Acervo do Dr. João de Lemos Gomes

Título do Projecto: Inventariação do acervo do Dr. João de Lemos Gomes.

Data de início: Setembro de 2009.

Data prevista de conclusão: Janeiro de 2011.

Equipa de trabalho: Natércia Gouveia.

Dr. João de Lemos Gomes (Melos): médico

e pintor madeirense

Exposição de pintura do Dr. João de Lemos 

Gomes (Melos). inaugurada no Palácio Galveias,

com a presença do Presidente da República,

 Almirante Américo Tomás. 1960.

Em 2006, a família do Dr. João de Lemos Gomes decidiu doar ao Arquivo Regional da Madeira uma parte do seu acervo. De forma a valorizar esta doação prestou-se ao agradecimento público, com a integração deste conjunto documental na exposição “Legados para a História: um agradecimento: doações ao Arquivo Regional da Madeira de 2005 a 2008". 

Inicialmente, procedeu-se à elaboração de uma listagem, dando conta da documentação entregue a este Arquivo Regional. O projecto sofreu uma interrupção e foi retomado em Setembro de 2009. Prosseguiu até ao presente mês de Janeiro, estando neste momento em fase de conclusão. 

Prevê-se disponibilizar o inventário aos nossos leitores até ao final do primeiro semestre de 2011.

O inventário do Dr. João de Lemos Gomes tem uma grande componente de fotografia. Inicia-se com uma secção de documentos pessoais e familiares. Seguem-se as actividades realizadas como médico e pintor. No final consta a documentação dedicada à sua intervenção social, onde destacamos a presidência da Junta Geral do Distrito Autónomo do Funchal, a presidência do Club Sport Marítimo e a participação nos primeiros ralis do Club Sports Madeira.

João de Lemos Gomes nasceu na freguesia do Porto da Cruz, a 06 de Agosto de 1906, filho de José Gomes e de Rosa Lemos Gomes. Ingressou no curso de Medicina na Universidade de Coimbra, onde termina a formação em Ortopedia e Cirurgia. Em 1937 casou com a madeirense Maria da Conceição Castro Azevedo, com quem teve cinco filhos: Maria da Graça, José Manuel, Fernando, Maria Margarida e João José. Na sua vida profissional começou por exercer medicina no seu consultório do Funchal. Seguiu-se, em 1945, uma deslocação à Argentina, onde se especializou em Anestesia Moderna, leccionando posteriormente em Portugal, ao mesmo tempo que exerceu funções no IPO.

O Dr. João de Lemos Gomes na 

Clínica Ortopédica Marítima, 

com o seu colaborador directo, 

Dr. Jorge Jardim Azevedo. Sem data.

Regressou definitivamente à ilha da Madeira em 1949. Entre 1950 e 1953 exerceu o cargo de Director do Auxílio Maternal. Em 1952 ocupou o cargo de Presidente do Club Sport Marítimo. No ano seguinte, foi o impulsionador da criação da Clínica Ortopédica Marítima “Sol-Ar-Saúde”, projecto do qual possuímos uma interessante documentação. 

Em Janeiro de 1954 tomou posse como Presidente Substituto da Junta Geral do Distrito Autónomo do Funchal, onde se manteve durante seis anos. 

Com o nome artístico "Melos", o Dr. João de Lemos Gomes produziu ao longo da sua vida uma quantidade assinalável de aguarelas da sua terra natal e dos locais que visitou, tendo-as exposto em diversas mostras. Entre as suas produções artísticas 

"Melos" a pintar. Sem data.

mais relevantes destacam-se os quadros a óleo da 

Via-Sacra da 

igreja do Porto da Cruz.

O médico e pintor madeirense faleceu no Funchal, a 27 de Novembro de 1996, aos 90 anos de idade.

A técnica Superior

Natércia Gouveia

Janeiro de 2010

Alfândega do Funchal

Título do Projecto: Inventariação, organização, selecção e incorporação da documentação acumulada da Alfândega do Funchal

Data de início: Fevereiro de 2010
Data prevista de conclusão: 2011

Equipa de trabalho: José Vieira (coordenador); Cristina Mendes, Paula Vasconcelos e Liliana Abreu

Local de intervenção: Alfândega do Funchal, Av. do Mar e Comunidades Madeirenses, n.º 26
9000-054 FUNCHAL

Alfândega do Funchal 

Arquivo da Alfândega do Funchal

A Alfândega do Funchal nasceu por determinação da Infanta D. Beatriz em 15 de Março de 1477, mãe de D. Manuel I, que pretendia recolher melhor os impostos na Ilha, isto porque, a indústria do açúcar já prosperava e o porto do Funchal tornava-se o centro obrigatório de passagem das rotas comerciais portuguesas.

Coube ao contador Luís Álvares de Atouguia o dever de criar e estabelecer os postos alfandegários, designados posteriormente de “Alfândega Velha”, situados numa das principais ruas da época, a Rua Direita. Em 1515, já se construía a “Alfândega Nova” implementada na actual Assembleia Legislativa Regional. Mas é no n.º 26 da Avenida do Mar e Comunidades Madeirenses, que está actualmente sediada a Alfândega do Funchal, a qual possui um arquivo rico em informação no âmbito da história da indústria do açúcar e do vinho na Madeira, como também a maior parte dos registos de todos os procedimentos alfandegários.

Saliente-se que a partir de 1801, os impostos sobre as mercadorias importadas e exportadas faziam com que os rendimentos da Alfândega do Funchal fossem um dos principais alicerces financeiros da Coroa portuguesa.

Com o objectivo de salvaguardar e disponibilizar de uma forma segura o acervo documental desta, foi assinado, a 30 de Março de 2010, o Acordo de Colaboração entre a Direcção Regional dos Assuntos Culturais / Arquivo Regional da Madeira e a Direcção Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo no âmbito do Projecto de Inventariação, organização, selecção e incorporação da documentação da Alfândega do Funchal sem uso frequente e de valor histórico-cultural.

O Arquivo Definitivo e Intermédio da Alfândega do Funchal ficam situados no 2.º e 3.º andar do edifício, e em modo geral, possui boas instalações para a conservação do seu acervo histórico. A documentação apresentava-se organizada, disposta em estantes numeradas e acompanhada de uma “relação de documentos entregues no arquivo”, todavia não implicando a fácil recuperação da informação. A conservação e a eliminação desta documentação rege-se pelo Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo – Portaria n.º 1185/2002 de 30 de Agosto.

Documentação por tratar

A equipa técnica do ARM iniciou o seu projecto descrevendo séries, tais como: Processos de Fábricas de Aguardente; Cadastro dos produtores de cana sacarina na Madeira; Escrituras e procurações das fábricas de destilação de aguardente e de firmas exportadoras de vinhos; Processos de contramarca de navios e aviões. E ao fim do mês de Novembro registava cerca de 4163 unidades de instalação (u.i.), cotadas e descritas, prontas a serem incorporadas no Arquivo Regional.

Relativamente ao elevado aglomerado de documentação existente, optou-se por realizar incorporações de uma forma faseada. Esta documentação irá juntar-se às 1793 u.i. incorporadas entre 1951 e 1975 e que se encontram sobre os cuidados do ARM.

