inventariados, 6693 são de conservação definitiva e 3250 de eliminação (Fig. 1).

No essencial, este acervo reúne séries atinentes a funções aduaneiras, extensíveis a todo o arquipélago da Madeira, sendo as mais representativas as que se prendem com o controlo, fiscalização e tributação das mercadorias exportadas e importadas; com o registo de embarcações e aeronaves entradas e saídas; com a produção, armazenamento, consumo e exportação do vinho Madeira; ou com o regime sacarino (cana-sacarina, açúcar, álcool, aguardente, rum, garapa, mel e vinho).

Estes novos documentos, temporalmente balizados entre o 3.º quartel do século XIX e a atualidade, afigurar-se-ão de extrema importância, sobretudo, para estudos no âmbito da história financeira e económica das ilhas da Madeira e Porto Santo.

Fig. 1 - Distribuição do número de documentos inventariados, por destino final

Cronograma do projeto
Tempo	Tarefas
05.03.2009	Relatório de diagnóstico
01.02.2010	Ficha de controlo de intervenção
02.02.2010	Início dos levantamentos documentais nas instalações da Alfândega do Funchal
30.03.2010	Acordo de colaboração celebrado entre a Direção Regional dos Assuntos Culturais / Arquivo Regional da Madeira e a Direção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo
22.09.2010	Primeiro relatório de avaliação da documentação acumulada
16.11.2010	Incorporação no Arquivo Regional de 1676 unidades de instalação
31.08.2011	Fim dos levantamentos documentais
30.03.2012	Segundo relatório de avaliação da documentação acumulada
31.07.2012	Inventário provisório do arquivo da Alfândega do Funchal
3-10 de Outubro de 2012	Incorporação no Arquivo Regional de 5017 unidades de instalação
Dezembro de 2012	Previsão de disponibilização ao público do inventário provisório do arquivo da Alfândega do Funchal
2013	Previsão de eliminação de 3250 unidades de instalação

Fig. 2 – Atual edifício sede da Alfândega do Funchal, concluído em 1962. Avenida do Mar, na esquina com a Rua 5 de Outubro. Fotografia: José Vieira Gomes, 2012.

Fig. 3 – Posto de verificação de bagagens da Alfândega do Funchal, no porto da cidade. Fotografia constante do 1.º relatório de atividades realizado por João Humberto Ferreira da Costa, diretor da Alfândega do Funchal, por ocasião do seu primeiro quadrimestre à frente da instituição, no qual expõe superiormente ao Diretor-Geral das Alfândegas o estado geral em que veio a encontrar a referida alfândega. 20.10.1944. ARM, ALFUN, Pasta 2442.

Catalogação de registos paroquiais e das conservatórias (casamentos)

Título dos Projetos: Catalogação de registos paroquiais e das conservatórias (casamentos). Revisão e inserção de registos paroquiais no programa CALM Objetivos: Catalogação de registos de batismo e das Conservatórias (casamentos). Revisão e inserção de registos paroquiais no programa CALM. Instrumento a produzir: Catálogo. Data prevista de conclusão: 2012/2013. Constituiu objetivo do Arquivo Regional da Madeira (ARM), para o ano em curso, o términus da catalogação dos registos paroquiais de batismo e das conservatórias – casamentos, em bases de dados Access e CALM. Tendo em vista esse objetivo, foi destacada para o efeito uma equipa de seis colaboradores para a catalogação dos registos de batismo e seis para a catalogação dos casamentos. Relativamente ao programa CALM, foi necessário reabrir o processo já encerrado em 2009 para se proceder à descrição das unidades de instalação incorporadas posteriormente no ARM. Assim, encontram-se descritas no programa CALM 16 883 unidades de instalação – 16 829 livros, 46 microfilmes e 8 pastas - relativas às series documentais batismos, batismos de expostos, casamentos, óbitos, óbitos de expostos, crismados, reconhecimentos e perfilhações, e, ainda, índices alfabéticos. As datas extremas dos cinquenta fundos documentais encontram-se entre os anos de 1539 e 1911. A catalogação dos registos de batismos em base de Access encontra-se praticamente encerrada. Estão inseridas todas as paróquias da Região Autónoma da Madeira, à exceção das paróquias do Porto da Cruz e São Vicente que estão em curso, e prevê-se a sua conclusão até ao final deste ano. O número de registos inseridos até ao presente é de 281 517, compreendendo o período de 1860 a 1911. De referir, que os registos de batismos de expostos da Sé existem até ao ano de 1905, e não há registos de 1911 da paróquia da Quinta Grande. Os registos dos anos de 1848 a 1857 da paróquia de São Pedro estão catalogados, bem como alguns registos do Curral das Freiras dos anos de 1813 a 1821 e 1859 do Porto da Cruz. Os registos da paróquia do Porto Santo dos anos de 1594, 1600 a 1913, 1615 a 1617, 1621, 1651 a 1688, 1691 a 1806, 1813 a 1911, estão catalogados. A base de registo dos casamentos das conservatórias contém um total de 47 778 registos até a data. As datas extremas dos registos compreendem o período de 1911 a 1958. As conservatórias da Calheta, Ponta do Sol, Porto Moniz, Porto Santo e São Vicente encontram-se catalogadas, as restantes estão em curso. Este projeto tinha como meta de conclusão o final deste ano, início do próximo ano de 2013, no entanto, em virtude da redução de recursos humanos afetos ao projeto, tal não vai ser possível. Elsa Andrade Nota: a documentação paroquial incorporada no Arquivo Regional da Madeira ocupa uma extensão de 244,74 metros lineares e os casamentos das conservatórias 44,92 metros lineares.

Catálogo de amostras do Serviço de Preservação, Conservação e Restauro

O Serviço de Preservação, Conservação e Restauro do Arquivo Regional da Madeira necessita encomendar regularmente materiais específicos para as suas diversas áreas. 

Como resultado destes últimos anos de aquisição foi criado um catálogo de amostras para serem facilmente consultadas pelos colaboradores (tanto em formato físico

como digital). 

Consulte o catálogo.

Conservação de documentos degradados pela corrosão da tinta ferrogálica

O presente artigo tem por base uma investigação inicial de uma tese de mestrado e pretende abordar a experiência do serviço de preservação, conservação e restauro (SPCR) do ARM, na estabilização da tinta ferrogálica, através de um tratamento à base de ácido fítico. Ao longo do artigo serão abordados os processos de degradação da tinta, a metodologia de estabilização e os resultados obtidos.

Veja aqui o artigo

Conservação curativa da matriz predial urbana na 1.ª Repartição de Finanças

O Serviço de Preservação, Conservação e Restauro deu início ao tratamentodos registos da matriz predial urbana pertencentes à 1ª Repartição das Finanças. 

A Conservação Curativa deste importante fundo, que se encontra em avançado estado de degradação, 

irá permitir ao leitor um acesso mais rápido aos documentos, através do suporte digital. 

Foram apenas seleccionadas para tratamento as cotas mais consultadas, num total de 37 livros. Até ao momento, alguma documentação já se encontra disponível para consulta digital, na Sala de Leitura do ARM. 

Prevê-se que o projecto seja finalizado em 2012.

Veja aqui o projecto: