| Projeto: Inventariação de documentação
acumulada da Direcção do Distrito Escolar do Funchal Data de início: Janeiro de 2013 Data prevista de conclusão: Dezembro de 2013 Equipa ARM: Ana Cristina Men A documentação da extinta Direcção do Distrito Escolar do Funchal foi incorporada pelo Arquivo Regional da Madeira, adiante designado como ARM, a 19 de outubro de 2010. Esta documentação encontrava-se na desativada Escola das Quebradas, em São Martinho, sob tutela da Secretaria Regional da Educação e Cultura, e antes disso, na extinta escola básica do 1.º ciclo da Carreira.
Após higienização e expurgo, foi
arrumada num dos depósitos do ARM até, em Janeiro do corrente ano, iniciar-se a
inventariação dessa documentação.
A fase dos levantamentos
documentais e respetivo acondicionamento terminará este mês Março de 2013 e será
seguida de sistematização, avaliação e seleção das séries documentais. Após a
eliminação da documentação sem valor secundário, se aplicável, será necessária a
recotação definitiva deste fundo, de acordo com a classificação
definitiva.
Este conjunto documental é
constituído, cerca de dois terços da documentação, por processos de matrícula.
Em menor número, outras séries homogéneas e expressivas: relação das crianças na
idade escolar; processos individuais de alunos; mapas das escolas e dos postos
escolares; despachos da Direcção Escolar ao delegado escolar do Funchal
relativos às transferências do ensino particular para o ensino oficial, entre
outras.
O grande desafio na organização
desta documentação são os processos de matrícula, tendo em conta: o volume
documental desta série, a organização original e a sua classificação.
Este projeto tem como objetivo, a
elaboração de um relatório de documentação acumulada e de um inventário que
servirá como instrumento descritivo para facilitar o acesso dos documentos aos
leitores do ARM.
Nota: No ano passado, foi incorporada no
ARM documentação proveniente das delegações escolares, na sua maioria livros de
registo, considerada de “maior valor” e por isso, arrumada e depositada em
melhores condições, da qual resultaram listagens consultáveis no site do ARM.
Como o produtor é o mesmo,
Direcção do Distrito Escolar, a documentação das delegações escolares terá de
ser incorporada num único inventário.
fevereiro de 2013
Dra. Ana Men
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sexta-feira, 22 de março de 2013
Trabalhos em curso: Inventariação de documentação acumulada da Direcção do Distrito Escolar do Funchal
quinta-feira, 28 de fevereiro de 2013
Trabalhos em curso: Adaptação à norma ISAAR (CPF)
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Projeto: adaptação dos fundos do Arquivo
Regional da Madeira à norma ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de
Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias.
Objetivo: fixar pontos de acesso normalizados para identificação, de forma inequívoca, das autoridades arquivísticas constantes na documentação do Arquivo Regional, visando contribuir para a criação de um ficheiro nacional destas autoridades. Arquivista: José Vieira Gomes Prazo: 2012-____.
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A primeira edição da norma ISAAR
(CPF) foi publicada em 1996 pelo Conselho Internacional de
Arquivos (CIA). Atualmente esta norma conhece uma segunda edição, datada de
2004.
O seu objetivo consiste basicamente em orientar na identificação
de autoridades arquivísticas (a saber:
pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias) presentes em documentos de arquivo.
Este instrumento técnico visa preparar os Arquivos para a
elaboração de um registo de autoridades, ou seja definir uma «forma
autorizada do nome de uma entidade combinada com outros elementos de informação
que identificam e descrevem essa entidade, podendo remeter para outros registos
de autoridade relacionados» (ISAAR, 2004, p. 13).
A criação de um ficheiro nacional de autoridades
arquivísticas permitirá controlar a criação e utilização de pontos de acesso
nas descrições de arquivo, bem como elencar as relações existentes entre
diferentes produtores de arquivos e entre estas entidades e os documentos por
elas produzidos.
A norma ISAD (G) – Norma Internacional de Descrição
de Arquivos complementa esta norma ISAAR (CPF), na medida em que a primeira
regula a descrição arquivística e a segunda a informação contextual das
entidades produtoras (exemplo: funções, ocupações e atividades).
Deste modo, assegura-se a ligação de descrições de
um dado produtor e da respetiva informação contextual às descrições de documentos
dos produtores, mesmo quando esses documentos sejam custodiados por diferentes
entidades detentoras.
Esta informação contextual das entidades produtoras
veiculada pelos campos da norma ISAAR (CPF), a par da informação da descrição
documental (ISAD-G), permite, ainda, ligar-se com outros tipos de recursos
informacionais, através de pontos de acessos normalizados, nomeadamente com os
documentos biblioteconómicos e museológicos. Facilitando-se, assim, as
pesquisas e por sua vez a investigação em determinadas áreas do saber.
A normalização permitida pelas normas ISAD (G) e
ISAAR (CPF) beneficiam a partilha on-line
de informação documental arquivística e contextual das entidades, sobretudo a
uma escala internacional. Uma dada entidade arquivística, por exemplo, passa a
ser identificada por uma única forma de representação do nome.
Em
suma, este projeto de adequação da ISAAR afigura-se de extrema importância para
este Arquivo Regional, face às potencialidades e implicações técnicas
decorrentes de um outro projeto similar, em curso, o «ARM Digital» - plataforma
de consulta on-line de documentos
bibliográficos e de arquivo.
Exemplos:
Nota: as formas autorizadas do nome,
acima exibidas, acham-se em fase experimental, pelo que as mesmas podem ainda
sofrer alterações de designação até à sua aprovação definitiva.
Nível de descrição do
registo de autoridade: fundo.
Nível de detalhe do registo
de autoridade: mínimo (preenchimento dos campos obrigatórios).
Bibliografia:
ISAAR (CPF): Norma
Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas, Pessoas
Singulares e Famílias. Conselho Internacional de
Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo.
2.ª ed. [Em linha]. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo,
2004. [Consult. 16 Jan. 2013]. Disponível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/isaar.pdf.
DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAÇÃO DA
DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Orientações para a descrição arquivística. 3.ªv.
Lisboa: DGARQ, 2011. 392p. ISBN: 978-972-8107-91-8. [Consult. 16 Jan. 2013].
Disponível em: http://dgarq.gov.pt/files/2008/08/ODA_v_3_0-12.pdf.
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terça-feira, 26 de fevereiro de 2013
Arquivo da Alfândega do Funchal (1864-2000)
Título: Arquivo da
Alfândega do Funchal (1864-2000)
Projeto: inventariação, avaliação e seleção de documentação acumulada do arquivo da Alfândega do Funchal
Objetivos: identificar os documentos providos de valor histórico para incorporação no Arquivo Regional e aferir a documentação alvo de eliminação
Instrumento de descrição: inventário provisório (n.º 3-A)
Arquivistas: José Vieira Gomes (coord.), Ana Cristina Mendes, Liliana Abreu, Paula Vasconcelos e Rafaela Rodrigues
Prazo: 2009-2013
Alfândega do Funchal
Previstas divulgar brevemente ao público, estas fontes
inéditas do arquivo da Alfândega do Funchal, datadas entre 1864 e 2000, resultam
de um projeto de inventariação, avaliação, seleção e incorporação documental
desenvolvido pelos arquivistas do Arquivo Regional da Madeira, nas instalações
da mesma Alfândega, entre 2009 e 2013.
De um total de 9943 documentos inventariados, 6693 são de
conservação definitiva e 3250 de eliminação (Fig. 1).
No essencial, este acervo reúne séries atinentes a funções
aduaneiras, extensíveis a todo o arquipélago da Madeira, sendo as mais
representativas as que se prendem com o controlo, fiscalização e tributação das
mercadorias exportadas e importadas; com o registo de embarcações e aeronaves
entradas e saídas; com a produção, armazenamento, consumo e exportação do vinho
Madeira; ou com o regime sacarino (cana-sacarina, açúcar, álcool, aguardente,
rum, garapa, mel e vinho).
Estes novos documentos, temporalmente balizados entre o 3.º
quartel do século XIX e a atualidade, afigurar-se-ão de extrema importância,
sobretudo, para estudos no âmbito da história financeira e económica das ilhas
da Madeira e Porto Santo.
Fig. 1 - Distribuição do número de documentos
inventariados, por destino final
Cronograma do projeto
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Tempo
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Tarefas
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05.03.2009
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Relatório de
diagnóstico
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01.02.2010
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Ficha de controlo de
intervenção
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02.02.2010
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Início dos levantamentos
documentais nas instalações da Alfândega do Funchal
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30.03.2010
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Acordo de colaboração celebrado
entre a Direção Regional dos Assuntos Culturais / Arquivo Regional da Madeira e
a Direção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o
Consumo
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22.09.2010
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Primeiro relatório de avaliação da
documentação acumulada
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16.11.2010
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Incorporação no Arquivo Regional
de 1676 unidades de instalação
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31.08.2011
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Fim dos levantamentos
documentais
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30.03.2012
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Segundo relatório de avaliação da
documentação acumulada
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31.07.2012
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Inventário provisório do arquivo
da Alfândega do Funchal
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3-10
de Outubro de 2012
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Incorporação no Arquivo Regional
de 5017 unidades de instalação
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Dezembro de 2012
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Previsão de disponibilização ao
público do inventário provisório do arquivo da Alfândega do
Funchal
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2013
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Previsão de eliminação de 3250
unidades de instalação
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Fig. 2 – Atual edifício sede da Alfândega do Funchal, concluído em 1962. Avenida do Mar, na esquina com a Rua 5 de Outubro. Fotografia: José Vieira Gomes, 2012.
Fig. 3 – Posto de verificação de bagagens da Alfândega do
Funchal, no porto da cidade. Fotografia constante do 1.º relatório de atividades
realizado por João Humberto Ferreira da Costa, diretor da Alfândega do Funchal,
por ocasião do seu primeiro quadrimestre à frente da instituição, no qual expõe
superiormente ao Diretor-Geral das Alfândegas o estado geral em que veio a
encontrar a referida alfândega. 20.10.1944. ARM, ALFUN, Pasta
2442.
quinta-feira, 20 de dezembro de 2012
Catalogação de registos paroquiais e das conservatórias (casamentos)
Título dos
Projetos: Catalogação de registos paroquiais e das
conservatórias (casamentos). Revisão e inserção de registos paroquiais no
programa CALM
Objetivos: Catalogação de registos de batismo e das Conservatórias (casamentos). Revisão e inserção de registos paroquiais no programa CALM. Instrumento a produzir: Catálogo. Data prevista de conclusão: 2012/2013.   Constituiu objetivo do Arquivo Regional da Madeira (ARM), para o ano em curso, o términus da catalogação dos registos paroquiais de batismo e das conservatórias – casamentos, em bases de dados Access e CALM. Tendo em vista esse objetivo, foi destacada para o efeito uma equipa de seis colaboradores para a catalogação dos registos de batismo e seis para a catalogação dos casamentos.
Relativamente ao programa CALM, foi necessário reabrir o
processo já encerrado em 2009 para se proceder à descrição das unidades de
instalação incorporadas posteriormente no ARM. Assim, encontram-se descritas no
programa CALM 16 883 unidades de instalação – 16 829 livros, 46 microfilmes e 8
pastas - relativas às series documentais batismos, batismos de expostos,
casamentos, óbitos, óbitos de expostos, crismados, reconhecimentos e
perfilhações, e, ainda, índices alfabéticos. As datas extremas dos cinquenta
fundos documentais encontram-se entre os anos de 1539 e 1911.
A catalogação dos registos de batismos em base de Access
encontra-se praticamente encerrada. Estão inseridas todas as paróquias da Região
Autónoma da Madeira, à exceção das paróquias do Porto da Cruz e São Vicente que
estão em curso, e prevê-se a sua conclusão até ao final deste ano. O número de
registos inseridos até ao presente é de 281 517, compreendendo o período de 1860
a 1911. De referir, que os registos de batismos de expostos da Sé existem até ao
ano de 1905, e não há registos de 1911 da paróquia da Quinta Grande. Os registos
dos anos de 1848 a 1857 da paróquia de São Pedro estão catalogados, bem como
alguns registos do Curral das Freiras dos anos de 1813 a 1821 e 1859 do Porto da
Cruz. Os registos da paróquia do Porto Santo dos anos de 1594, 1600 a 1913, 1615
a 1617, 1621, 1651 a 1688, 1691 a 1806, 1813 a 1911, estão
catalogados.
A base de registo dos casamentos das conservatórias contém um
total de 47 778 registos até a data. As datas extremas dos registos compreendem
o período de 1911 a 1958. As conservatórias da Calheta, Ponta do Sol, Porto
Moniz, Porto Santo e São Vicente encontram-se catalogadas, as restantes estão em
curso. Este projeto tinha como meta de conclusão o final deste ano, início do
próximo ano de 2013, no entanto, em virtude da redução de recursos humanos
afetos ao projeto, tal não vai ser possível.
Elsa Andrade
Nota: a documentação paroquial incorporada no Arquivo
Regional da Madeira ocupa uma extensão de 244,74 metros lineares e os casamentos
das conservatórias 44,92 metros lineares.