Realce-se que, a primeira documentação a sair da Alfândega foi para o Arquivo Nacional da Torre do Tombo (ANTT), a actual Direcção-Geral de Arquivos. Foram incorporados 475 livros (1620-1834) ao abrigo da Portaria do Ministério do Reino de 9 de Junho de 1886.

Documentação tratada.

No dia 16 do referido mês, procedeu-se a uma nova incorporação, transferindo 1676 u.i., o equivalente a 284,92 ml, com datas extremas de 1908-1991. A próxima está prevista para meados de 2011. Contudo, toda a documentação incorporada só estará acessível ao público após cumprido todo o processo interno de higienização, expurgo, quarentena, arrumação em depósito e apresentação de Inventário.

Deste projecto resultará a realização de um Inventário final que o ARM disponibilizará logo que possível, proporcionando aos investigadores um instrumento de pesquisa importante para uma rápida e eficaz recuperação da informação.

A técnica Superior

Liliana Abreu

Dezembro de 2010

Apoio Técnico à Direcção Regional dos Assuntos Culturais

Título da intervenção: Apoio técnico à Direcção Regional dos Assuntos Culturais.

Objectivo da intervenção: Elaboração de proposta de Portaria de Gestão de Documentos e Plano de Classificação a implementar nos Museus/ DRAC.

Período previsto da intervenção: Janeiro a Novembro de 2010.

Equipa de trabalho
ARM: Luís Miguel Jardim, Zélia Dantas e Sandra Correia.
Serviços afectos ao Gabinete SREC: Eduardo Simões.

Apoio técnico à Direcção Regional dos Assuntos Culturais 

Conservação definitiva nos 

depósitos do Arquivo Regional.

Já foi publicada a portaria n.º 86/2010, de 17 de Novembro, que aprova o regulamento de avaliação, selecção e eliminação de documentos da Direcção Regional dos Assuntos Culturais (DRAC).
  

É o culminar de um processo de prestação de apoio técnico, no qual o Arquivo Regional da Madeira (ARM) tomou parte, quer como organismo acometido de dar resposta às solicitações feitas nesse sentido, disponibilizando técnicos para o efeito, quer como serviço abrangido pelo próprio processo de avaliação e selecção documental, uma vez que integra aquela Direcção Regional.

Eliminação selectiva de documentação.

Os trabalhos de recolha e análise de dados decorreram entre Janeiro e Outubro do presente ano e abrangeram os serviços sitos ao edifício sede da DRAC, bem como os serviços periféricos: Direcção de Serviços de Museus, Museus/ DRAC, ARM, Biblioteca Pública Regional e Centros Culturais. Os levantamentos de produção documental permitiram a identificação exaustiva das séries de documentos que são produzidos quotidianamente por aqueles serviços e a sua sistematização numa tabela de selecção, que integrará a portaria, onde se encontram estipulados os prazos de conservação nas fases activa e semi-activa e determinado o seu destino final: conservação definitiva (no arquivo definitivo público dos órgãos e serviços da administração pública regional, o ARM) ou a sua eliminação.

Como instrumento de gestão documental, o regulamento arquivístico da DRAC, permitirá reduzir o volume de documentos a conservar permanentemente, atendendo a imperativos de boas práticas e gestão administrativas, numa perspectiva de valorização do património arquivístico deste organismo.

A portaria foi aprovada por Despacho do Senhor Secretário Regional da Educação e Cultura e, com a sua publicação, a gestão de documentos na Secretaria Regional de Educação e Cultura, passa assim a estar efectivamente regulamentada em todos os serviços que integram a administração directa da Região Autónoma da Madeira (RAM), no âmbito da SREC, bem como na quase totalidade daqueles serviços de administração indirecta, que também são tutelados por esta Secretaria Regional.

O processo de prestação de apoio técnico decorre até final do mês de Novembro, uma vez constatada a necessidade de dotar os Museus/ DRAC de um Plano de Classificação que permita a uniformização de procedimentos, ao nível do registo, controlo e organização de processos nestes serviços.

Exemplo de Folha de Recolha de Dados - Manual de Arquivo e Portaria: Direcção Regional dos Assuntos Culturais

O Técnico Superior, 

Luís Miguel Jardim

Novembro de 2010

Sinaléticas e tiras de qualidade usadas na execução de um microfilme

Este projecto do Serviço de Preservação, Conservação e Restauro teve por objectivo recolher informação relativa às sinaléticas e tiras de qualidade utilizadas durante a microfilmagem, com o propósito de formar um conjunto padronizado destes elementos, transmitindo informação aos leitores da forma mais clara e concisa possível.Além de facilitar a leitura, este conjunto de instruções especiais, que representam normas internacionais, ajudam os técnicos durante a execução do microfilme.

Sinaléticas e tiras de qualidade usadas na execução de um microfilme.

LREC

Título do Projecto: Elaboração de um manual de arquivo e de uma portaria de gestão documental.

Objectivos: Levantamentos de todas as séries documentais relativas às funções de suporte (funções-meio) e decorrentes da prossecução das atribuições do Laboratório Regional de Engenharia Civil (funções-fim).

Equipa: Dr. João Nuno Freitas e Dr.ª Carmo Rei (Chefe de Divisão da Divisão de Documentação e Informação do LREC).

Dias por semana dedicados ao projecto: 1 dia por semana.

Data prevista de conclusão: Março de 2009.

Processo de prestação de apoio técnico ao Laboratório Regional de Engenharia Civil (LREC)

Em Fevereiro de 2007, o LREC formalizou ao ARM um pedido de apoio técnico para a elaboração de um manual de arquivo e de uma portaria de gestão documental.

Em Junho do mesmo ano foi formalizado o acordo de colaboração com o LREC. Deste resultou a designação de um técnico do ARM e outro do LREC para colaborar nos levantamentos documentais, a Dr.ª Carmo Rei, chefe de divisão da Divisão de Documentação e Informação Técnica.

A primeira etapa do nosso trabalho consistiu na identificação do circuito interno de documentação. Constatamos que o LREC possui um sistema de arquivo centralizado na secção de expediente e arquivo. Toda a documentação produzida e recebida é registada neste serviço onde lhe é aposto um carimbo de entrado ou de saída havendo sempre uma cópia de toda a documentação neste serviço.

Após esta etapa procedemos à análise do Decreto Regulamentar n.º 12 / 2004 / M, de 26 de Abril, que aprovou a nova orgânica do LREC consagrando os seguintes serviços:

1. Departamento de Estruturas, Materiais de Construção e Vias de Comunicação.

2. Departamento de Geotecnia.

3. Departamento de Hidráulica e Tecnologias Energéticas.

4. Centro de Metrologia.

Como serviços de apoio:

Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros.

Centro da Qualidade.

Assim, demos início à fase dos levantamentos das séries documentais iniciando este processo pela Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros (DSAF), seguindo-se as restantes direcções de serviços contempladas na orgânica do LREC.

Em Fevereiro deste ano concluímos os levantamentos documentais e encontramo-nos a coligir 272 folhas de recolha de dados em séries documentais visando a elaboração do plano de classificação e da portaria de gestão documental.

O Técnico Superior,

João Nuno Freitas

Março de 2009

1ª Repartição de Finanças do Funchal

Título do Projecto: Inventariação de documentação acumulada da 1ª Repartição de Finanças do Funchal.

Objectivos: Levantamento de toda a documentação acumulada anterior a 1975, com o intuito de incorporar no Arquivo Regional da Madeira.

Equipa: Dra. Cristina Mendes e Técnica Profissional Paula Vasconcelos.

Dias por semana dedicados ao projecto: 2 dias por semana.

Data de início: Novembro de 2006.

Data da 1.ª transferência: 16 de Junho de 2008.

Data prevista da 2.ª incorporação: Julho de 2009 (Anos: 1860 – 1950).

Data prevista de conclusão: Dezembro de 2010.

Inventariação de documentação acumulada da 1ª Repartição de Finanças

No âmbito do trabalho que vem sendo realizado pelo Serviço de Arquivos Administrativos do Arquivo Regional da Madeira (ARM), a inventariação de documentação acumulada da 1.ª Repartição de Finanças do Funchal, sob tutela da Direcção Regional dos Assuntos Fiscais (DRAF), é um projecto de intervenção arquivística levado a cabo pelos técnicos do ARM.

Desenvolveram-se dois tipos de intervenção:

1) inventariação de documentação acumulada;

2) descrição e informatização dos processos do Imposto sobre Sucessões e Doações.

Relativamente à informatização de documentação acumulada o processo, iniciado em Fevereiro de 2007, concluiu-se em 2008, tendo registado uma transferência para o ARM, a 16 de Junho de 2008, de um total de 382 unidades de instalação, datadas entre 1938 e 1989. Salientam-se as séries que se seguem: correspondência, imposto sobre doações e sucessões do concelho do Funchal, matriz predial, avaliação predial, contribuições e impostos, operações de tesouraria, entre outros, afectos à 1.ª Repartição de Finanças do Funchal, Tesouraria da Fazenda Pública, Secção de Finanças do Funchal, Direcção de Finanças do Funchal, Direcção Geral da Fazenda Pública/ Direcção Geral do Tesouro, entre outras. 

Quanto ao segundo tipo de intervenção, - processos do Imposto sobre Sucessões e Doações - foram já inseridos em base de dados 9777 registos, que abrangem os anos de 1860 a 1939, pretendendo o projecto alcançar o ano de 1975.

Para melhor compreender, refira-se que estes processos respeitam ao imposto cobrado pelo Estado aos herdeiros legítimos após a morte ou doação dos seus cônjuges, ascendentes ou descendentes. 

Note-se que, no decurso da descrição, tivemos de nos socorrer dos livros sobre as sucessões e doações para facilitar a pesquisa dos dados dos processos.

No final do 1.º semestre de 2009, proceder-se-á à incorporação no ARM destes processos já descritos em base de dados.

A Técnica Superior,

Ana Cristina Mendes

Dezembro de 2008

Informações úteis sobre os Insectos Bibliófagos

O serviço de Preservação Conservação e Restauro do Arquivo Regional da Madeira elaborou um cartaz com o objectivo de permitir aos interessados identificar os insectos bibliófagos que mais deterioram os documentos e os danos por eles provocados.
Incluem-se informações sobre ciclo de vida, alimentação, vestígios da presença destes insectos e condições ambientais à sua propagação.


Cartaz "Os Insector e Depois???"

 Imagem em tamanho grande 

Trabalho elaborado por:

Dra. Cláudia Gomes
Dalila Góis

Agradecimento: Rentokil

Re-inventariação dos Registos Paroquiais

Título do Projecto: Re-inventariação dos registos paroquiais.

Objectivos: Re-inventariação e descrição dos livros de baptismos e óbitos.Facultar ao utilizador, através do CALM, um acesso eficaz à informação. Disponibilizar ao investigador um instrumento de descrição.

Instrumento a produzir: Catálogo.

Equipa: Dra. Elsa Andrade

Dias por semana dedicados ao projecto: 2 a 3 dias/semana.

Data de início: Novembro de 2003.

Data prevista de conclusão: Maio de 2008.

Os fundos paroquiais, que abarcam toda a documentação produzida pelas paróquias, são, predominantemente, constituídos pelos assentos de casamentos, baptismos e de óbitos. Nestes livros encontramos uma diversidade de registos que vão para além da sua função específica, nomeadamente róis de crismados ou confirmados, capítulos de visitações, testamentos, inventários dos bens da igreja, receita e despesa e outros assuntos de interesse local. É, pois, de entender, que os registos paroquiais constituem um núcleo fundamental para a investigação, possibilitando a realização de trabalhos genealógicos, monográficos, demográficos e sociológicos.

As igrejas ficaram obrigadas a lavrar os registos de baptismo e casamento por decisão da 24.ª sessão do Concílio de Trento de 11 de Novembro de 1563, sendo essa obrigatoriedade alargada aos registos de óbitos em 1614 pelo Papa Paulo V. No entanto, o registo dos assentos paroquiais já havia sido estabelecido na Madeira em 1538 pelo arcebispo do Funchal, D. Martinho de Portugal.

Por se tratar de um fundo documental muito solicitado pelos seus leitores/utilizadores, o ARM iniciou há uns anos um trabalho que consiste na descrição dos registos paroquiais. Numa primeira fase, foram descritos os livros de registo de casamentos, cujos índices foram já editados, e há quatro anos deu-se início aos trabalhos de re-identificação e descrição dos livros de baptismos e óbitos. Até ao momento estão descritas, no programa informático CALM, todos os livros de praticamente todas as paróquias da região, exceptuando a do Caniço (em curso), Gaula e Santa Cruz. 

De entre a panóplia de assuntos que os livros de registo paroquiais contemplam encontramos notícias de epidemias como a varíola e a cólera que dizimaram a população, naufrágios de embarcações e acidentes e fatalidades mortais. Os livros de registos paroquiais documentam também o poder que a igreja exercia sobre os crentes ao nível do estabelecimento de preceitos e formas de orientação da sua conduta e do seu comportamento moral. Fomentavam-se termos de admoestação canónica “para bem viver”[i], e definiam-se directrizes para a realização do matrimónio e as penitências a aplicar em caso de ter sido cometido o “pecado da carne”. As penitências poderiam reverter directamente em benefício do serviço da igreja (varrer a igreja, limpar as galhetas, e castiçais, deitar água nas pias, tocar os sinos), ou implicam uma vigilância especial sobre os infractores (estabelecia que enquanto “não se efectuar o matrimónio se separem, e mais não comuniquem um com o outro, nem sejam vistos sós no campo, ou em lugar suspeito”).[ii]

Nos livros de óbitos, são frequentes os registos de testamentos, da receita e despesa das igrejas e de assuntos relativos ao sepultamento dos paroquianos, por exemplo na paróquia de Água de Pena, livro 827, encontramos um regulamento do preçário das esmolas a oferecer ao pároco por ocasião de casamentos e óbitos[iii], e na paróquia do Seixal, livro 1140, podemos constatar a prática de empréstimos a juro de dinheiro deixado em testamento para a celebração de missas[iv]. 

Em 1836 é construído o primeiro cemitério na região – em São Roque, no Funchal. Anteriormente a esta data, os enterramentos eram feitos exclusivamente dentro das igrejas ou ao seu redor, o que gerava a preocupação com toda uma diversidade de assuntos relacionados com a prática dos sepultamentos por exemplo, na paróquia da Camacha, e perante a recusa dos paroquianos de que se realizassem enterramentos de cadáveres fora da Capela, o Bispo Dom Afonso da Costa Brandão, do Funchal, afirmava que se “a repugnância dessas pessoas for tal, que lhe faça grande desconsolação e não poder segura-las em tal caso lhe dou a licença para se enterrarem na Capela Mor em covas muito profundas e com cal e vinagre sobre os corpos na mesma sepultura para evitar perigo de mau cheiro na igreja”[v]. 