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quarta-feira, 14 de novembro de 2012
Catálogo de amostras do Serviço de Preservação, Conservação e Restauro
O Serviço de Preservação, Conservação e Restauro do Arquivo Regional da Madeira necessita encomendar regularmente materiais específicos para as suas diversas áreas.
Como resultado destes últimos anos de aquisição foi criado um catálogo de amostras para serem facilmente consultadas pelos colaboradores (tanto em formato físico
como digital).
Consulte o catálogo.
Conservação de documentos degradados pela corrosão da tinta ferrogálica
O presente artigo tem por base uma investigação inicial de uma tese de mestrado e pretende abordar a experiência do serviço de preservação, conservação e restauro (SPCR) do ARM, na estabilização da tinta ferrogálica, através de um tratamento à base de ácido fítico. Ao longo do artigo serão abordados os processos de degradação da tinta, a metodologia de estabilização e os resultados obtidos.
Veja aqui o artigo
Conservação curativa da matriz predial urbana na 1.ª Repartição de Finanças
O Serviço de Preservação, Conservação e Restauro deu início ao tratamentodos registos da matriz predial urbana pertencentes à 1ª Repartição das Finanças.
A Conservação Curativa deste importante fundo, que se encontra em avançado estado de degradação,
irá permitir ao leitor um acesso mais rápido aos documentos, através do suporte digital.
Foram apenas seleccionadas para tratamento as cotas mais consultadas, num total de 37 livros. Até ao momento, alguma documentação já se encontra disponível para consulta digital, na Sala de Leitura do ARM.
Prevê-se que o projecto seja finalizado em 2012.
Veja aqui o projecto:
Conservação e Preservação da Mitra do Funchal
O presente relatório do Serviço de Preservação, Conservação e Restauro do Arquivo Regional da Madeira, tem como intuito dar a conhecer o trabalho realizado para a preservação e conservação da colecção “Mitra do Funchal”, através do acondicionamento deste acervo.
Consulte o relatório.
Inventariação e avaliação da documentação acumulada da Repartição de Finanças de São Vicente (RFSVC)
Objetivo do projeto: inventariar e avaliar a documentação acumulada da Repartição de Finanças de São Vicente
Período previsto: março de 2012 a dezembro de 2012
Equipa: Nuno Mota (coordenador do projeto), Liliana Abreu, Paula Gonçalves e Paula Vasconcelos
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| Documentação inventariada da RFSVC. |
O Arquivo Regional da Madeira (ARM), na qualidade de “arquivo definitivo público” da Região Autónoma da Madeira, iniciou em 2007 o apoio técnico à Direção Regional dos Assuntos Fiscais, com o objetivo de recolher, preservar e divulgar toda a documentação produzida (com valor histórico) até 1980. A primeira incorporação data de 2008 com a entrada de 732 unidades de instalação (u.i.), totalizando cerca de 86,16 metros lineares (ml) da 1.ª Repartição de Finanças do Funchal (RFFUN1, IDD n.º 60). Em janeiro de 2011, o ARM faz incorporar a documentação acumulada de quase todas as repartições de finanças da região, num total de 1298 u.i., cerca de 682,46 ml. Por incorporar ficaram apenas as repartições de finanças do Porto Santo e Porto Moniz. Saliente-se que toda a documentação já se encontra disponível à consulta, de acordo com a legislação em vigor.
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| Matriz predial da RFSVC |
Presentemente está a ser preparado o Inventário da documentação proveniente da Repartição de Finanças de São Vicente (RFSVC) que foi incorporada em fevereiro de 2011. Comparativamente às outras repartições, esta acumula cerca de 79,41ml, somando já 1130 unidades cotadas e descritas, metade do fundo documental. Destas unidades inventariadas realce-se as séries mais volumosas: verbetes de lançamento de contribuição predial e industrial, registo da receita eventual, registo da correspondência recebida e expedida, registo das operações de tesouraria, registo da conta corrente, registo dos emolumentos pessoais, registo do imposto de circulação, de camionagem, de compensação, complementar, profissional, sobre a aplicação de capitais (seção A), industrial (Grupo A, B e C) e predial, termos de balanço, de posse e de arrematação de bens, registo dos processos executivos, registo de aperfeiçoamentos da matriz urbana, livros do ponto e de protocolo, livros de atas, relações de descarga, balancetes diários da Tesouraria da Fazenda Pública e dos devedores remissos, balancetes diários do movimento de fundos da Tesouraria da Câmara Municipal de São Vicente, autos de execução fiscal administrativa e relações de cobrança da receita virtual e eventual. Faltam ainda os registos da matriz predial, processos fiscais findos, estatísticas, correspondência expedida e recebida e entre outros. Na sequência destes trabalhos de incorporação, triagem e inventariação do fundo documental, já foi feita uma eliminação por maceração de 20ml, documentação que foi avaliada como destituída de valor secundário ou informativo. Prevê-se, ainda, uma outra para o fim da inventariação. Hodiernamente, o Arquivo aguarda a entrada dos processos e livros de registo do imposto sucessório até 1980, desta repartição de finanças
Apoio técnico à Universidade da Madeira (UMa) II
Título da intervenção: apoio técnico à Universidade da Madeira (UMa)
Objetivo: inventariação, seleção e transferência para o Arquivo Regional da Madeira (ARM) de documentação acumulada, com valor histórico-cultural
Período previsto: fevereiro de 2012 a fevereiro de 2013
Equipa: Luís Miguel jardim (coordenador do projeto) e Zélia Dantas
Na sequência do protocolo de colaboração celebrado entre a Secretaria Regional da Cultura, Turismo e Transportes e a Universidade da Madeira (UMa), a 08 de fevereiro de 2012, prosseguem os trabalhos de inventariação da documentação acumulada nos depósitos de arquivo desta instituição. Numa primeira fase dos trabalhos – que decorreu até 28 de maio último – foi identificada e inventariada a documentação das extintas Escola do Magistério Primário do Funchal (EMPF) e Escola Superior de Educação da Madeira (ESEM), que na Madeira se sucederam temporalmente ao nível da formação dos professores do ensino básico e educadores de infância. Os trabalhos abrangeram também um pequeno núcleo documental – mais recente – produzido pelo Centro Integrado de Formação de Professores (CIFOP), que funcionou na UMa.
Por ora, o trabalho de descrição documental incidiu sobre 280 livros e documentação avulsa, descrita e acondicionada em 62 caixas, num total de 342 unidades de instalação inventariadas. As datas extremas de produção relativas à totalidade do acervo são os anos de 1943 – 1993, sendo que, por entidade produtora, a documentação da EMPF compreende o período entre 1943 (ano da publicação do decreto-lei n.º 33.019, de 01 de Setembro, que cria as Escolas do Magistério Primário do Funchal e de Ponta Delgada, Açores) e o ano de 1989; a documentação da ESEM, o período entre 1982 e 1991 e a documentação produzida pelo CIFOP, o breve período entre 1990 e 1993.
A documentação encontrava-se dispersa por 2 depósitos de arquivo, nas instalações da UMa, à Rua do Castanheiro, em bom estado de conservação. Por imperativos de logística, para uma eficiente prossecução dos trabalhos, foi transferida para o Arquivo Regional da Madeira (ARM) para que se proceda à elaboração do respetivo relatório de avaliação de documentação acumulada, em conformidade com os procedimentos para o efeito. Este instrumento de avaliação documental, aplicável à documentação produzida por organismos entretanto extintos, sintetiza, numa tabela de seleção, a inventariação feita através do preenchimento de folhas de recolha de dados, para que, depois de aprovado pelo ARM, orgão coordenador da política arquivística regional, se proceda à formalização da incorporação dos documentos com reconhecido valor histórico (a conservar definitivamente) e/ ou da eliminação daqueles cujo valor arquivístico é nulo ou residual. Ressalve-se que a avaliação e seleção documental é um imperativo de boa gestão dos arquivos, da salvaguarda e mesmo qualificação do património arquivístico.
Após elaboração do instrumento de descrição documental (IDD) final – inventário – os documentos que compõem o acervo estarão comunicáveis.
Entretanto a equipa do ARM já iniciou os levantamentos de produção documental em relação a um outro núcleo, previamente identificado nos mesmos depósitos de arquivo. Trata-se da documentação produzida pelos seguintes organismos: Academia de Música da Madeira, Academia de Música e Belas Artes da Madeira, Instituto Superior de Artes Plásticas da Madeira.
A presente intervenção consubstancia a condição do Arquivo Regional da Madeira como arquivo definitivo público da Região Autónoma da Madeira e contribui decididamente para a realização da sua missão, na medida em que recolhe, preserva e valoriza o património arquivístico, intrinsecamente garante da memória coletiva do povo madeirense.
Inventariação e avaliação de documentação acumulada da Direção Regional de Informação Geográfica
Objetivo do projeto: Inventariar e avaliar a documentação acumulada da Direção Regional de Informação Geográfica
Data de início: março de 2011
Data prevista de conclusão: outubro de 2012
Equipa: Ana Men; Paula Silva (jun. – jul. de 2011) e Zélia Dantas (coord.)