Em suma, apesar da natureza repetitiva e sistemática dos registos de baptismos, casamentos e óbitos, os livros de registos paroquiais, laboriosamente lavrados pelos párocos das diversas paróquias da Madeira ao longo dos séculos, constituem, sem dúvida, um valioso recurso de investigação e pesquisa que abarca uma considerável multiplicidade de aspectos da história, da cultura e do quotidiano madeirenses. É, precisamente, pretensão do ARM potenciar esses recursos de investigação e conhecimento através dos instrumentos de pesquisa dos fundos paroquiais que têm vindo a ser desenvolvidos ao longo dos últimos anos. 

Dra. Elsa Andrade

[i] ARM, PRQ, PSCR02, liv. 942, f. 2-16

[ii] ARM, PRQ, PPMZ01, liv. 932, f. 3-6

[iii] ARM, PRQ, PMCH01, liv. 827, f. 235 v.º-236

[iv] ARM, PRQ, PPMZ04, liv. 1140, f. 69 v.º-70

[v] ARM, PRQ, PSCR02, liv. 947, f. 128 v.º-130

Direcção Regional dos Assuntos Europeus e Cooperação Externa

Título do Projecto: Inventariação de Documentação Acumulada e Elaboração de Portaria de Gestão de Documentos.

Objectivo: Avaliação e selecção da documentação acumulada pela Direcção Regional dos Assuntos Europeus e Cooperação Externa e elaboração de proposta de portaria de gestão de documentos.

Equipa técnica: Luís Miguel Jardim (coordenador/colaborador); Ana Cristina Mendes (colaborador); Paula Gonçalves (colaborador).

Período de Intervenção: Fevereiro a Novembro de 2010 (2 dias/ semana)

Inventariação de Documentação Acumulada e Elaboração de Portaria de Gestão de Documentos da Direcção Regional dos Assuntos Europeus e Cooperação Externa 

Num dos périplos documentais que o Arquivo Regional da Madeira está a efectuar pelos diversos arquivos da administração pública da Região Autónoma da Madeira (RAM), com o intuito de salvaguardar, valorizar e entesourar patrimónios documentais que perpetuam a memória colectiva da RAM, a Direcção Regional dos Assuntos Europeus e da Cooperação Externa (DRAECE) é um desses destinos arquivísticos alvo de intervenção por parte dos técnicos do ARM. A mesma teve início no transacto mês de Fevereiro e prevê-se a sua conclusão para próximo o mês de Novembro. Todo este trabalho consiste, numa primeira fase, em efectuar a re-inventariação e avaliação da documentação previamente identificada, o inventário e acondicionamento da documentação a incorporar pelo ARM e numa segunda fase, em realizar os levantamentos documentais para efeitos de elaboração de proposta de Portaria de Gestão de Documentos.

A DRAECE, criada em 1986, no âmbito da orgânica da então Secretaria Regional do Plano[1], encontra-se hoje sob a alçada da Vice-presidência do Governo Regional[2] e integra entre as suas atribuições os domínios relacionados com os assuntos europeus. Aquando da sua criação, o património arquivístico com valor informativo e probatório pertencente a organismos já extintos como a CREIE[3]; CRIE[4] e CRACE,[5] passaram a fazer parte integrante do acervo documental da DRAECE.

Deste modo, compreende-se a existência de duas unidades documentais fundamentais no arquivo da DRAECE, sendo a primeira relativa às negociações de adesão de Portugal à CEE, concluídas em meados de 1985, e a segunda produzida e recebida após 01-01-1986, data da adesão de Portugal à CEE. Iremos, aqui, nos debruçar sobre a documentação produzida pelas instituições extintas, já que estas são os testemunhos dos trâmites negociais da integração de Portugal na Europa Comunitária, nomeadamente das particularidades específicas da Região Autónoma da Madeira nessa mesma integração.

Ao percorrer o acervo em questão, deparamo-nos com um volume documental de 318 u.i, nomeadamente dossiers, que abrangem o período cronológico de 1959 a 1993 e que acondicionam algumas séries documentais, tais como, correspondência recebida e expedida, inventários e dossiers temáticos de legislação, directivas e actos das Comunidades Europeias, declarações e posições da Delegação Portuguesa e das Comunidades Europeias e questionários e inquéritos no âmbito da pré-adesão à CEE. 

Neste momento, estamos na fase final da elaboração do instrumento descritivo (inventário), no mês de Setembro daremos início ao processo de incorporação da documentação nas nossas instalações. Como planeado, no mês de Agosto, iniciaram – se os levantamentos documentais existentes na DRAECE, com o intuito de executar um regulamento de gestão documental que permita a determinação de prazos de conservação, de eliminação de documentos sem valor arquivístico e de conservação daqueles com interesse histórico, cultural e administrativo. Sistema de gestão este que irá ajudar os diversos serviços da instituição em questão a gerir a documentação produzida pela mesma.

[1] Decreto Regulamentar Regional nº87867M, de 29/04

[2] Decreto Regulamentar Regional, nº24/2005/M, de 17/06, publicado no DR nº 115, I Série B.

[3] Comissão Regional de Estudos para a Integração Europeia. Criada em 1978, pelo Decreto Regional nº 13/78/M, de 10.3.

[4] Comissão Regional para a Integração Europeia. Criada em 1981, pelo Decreto Regional nº 6/81/M, de 20.4. Esta ditou a extinção da CREIE.

[5] Comissão Regional para os Assuntos das Comunidades Europeias. Criada em 1986, pela Resolução do Conselho de Governo nº273/86, de 13.03.

Câmara Municipal de São Vicente

Título do Projecto: Inventariação, avaliação e selecção de documentação acumulada da Câmara Municipal de São Vicente.

Objectivo: Organizar, descrever, inventariar e avaliar a documentação acumulada e proceder à incorporação da de valor histórico-cultural no Arquivo Regional da Madeira.

Equipa do ARM afecta à intervenção: João Nuno Freitas, Paula Silva e Cecília Fernandes.

Data de início: Agosto de 2009.

Data prevista de conclusão: Dezembro de 2010.

Inventariação da documentação acumulada da

Câmara Municipal de São Vicente

Projecto dos Paços do Concelho

O Arquivo Regional da Madeira, no uso da sua competência orgânica, tem vindo a prestar, nos últimos anos, apoio técnico a diferentes entidades regionais da Administração Pública e Local, como aconteceu com a Câmara Municipal de São Vicente, tendo, para o efeito, celebrado entre si, em Julho de 2009, um Acordo de Colaboração com o objectivo de proceder à avaliação e selecção da documentação acumulada neste município.

A descrição do núcleo documental da Câmara de São Vicente realiza-se em duas fases, a 1ª incidindo na documentação municipal, já a 2ª recairá na documentação da Repartição de Finanças de São Vicente, à custódia desta Câmara.

Livro de Actas. 1888 a 1890.

Em Agosto de 2009, iniciou-se a actividade com a prévia reorganização da documentação, sendo reconstituídas as séries originais, e procedendo-se à separação das respeitantes à Administração do Concelho de São Vicente das da Câmara Municipal. Seguiu-se a cotação provisória, descrição e o seu acondicionamento.

Neste início do mês de Julho, cumpre-se com a etapa descritiva, prosseguindo-se, então, na sistematização das séries documentais, classificação e inventário provisório. Sequencialmente, sucederão a avaliação, proposta de eliminação, cotação definitiva, reacondicionamento, 

incorporação da documentação no ARM e, por último, 

o inventário final.

Livros de Actas e outros

Após a conclusão dos procedimentos antes relatados, dar-se-á continuidade ao projecto, com a documentação da Repartição de Finanças do Concelho de São Vicente.

No conjunto da documentação avaliada, sobressaem os livros de Actas das Sessões da Câmara Municipal de S.Vicente, desde 1888 até à década de noventa, e ainda outros documentos de interesse histórico: livros de registo de editais, de manifestos, de inventários de bens móveis e imóveis, de autos de notícia, de processos judiciais, de autos de arrematação. Salientam-se também os projectos e processos de obras públicas. Neste particular, regista-se a interessante curiosidade de existirem 4 projectos para a edificação dos Paços do Concelho, 1 com a data de 1896 e outro de 1939, os restantes não referenciam datas, enquanto a realidade desta aspiração somente foi coroada em Janeiro de 1986.

Releva-se ainda, no fundo da Administração do Concelho, os livros de registo das sentenças do Juízo de Paz de São Vicente, no início do século XX e os de testamentos de 1876 a 1932.

Estamos em crer que a diversidade e riqueza da documentação trabalhada representará um forte contributo ao conhecimento da sociedade vicentina nas diferentes matrizes: administrativa, organizacional, social, económica e até cultural.

Completada a intervenção, passará a estar disponível e acessível a todos os interessados, especialistas ou não, uma panóplia de documentos que representará indubitavelmente, um suporte para o estudo e interpretação do percurso de vida do Concelho de São Vicente, balizada no termo do século XIX à década de 90 do século XX.

A Técnica Superior,

Paula Silva

Julho de 2010

Catalogação de processos do Juízo do Resíduo Eclesiástico (JRE) e do Juízo dos Resíduos e Provedoria das Capelas (JRC)

Projecto: catalogação dos processos de tomada de contas de testamentos do Juízo do Resíduo Eclesiástico (JRE) e do Juízo dos Resíduos e Provedoria das Capelas (JRC)

Objectivo: realização de um instrumento descritivo em formato papel e disponibilização em base de dados das descrições ao nível do processo

Incorporação: meados da década de 50 do século XX

Datas extremas: [séc. XV - c. 1834]

Dimensão do fundo: 305 unidades de instalação (288 caixas e 17 livros).

Total de documentação descrita: 5.545 processos (reunidos em 153 caixas)

Equipa: Fátima Barros (direcção), José Vieira Gomes (coordenação) e Elsa Gonçalves (descrição)

Prazo de intervenção previsto: 2000 – 2016

Catalogação dos processos de tomada de contas de testamentos do Juízo do Resíduo Eclesiástico (JRE) e do Juízo dos Resíduos e Provedoria das Capelas (JRC)

Tomada de conta do testamento de

 Manuel Ferreira da freguesia da 

Ponta de Sol (1829). ARM, JRE, cx. 154, n.º 24.

O Juízo do Resíduo Eclesiástico e o Juízo dos Resíduos e Provedoria das Capelas eram instituições judiciais com origem medieval, tendo as mesmas sido extintas com o Liberalismo.

A sua presença no arquipélago madeirense remonta ao primeiro século de povoamento. D. João II, por provisão de 19 de Maio de 1486, fez mercê a João do Porto, escudeiro do Duque de Beja, do ofício de juiz dos resíduos e provedor de capelas, hospitais, albergarias, gafarias e órfãos da ilha da Madeira (ARM, CMFUN, RG, T. 1.º, f. 24 v.º). Nos primórdios – como se vê – as funções fiscalizadoras de cariz assistencial foram acumuladas num único tipo de organismo.

Com o tempo, foram criadas entidades especializadas para judicialmente entender em cada tipo de assistência. 

A separação física dos processos pertencentes ao juízo do resíduo eclesiástico dos que constituem o juízo dos resíduos e provedoria das capelas só será feita após o estudo institucional que futuramente se realizará aos referidos organismos.

Ao juízo dos resíduos e provedoria das capelas competia fiscalizar o cumprimento dos testamentos e legados pios. Estava incumbido de pedir conta aos testamenteiros e administradores de capelas dos encargos que por testamento ficaram obrigados honrar. Foi no cumprimento destas funções que foram produzidos os processos de tomada de contas de testamentos. Processos estes constituídos sobretudo por testamentos e quitações comprovativas do cumprimento do testamenteiro das obrigações testamentárias a que se achava obrigado.

Pelo facto de o juiz do resíduo eclesiástico e o provedor das capelas mexerem com questões patrimoniais fez com que não raras vezes se verificassem crispações entre as autoridades civis e eclesiásticas.

Estamos em crer que os juízos do resíduo eclesiástico e provedoria das capelas – a par dos juízos orfanológicos (com os inventários obrigatórios) – são os fundos que mais detêm testamentos anteriores ao Liberalismo. É relevante a importância deste género documental para a investigação histórica, visto que os testamentos, entre outra documentação afim, são uma importante fonte de estudo em muitas vertentes. Nomeadamente para a história económica e social, história da família e da demografia histórica (exemplo: colmatam lacunas dos registos paroquiais). Veiculam a compreensão do que era a visão da morte e do além no Antigo Regime, a doutrina, a religiosidade, crenças, devoções, tudo graças ao estudo dos autos testamentários. 

Através destes processos podemos reconstituir a ascendência e descendência do testador. Identificar os seus elementos familiares presentes ou ausentes do agregado doméstico. Ou, por exemplo, se o falecido possuía escravos ou não e quais as tarefas que os últimos desempenhavam. A documentação permite a reconstituição dos agregados domésticos, os ciclos familiares de apoio, possibilitando ainda estudos genealógicos e no âmbito da mobilidade e da emigração. Os testamentos permitem estudar quais os sentimentos e relações familiares que nortearam a última vontade do testador (por exemplo: escolha do testamenteiro, a preocupação em proporcionar conforto material aos seus entes familiares mais próximos, a atenção conferida aos celibatários que toda a vida dependeram financeiramente, a confiança ou desconfiança que o testador nutria por alguns em detrimento de outros). 

As disposições testamentárias revelam os bens materiais legados, com a nomeação do testamenteiro, herdeiros e respectiva herança. Possibilitam identificar a natureza e valor das legítimas, da “terça” do testador (a terça parte do património que por direito cabia ao testador que podia empregá-la como bem lhe aprouvesse, nomeadamente afectando-a a encargos pios por sua alma, ou legando parte dessa “terça” a quem entendesse). Os bens do testamento traduzem a disponibilidade financeira dos agregados domésticos. Além de referências ao património imóvel (nomeadamente o vinculado: morgadios e capelas), há toda uma série de bens móveis de grande interesse: desde logo o dinheiro, foros, títulos de propriedades, vestuário, jóias, utensilagem variada (doméstica, laboral, lúdica, etc…), armas, peças de arte, ou mobiliário. Bens que permitem aferir a composição e a avaliação das fortunas dos grupos sociais e, quiçá, quais as suas ligações com as esferas do poder.