A intervenção do Arquivo Regional da Madeira (ARM), no que diz respeito à inventariação e avaliação da documentação acumulada existente nas instalações da Direção Regional de Informação Geográfica (DRIG), iniciou-se em março de 2011. Contudo, é importante referir que, em novembro de 2009 procedeu-se à transferência de documentação – plantas de obras públicas - produzida pelo extinto Gabinete de Topografia e Desenho da também extinta Direcção de Obras Públicas, que se encontrava sob custódia da DRIG. Entre julho e outubro de 2010, esta documentação (cerca de 13500 plantas) foi ordenada sequencialmente pelo seu número original de registo e, atualmente, aguarda o expurgo para que possa ser devidamente acondicionada e descrita.
No que diz respeito à documentação acumulada da DRIG, trata-se de documentação produzida e recebida pela Delegação Regional da Madeira do Instituto Geográfico e Cadastral (IGC), serviço que foi regionalizado apenas em 2003, tendo as suas funções e competências sido integradas na então Direcção Regional de Geografia e Cadastro, tutelada pela Secretaria Regional do Equipamento Social, atual Direção Regional de Informação Geográfica, tutelada pela Secretaria Regional do Ambiente e Recursos Naturais.
O cadastro geométrico da propriedade rústica do arquipélago da Madeira iniciou-se em 1950 com a vinda do IGC para a ilha. Foi então criada a “Missão na Madeira do Instituto Geográfico e Cadastral” que teve como objetivo principal, precisamente, a execução do levantamento cadastral do arquipélago, tendo a Delegação Regional da Madeira sido criada, apenas, em 1977 (decreto-lei n.º 27/77, de 20 de janeiro).
Entre março de 2011 e abril de 2012, procedeu-se aos levantamentos documentais através do preenchimento de folhas de recolha de dados e, neste momento, a equipa encontra-se a sistematizar os dados recolhidos numa tabela de seleção documental. Esta tabela, elemento fundamental do relatório de avaliação de documentação acumulada, visa avaliar as séries documentais, identificando os documentos com valor histórico e secundário que serão alvo de conservação definitiva, e os documentos sem valor histórico que serão eliminados. Após a análise do relatório de documentação acumulada pela instituição, a documentação alvo de conservação definitiva será transferida para o ARM, onde serão atribuídas cotas definitivas e, posteriormente, será elaborado o instrumento de descrição documental de acordo com as ISAD(G) - General International Standard Archival Description.
Trata-se de um fundo que, além das séries documentais relacionadas com as funções de suporte da instituição (ex. relatórios de atividades, correspondência, processos individuais de funcionários), é composto, maioritariamente, por documentos relacionados com as funções e competências específicas da Delegação Regional da Madeira do Instituto Geográfico e Cadastral. Destacamos as séries documentais relativas ao levantamento cadastral, sendo as sérias mais significativas: esboços; cadernetas de taqueometria; processos de cálculo; listas de proprietários e matrizes cadastrais.
Catalogação de Registos Notariais em base de dados
Título do projeto: Catalogação dos registos notariais.Objetivos: catalogação de registos notariais incorporados no ARM.
Equipa: Paula Vasconcelos (coord. de projeto), Liliana Abreu, Sandra Correia, Sandra Cruz e Vanda Azevedo.
O Arquivo Regional da Madeira (ARM) estabeleceu como uma das prioridades para o ano de 2012 a catalogação dos registos notariais em base de dados. Sendo os fundos notariais bastante solicitados, devido ao seu valor probatório, a catalogação em curso facilitará sobremaneira a pesquisa interna e possibilitará igualmente uma recuperação eficaz e expedita da informação para os utilizadores do ARM a partir do nosso sítio na internet. Este projeto iniciou-se no ano 2000, tendo sido criada uma base de dados em access para este fim. Então, o arquivista Francisco Pita e a Diretora foram responsáveis pela inserção de 7880 registos. A mudança para o novo edifício determinou a interrupçãodeste projeto, que foi retomado anos depois, com a contratação de seis professores, que lançaram 14.314 registos. Novamente interrompido, foi retomado em julho de 2011, encontrando-se presentemente afeta à informatização de registos notariais uma equipa de cinco elementos do ARM, que tem como objetivos imediatos a inserção de mais de 12 mil registos, bem como a elaboração de uma instrução de trabalho para uniformização de procedimentos e estabelecimento de um protocolo de recolha. No presente ano foram já lançados 2400 registos, referentes aos anos de 1975 a 1981; este número amplia para 28.540 o total de registos em base de dados.Conservação Curativa
O Serviço de Preservação, Conservação e Restauro tem vindo a desenvolver projectos de conservação curativa. Saiba mais sobre o trabalho desenvolvido nos registos de matrizes urbanas do concelho de Funchal (1860-1997), um conjunto documental integrado no fundo da 1.ª Repartição de Finanças.