José Vieira Gomes

Junho de 2010

QUADRO I
Exemplo de um processo de tomada de contas de testamento lançado na base de dados CALM.
Descrito por Elsa Gonçalves em 12.05.2010. Verificado por José Vieira Gomes em 17.05.2010.

Código de referência	PT-ARM-JRE/151-44
Titulo	Autos de contas do testamento de Teresa de Jesus, viúva de António Francisco Lucas
Data	1804
Nível de descrição	Documento Composto
Dimensão e suporte	1 cap.: 11 f. ms. num. e rub.
Âmbito e conteúdo	Testamento: datado de 1802-09-03. Testamenteiro: José Gonçalves Teixeira. Data de óbito: 1802-09-21. Morada / Freguesia: morador na Lombada dos Esmeraldos, Ponta do Sol. Pais: Francisco de Sousa e Filipa da Silva. Propriedades: deixa à sobrinha Maria, filha do mestre Joaquim de França e de Maria de Sousa, 50.750, em benfeitorias que possui sobre térreo do morgado Agostinho José de Ornelas. Móveis: uma caixa e uma cama que deixa à dita sobrinha. Roupas de casa: à mesma sobrinha, deixa, quatro lençóis de pano de linho, dois de estopa, duas toalhas de prego, uma com renda, outra sem. Cota original: mç. 151, n.º 12908.

Escola Secundária Jaime Moniz

Título do Projecto: Inventariação, avaliação e selecção de documentação acumulada do Liceu de Jaime Moniz.

Objectivo: Organizar, descrever, inventariar e avaliar a documentação acumulada de interesse probatório e informativo e proceder à sua incorporação no Arquivo Regional da Madeira.

Equipa do ARM afecta à intervenção: Nuno Mota, Paula Gonçalves e Zélia Dantas.

Período/ intervenção: Junho de 2009 a Junho de 2010.

Inventariação de documentação acumulada

da Escola Secundária Jaime Moniz

O Liceu de Jaime Moniz (LJM), instalado no Funchal em 1837, um ano após a aprovação do plano de criação dos liceus nacionais por decreto-lei de 17 de Novembro de 1836 de Passos Manuel, foi um dos primeiros liceus a funcionar em Portugal.

Tendo sido uma instituição com implementação notável na comunidade madeirense, quer a nível social quer a nível cultural, não é de admirar que a documentação produzida e acumulada pelo LJM possua interesse histórico e probatório, factores determinantes para a sua salvaguarda e promoção.

Numa primeira intervenção do Arquivo Regional da Madeira (ARM) junto do arquivo histórico do LJM foi possível constatar que em termos globais o núcleo documental apresentava uma apreciável quantidade de unidades de instalação (1664 depois da contabilizadas) que remontavam ao século XIX e mesmo ao período inicial deste estabelecimento escolar.

O projecto de inventariação, avaliação e selecção da documentação do LJM, que se iniciou em Junho de 2009, desdobrou-se até ao presente momento nas seguintes fases: estudo do contexto de produção documental; identificação da documentação em estanteria; levantamento documental através de folhas de recolha de dados; sistematização de séries documentais; elaboração de uma tabela de selecção; proposta de eliminação de séries; elaboração de instrumentos descritivos.

Realizados os trabalhos de análise e classificação documental foi possível delimitar uma estrutura para o fundo, fundamentalmente constituída pelas seguintes componentes: (1) Órgãos de gestão; (2)Secretaria — secção com maior volume documental onde se condensam séries relativas às principais funções-meio da instituição, com destaque para o expediente, recursos humanos, financeiros e patrimoniais e para o processamento administrativo da inscrição, assiduidade e desempenho escolar dos alunos; (3) Área pedagógica — secção onde se concentram séries relativas à actividade lectiva, recursos pedagógicos e actividades desportivas/recreativas; (4) Serviços Sociais; (5) Estruturas associativas e culturais; (6) Estruturas externas delegadas no Liceu/Outras estruturas — secção em que têm representação volumes documentais produzidos por instituições como o Conselho Provincial da Instrução Pública, a Comissão de Estudos do Funchal ou a Delegação Distrital do Funchal da Mocidade Portuguesa. O fundo compreende ainda um pequeno núcleo documental afecto àEscola do Magistério Primário com datas compreendidas entre os anos de 1941 e 1972.

No que diz respeito ao respectivo valor informativo e volume documental são de destacar séries como: actas do Conselho do Liceu e do Conselho Escolar Geral; actas do Conselho Administrativo; correspondência recebida e expedida; documentos de despesa; termos de matrícula; pautas de exames; processos individuais de alunos, entre outras.

Prevê-se que até ao final de Junho de 2010 o núcleo documental do LJM, com datas compreendidas entre 1837 e 1993, esteja devidamente cotado e acondicionado de modo a se proceder à sua transferência e incorporação no ARM.

Paula Gonçalves

Maio de 2010

Direcção Regional de Estatística

Título do Projecto: Apoio técnico à Direcção Regional de Estatística.

Equipa afecta à intervenção: uma técnica do ARM e funcionárias do serviço

Período/ intervenção: Maio de 2009 (início).

Apoio técnico à Direcção Regional de Estatística

O projecto de apoio técnico à Direcção Regional de Estatística teve início em Maio de 2009, com o propósito de efectuar uma intervenção integrada de arquivo, contemplando a inventariação de documentação acumulada, um manual de arquivo e uma portaria de gestão documental.

A iniciativa de contactar o ARM partiu dos próprios serviços e os funcionários mostraram vontade de participar neste projecto. Nestes termos e com a garantia da sua participação sob a nossa orientação técnica, o acordo de colaboração foi assinado.

Foram dadas instruções de preenchimento de folhas de recolha de dados e iniciaram-se os levantamentos documentais, consoante a disponibilidade dos funcionários.

A par da descrição dos documentos de arquivo, foram feitos levantamentos de publicações com baixo índice de consulta pelos utilizadores, de que resultaram duas eliminações: a primeira em 23 de Julho de 2009 (2680 kg) e a segunda a 3 de Março do corrente (1270 kg).

A princípio, apesar da vontade de mudança, houve um certo cepticismo em relação à alteração de certas rotinas de trabalho e de procedimentos.

Foi dada uma explicação aos técnicos da produção e divulgação estatísticas, de forma a sensibilizá-los para o trabalho desenvolvido. Apelou-se ao cumprimento de normas de arquivo, como o preenchimento das unidades de arquivo com a informação básica normalizada e cumprimento dos procedimentos de transferência e do registo da documentação em arquivo.

Neste momento, depois das eliminações, continua-se a trabalhar para a melhoria do serviço de arquivo. Estamos a inventariar a documentação acumulada e prevê-se a elaboração de uma portaria de gestão de documentos.

Quanto à classificação, como o INE usa a Classificação Geral de Actividades propôs-se a adaptação do mesmo documento para uniformizar as linguagens, simplificar a classificação de documentos para a sua recuperação rápida e mais eficaz.

Ana Men

Maio 2010

Trabalhos em Curso: Escola Secundária Francisco Franco

Título do Projecto: Escola Secundária Francisco Franco.

Objectivo: Inventariação de documentação acumulada da Escola Secundária Francisco Franco

Equipa do ARM afecta à intervenção: Elsa Andrade (Colaborador) e Ana Max Men (colaborador/coordenador).

Período/ intervenção: Julho de 2009 a Junho de 2010 (2 dias/ semana).

Inventariação de documentação acumulada da Escola Francisco Franco 

Painel de entrada na escola

O apoio técnico prestado pelo Arquivo Regional da Madeira (ARM) à Escola Secundária Francisco Franco (ESFF), iniciou-se em Julho de 2009, por iniciativa do ARM e formalizado num acordo de colaboração em 17.07.2009, entre as duas instituições.

Aquando da primeira intervenção do ARM junto do presente acervo documental, foi possível constatar, em termos da respectiva organização, duas situações claramente distintas: as séries documentais com maior movimentação e consulta que se continuaram a acumular até a actualidade (como os processos de alunos ou os copiadores de correspondência expedida) as quais se encontravam efectivamente organizadas, dispostas cronologicamente e, em parte já numeradas ou até mesmo classificadas; quanto à restante documentação, menos utilizada pelos respectivos serviços, verificou-se que se encontrava fisicamente dispersa ou agregada em função de um critério temático ou cronológico pouco evidente (como os pontos de exame e livros do ponto). Contudo, e apesar de tal dispersão, foi possível recuperar a ordem original do fundo documental, uma vez que, grosso modo, a mesma manteve a sua integridade, não se verificando situações de desmembramento de processos, nem sendo significativa a ocorrência de unidades documentais em condição avulsa.

A documentação a ser tratada encontrava-se em diferentes espaços físicos – no sótão e no arquivo da secretaria – sem condições de consulta. A documentação presente no sótão da escola já tinha sido objecto de intervenção por parte de uma técnica profissional, que procedeu a levantamentos documentais de uma parte da mesma. Procedeu-se, a partir dos levantamentos já efectuados, bem como os realizados pelas técnicas do ARM no arquivo da secretaria, à organização do fundo. Esta organização obedeceu a um critério funcional, constituindo-se secções que enquadraram as principais “funções-meio” (“Expediente”, “Organização, Planeamento e controlo”, “Recursos Humanos” e “Recursos Financeiros e Patrimoniais”) e os principais domínios de actividade escolar na óptica das suas atribuições e competências (as chamadas “funções-fim”), repartidas na secção “Alunos”.

Vista aérea da Escola Secundária Francisco Franco.

O núcleo documental será objecto de uma eliminação de 947 unidades de instalação (u.i.), designadamente pastas, caixas e livros, sem valor informativo ou histórico, de um total de 3613 u.i. tratadas. Posteriormente, far-se-á o reacondicionamento e recotagem das unidades a serem incorporadas em Maio de 2010, no ARM. A documentação objecto de incorporação pelo ARM resulta da tramitação da mesma da Escola de Desenho Industrial Josefa de Óbidos até à Escola Secundária Francisco Franco. De referir, no entanto, que a designação de Escola de Desenho Industrial Josefa de Óbidos não foi encontrada na documentação tratada, apesar de englobar o período que a escola foi criada. Após a publicação do decreto 38.277 de 21 de Maio de 1951, as designações Escola Industrial e Comercial Dr. António Augusto de Aguiar e Escola Industrial e Comercial do Funchal coexistem, pontualmente na documentação até 1954 na série “Registo de matrículas de disciplinas ou cursos professados”. Em 1979, o governo da república determina que as designações das escolas secundárias das ilhas sejam atribuídas pelos respectivos governos regionais. Em plenário de 11 de Janeiro de 1979, o Governo Regional da Região Autónoma da Madeira (RAM) determina “Que as escolas secundárias passassem a ter a designação que representam em homenagem a um vulto madeirense…”1, medida na qual resulta o nome de Escola Secundária Francisco Franco.

www.madeira-edu.pt/estabensino/esff/est_org/cons_esc.htm

Elsa Andrade 

Abril 2010 

Apoio técnico ao Serviço Regional de Protecção Civil, IP-RAM.

Título do Projecto: apoio técnico ao Serviço Regional de Protecção Civil, IP-RAM.

Objectivo: elaboração de instrumentos técnicos e normativos que contribuam de forma eficaz para uma melhor gestão dos documentos produzidos e recebidos: inventários de documentação, portaria de gestão de documentos e manual de arquivo/ plano de classificação documental.

Colaborador do ARM afecto à intervenção: Luís Miguel Jardim (colaborador/ coordenador).

Período/ intervenção: Fevereiro de 2009 a Abril de 2010 (2 dias/ semana).

Apoio técnico ao Serviço Regional

de Protecção Civil, IP-RAM

Documentação antes de ser inventariada.

O apoio técnico prestado pelo Arquivo Regional da Madeira (ARM) ao Serviço Regional de Protecção Civil, IP-RAM (SRPC, IP-RAM), formalizado através de acordo de colaboração datado de 06 de Fevereiro de 2009, inicia-se mesmo antes do protocolo acordado, com uma visita de diagnóstico àquele Serviço em 12 de Janeiro do mesmo ano. Do relatório produzido na sequência dessa visita, destacamos três constatações.

Primeira. A inexistência de documentação anterior a 1975, especificamente, documentação de algum Serviço da extinta Junta Geral do Distrito Autónomo do Funchal, a cuja identificação e recolha – primordial – o ARM tem procedido, nos Serviços dos Órgãos do Governo Regional onde se encontra a prestar apoio técnico. O Serviço Regional de Protecção Civil da Madeira foi criado a 17 de Fevereiro de 1982, na directa dependência da Presidência do Governo Regional e a sua criação corresponde à identificação de uma área de intervenção anteriormente não tutelada, pelo que não “herdou” alguma documentação do Organismo extinto.

Segunda. A inexistência de instrumentos adequados de gestão documental, e os que existem não são eficazmente utilizados (por exemplo, os classificadores sectoriais de alguns dos Serviços do SRPC, IP-RAM);

Terceira. A urgência em disponibilizar o espaço, já exíguo, onde funcionava o arquivo intermédio do SRPC, IP-RAM, para lá instalar o Gabinete do Coordenador do Serviço de Emergência Médica Regional (SEMER), estrutura que integra a orgânica daquele Serviço. 

Como é óbvio, as intervenções propostas pelo ARM foram direccionadas para a segunda e terceira constatações. Desde logo transferiu-se a documentação do arquivo intermédio para um espaço no mesmo edifício, onde anteriormente estava instalada a Escola de Hotelaria da RAM, libertando-se esse espaço para que imediatamente se procedessem aos trabalhos de remodelação e instalação do Gabinete do Coordenador do SEMER. Essa documentação foi inventariada em duas fases e modos distintos, uma vez que desde logo foram identificados dois núcleos documentais de natureza diferente: um, de publicações, constituído por uma vasta colecção de legislação – Jornais Oficiais da RAM (JORAM) e Diários da República (DR), I e II séries; outro, constituído por documentos de arquivo dos diversos Serviços do SRPC, IP-RAM, em fase de tramitação semi-activa.

Numa primeira fase a inventariação e avaliação da documentação decorreu de forma célere, pela natureza tipológica e de conteúdo dos documentos em causa (JORAM,s e DR.s), procedendo-se à eliminação formalmente sustentada, em 20 de Fevereiro de 2009, de 624 unidades de instalação (maços e livros) e incorporação no ARM, em 20 de Março de 2009, de outras 38 (livros e caixas), para colmatar as lacunas identificadas nas suas colecções de legislação.