CONSERVAÇÃO CURATIVA DO REGISTO DE MATRIZES URBANAS DO CONCELHO DO FUNCHAL (1860-1997)
Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM
Título do projecto: Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM
Data de início: Maio de 2009
Data prevista de conclusão: Dezembro de 2011
Equipa ARM:
Rafaela Rodrigues (Maio/2009 - Junho/2010);
Paula Gonçalves e Zélia Dantas (desde Fevereiro/2011)
André Marote (desde Fevereiro/2011)
Equipa IA-SAÚDE:
Carla Aguiar
João Paulo Vicente
Elaboração de portaria de gestão de documentos do Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais, IP-RAM
No âmbito do apoio técnico que tem sido prestado pelo Arquivo Regional da Madeira (ARM) junto dos serviços da Administração Pública da RAM, foi iniciada em Maio de 2009 uma intervenção no Instituto de Administração da Saúde e Assuntos Sociais (IA-SAÚDE). Este projecto tem como objectivo a elaboração de uma portaria de gestão de documentos, instrumento este que permite definir prazos de conservação administrativa da documentação, bem como determinar o seu destino final (conservação definitiva ou eliminação).
O IA-SAÚDE é um dos organismos mais recentes da Administração Pública Regional tendo sido criado em 2008 pelo Decreto Legislativo Regional n.º 22/2008/M, de 23 de Junho, sucedendo à extinção da Direcção Regional de Gestão e Desenvolvimento dos Recursos, da Direcção Regional de Planeamento e Saúde Pública e do Serviço Regional de Prevenção da Toxicodependência. A sua principal missão é proceder à definição e implementação de políticas, normalização, regulamentação, planeamento e avaliação em saúde, bem como assegurar a gestão dos recursos humanos e financeiros, da formação profissional, das instalações e equipamentos, dos sistemas e tecnologias de informação do Serviço Regional de Saúde e dos serviços da administração directa e indirecta, no domínio da SRAS ( D.L.R. n.º 22/2008/M art.º 3.º, n.º1).
Iniciada em Maio de 2009, a intervenção começou por se caracterizar pela orientação técnica, na fase dos levantamentos documentais, por parte do ARM à equipa do IA-SAÚDE. Até Junho de 2010, foram identificadas cerca de 90 séries documentais relativas às funções–meio, ou seja, pelas funções de suporte da instituição e foi realizada uma eliminação pontual de documentação acumulada desta instituição.
Interrompido nessa altura, o projecto foi retomado em Fevereiro do corrente ano e, desde então, foi efectuado o levantamento documental de 170 séries, referentes às funções-fim, (actividades directamente relacionadas com as atribuições da instituição). Este levantamento foi efectuado pela equipa do ARM com a colaboração do arquivista André Marote, funcionário da Secretaria Regional do Turismo e Transportes em estágio no ARM na área dos arquivos correntes. Após o término dos levantamentos documentais, foi realizada a sistematização orgânico-funcional das séries identificadas e determinado o seu destino final. Neste momento, estamos na fase final do projecto, em que os prazos de conservação administrativa estão a ser atribuídos pelos responsáveis de cada serviço do IA-SAÚDE.
Por fim, não podemos deixar de salientar a extrema importância que este instrumento terá na gestão dos arquivos do IA-SAÚDE, uma vez que este organismo produz, anualmente, um volume bastante considerável de documentação, nomeadamente, na área dos reembolsos e do receituário médico.
Setembro de 2011
A técnica superior
Zélia Dantas
Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do SESARAM
Título do projecto: Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do SESARAM
Data de início: Abril de 2009
Data prevista de conclusão: Janeiro de 2012
Equipa: Ana Men e técnicas do SESARAM: Dra Liliana Pereira e Dra Sílvia Neves
Orientação técnica na reformulação do sistema de arquivo do Serviço de Saúde da Região Autónoma da Madeira, E.P.E. (SESARAM, E.P.E.)
A história administrativa do SESARAM E.P.E. remonta à questão da concessão dos sanatórios na Madeira e consequentemente ao acordo efectuado entre portugueses e alemães para a construção de sanatórios, um marítimo e dois de altitude média (um para ricos e outro para pobres)[1], não fosse a Madeira um destino turístico com fins terapêuticos e com necessidade de infra-estruturas e condições de tratamento de doentes tuberculosos.
Polémicas à parte, só em 1926 é que os sanatórios ficam finalmente desocupados. Dentre os edifícios deixados ao abandono, o edifício dos Marmeleiros é cedido à irmandade da Santa Casa da Misericórdia, por decreto de 29.03.1928, e em 1930, o hospital é transferido para essas instalações. A Quinta de Sant´Anna e o prédio da Confeiteira, entregues à Assistência Nacional aos Tuberculosos, são aproveitados na construção e ampliação de novas valências de cuidados a um cada vez maior número de doentes foi concluída em 1940.
Em 1973, inaugurado um novo hospital mais central, maior, destinado a servir a população regional, ambos pertencentes ao Centro Hospitalar do Funchal.
O Serviço de Saúde da Região Autónoma da Madeira, E.P.E. (SESARAM, E.P.E.), unidade integrada de prestação de cuidados de saúde, integra os centros de saúde e hospitais, nos termos do Decreto-Lei nº 558/99, sendo este alterado, em seguida, pelo decreto Legislativo Regional nº 9/2003/M de 27 de Maio, que modifica a designação do Centro Hospitalar do Funchal para Hospital Central do Funchal integrando-o no Serviço Regional de Saúde.
O projecto de apoio técnico por parte do ARM ao SESARAM E.P.E. teve início em Abril de 2009, o qual foi planeado num acordo de colaboração entre as duas instituições e no qual o ARM assumia as funções de. consultoria e acompanhamento técnico e o SESARAM as de gestão e execução do projecto.
Por parte do ARM foi destacada a técnica Rafaela Fernandes, em serviço até Junho de 2010. No final da primeira fase da intervenção, foi solicitado o apoio das arquivistas Zélia Dantas e Ana Men, em substituição.
Para a segunda fase do projecto em curso, foi então destacada a arquivista Ana Men.
Foi elaborado um relatório de diagnóstico resultante de visitas realizadas aos depósitos nos dias 07, 09 e 30 de Abril de 2009.
A intervenção em causa consistia, inicialmente, na inventariação de documentação acumulada, na elaboração de uma portaria de gestão de documentos, de um plano de classificação e de um plano de conservação e transferência de suportes.
Numa primeira fase, foi urgente uma eliminação pontual de documentação localizada nos depósitos da Rua Alferes Veiga Pestana e Bom Jesus. Nessa eliminação, constaram prescrições de medicamentos e requisições do MCD/AT/consultas, cujo prazo mínimo de conservação administrativa é de três anos, de acordo com a portaria 1327/2005 de 28 de Dezembro.
Em simultâneo, foi incorporada, a 22 Março de 2010, documentação custodiada pelo SESARAM, tendo sido produzida pela Comissão Distrital de Assistência do Funchal / Hospital Distrital do Funchal, com datas extremas 1927 / 1990, numa listagem que pode ser consultada no site do ARM com o n.º 77: http://www.arquivo-madeira.org/item1.php?lang=0&id_channel=19&id_page=338.
Após esta selecção e eliminação de documentos sem valor secundário, houve uma breve formação por parte do ARM à equipa de avaliação do SESARAM seguida da identificação da documentação em folhas de recolha de dados, sistematização das séries documentais numa tabela de selecção e elaboração do regulamento arquivístico, publicado no JORAM, n.º 111, I série, a 24 de Novembro de 2010 (Portaria n.º 89/2010).
Nesta fase, estamos a finalizar o manual de arquivo que será entregue para apreciação dos serviços em finais do corrente mês. Em simultâneo e com o apoio do Serviço de Informática do Hospital, serão alterados os códigos de classificação de acordo com a nova estrutura funcional na aplicação informática. Prevê-se ainda uma formação para Novembro deste ano e entrada em funcionamento em Janeiro de 2012.
GUEVARA, Gisela Medina. “A questão da concessão dos sanatórios da ilha da Madeira e as relações luso-alemãs antes da 1.ª guerra mundial” in Islenha n.º 19, pp.35-43 Jul-Dez.1996.
Veríssimo, Nelson.”A questão dos sanatórios da Madeira” in Islenha n.º 6, pp. 124-144 jan-Jun 1990.
[1] A construção do sanatório dos pobres nos Marmeleiros, freguesia do Monte, inicia-se a 24 de Junho de 1905.
Julho de 2011
Ana Men
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