A segunda fase de inventariação, compreendida entre Março e Novembro de 2009, traduziu-se na inventariação de 404 unidades de instalação, descritas em Relatório elaborado para efeitos de avaliação, aguardando-se apenas parecer do SRPC, IP-RAM, quanto aos prazos de conservação em fase activa e fase semi-activa, em função do qual proceder-se-á também a posterior eliminação e incorporação no ARM apenas daqueles documentos cujo valor secundário justifiquem a sua conservação a título definitivo.

Em Janeiro de 2010 iniciaram-se os levantamentos de produção documental, em arquivo corrente, para elaboração de proposta de Plano de Classificação, integrado em Manual de Arquivo. Os levantamentos já ocorreram na Divisão de Serviços Administrativos e Financeiros, Inspecção Regional de Bombeiros e Divisão de Análise e Riscos Tecnológicos; Por ora decorrem no Departamento de Formação, prosseguindo para a Divisão de Planeamento e Credenciação e Gabinete de Apoio Técnico.

A intervenção termina com a apresentação de proposta de portaria de gestão de documentos a ser aprovada por portaria conjunta dos órgãos de Governo que tutelam ARM e SRPC, IP-RAM: Secretaria Regional da Educação e Cultura e Secretaria Regional dos Assuntos Sociais, respectivamente.

Uma nota final muito positiva para a forma como dirigentes e funcionários do SRPC, IP-RAM, estão envolvidos/ comprometidos na intervenção em curso; nem mesmo durante período imediatamente posterior aos trágicos acontecimentos de 20 de Fevereiro último, compreensivelmente exigente para este Serviço, a normal prossecução do projecto esteve minimamente em causa.

Luís Miguel Jardim 

Março 2010

Tratamento técnico do fundo de reservados

Título do Projecto: Fundo de reservados impressos do Arquivo Regional da Madeira

Objectivo: Organização e tratamento técnico deste fundo

Equipa: Sofia Bettencourt da Silva

Período de duração: 2005 a 2010

Tratamento técnico do fundo de reservados impressos do Arquivo Regional da Madeira

Comunicar e valorizar o património arquivístico da Região Autónoma da Madeira foram desde sempre objectivos primordiais do Arquivo Regional da Madeira.

Segundo a Portaria n.º 28/2009 de 9 de Março, é da competência do Serviço de Biblioteconomia do Arquivo Regional da Madeira (ARM), «superintender técnica e normativamente no acervo documental que constitui o património bibliográfico do ARM, assegurando as formalidades relativas à sua aquisição e tratamento documenta».

Por trabalho técnico podemos entender a organização e descrição de acordo com as regras portuguesas de catalogação, regras internacionais a ISBD e a descrição é realizada no Programa Informático Porbase 5. Este facto vem ao encontro da missão deste Instituição que é, além de recolher, conservar, tratar e avaliar a documentação, promover a sua acessibilidade, e forma democrática, entre toda a sociedade.

Partindo destas especificidades, e na ânsia de prestar um serviço efectivo e qualitativo, o ARM, através do serviço referido, tem vindo a desenvolver desde 2005, um trabalho de triagem, organização e descrição de fundo antigo impresso constituído por monografias dos séculos XVI, XVII e XVIII. Dada a sua especificidade no tratamento bibliográfico, a concretização deste trabalho passou por várias etapas. São elas:

1) Formação de técnicos especializados em tratamento livros antigos impressos, passando pela participação de um curso organizado pela BAD – Associação de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas – designado de «Organização e Tratamento Técnico de Fundos Impressos». – Nível I; e componente prática do mesmo módulo, Nível II.

2) Pesquisa de boas práticas de outras bibliotecas sobre o mesmo tema, como a Biblioteca Nacional de Portugal, consultando bibliografia específica sobre história do livro, dicionários, bem como alguns catálogos impressos e em linha;

3) Delimitação do fundo reservado impresso do ARM: dada a não conformidade na definição do termo «fundo impresso reservados», e após uma vasta pesquisa bibliográfica, optámos por concluir que o fundo de reservados compreende-se as espécies bibliográficas impressas desde o aparecimento da imprensa até 1830.

4) Após esta fase inicial, procedemos a uma análise detalhada dos com os volumes do Arquivo Regional: verificamos sobre a inexistência de incunábulo, sendo a obra mais antiga datada de 1517. O século de maior expressividade, em termos de volumes é o século XVIII, seguido pelo século XVII, o de menor expressão é o século XVI. A forma de aquisição destas obras foi por duas vias, compra ou doações. O que produz uma maior riqueza e diversidade temática.

5) Após esta análise procedemos à separação das peças por séculos.

6) Correspondente ao tratamento técnico segundo as regras internacionais e a ISBD (A).

A última fase será a elaboração do catálogo com um estudo introdutório ao mesmo.

Até agora as dificuldades sentidas na execução deste trabalho prendem-se sobretudo com:· Com o mau estado de algumas peças;· O facto de muitas obras, o facto de muitas estarem em língua latina;· A necessidade de realização de pesquisas o que demora o seu tempo. Daí a morosidade deste trabalho.

Não podemos deixar de sentir que este é um trabalho aliciante embora lento e minucioso devido as características próprias já acima citadas.

Sofia Bettencourt da Silva

Fevereiro 2010

Regional do Comércio e Indústria

Título do Projecto: Elaboração de manual de arquivo e portaria de gestão documental, avaliação de documentação acumulada da Direcção Regional do Comércio, Indústria e Energia.

Objectivos: Efectuar o levantamento documental no arquivo corrente da instituição, de modo a elaborar o plano de classificação e posterior portaria de gestão documental;
Avaliar a documentação acumulada com vista à produção de tabela de selecção e de instrumento de descrição documental (inventário).

Equipa: João Nuno Freitas e Zélia Dantas.

Período de duração da intervenção: Outubro de 2008 a Fevereiro de 2010.

Elaboração de manual de arquivo e portaria de gestão documental, avaliação de documentação acumulada da Direcção Regional do Comércio, Indústria e Energia 

No âmbito do apoio técnico que tem sido prestado, pelo Arquivo Regional da Madeira (ARM), junto dos serviços dos órgãos e serviços da Administração Pública na RAM, foi iniciada em Outubro de 2008 uma intervenção do Serviço de Arquivos Administrativos do ARM na Direcção Regional do Comércio, Indústria e Energia (DRCIE). O projecto é composto por duas fases bem distintas; uma a nível do arquivo corrente, com a elaboração de manual de arquivo e portaria de gestão documental; e outra a nível do arquivo intermédio, com a avaliação de documentação acumulada.

Após o estudo orgânico da entidade, em Outubro de 2008 iniciámos o levantamento documental no edifício sede da DRCIE, onde funcionam o Gabinete da Directora Regional, a Direcção de Serviços de Gestão, a Direcção de Serviços do Comércio, a Direcção de Serviços da Energia e o Gabinete Jurídico. Nesta fase foi realizado o levantamento de 181 séries documentais. O levantamento documental foi iniciado pelas funções–meio, ou seja, pelas funções de suporte da instituição e, posteriormente, prosseguimos com o levantamento para as funções-fim, que dizem respeito às actividades directamente relacionadas com as atribuições da instituição. No edifício do Laboratório de Metrologia da Madeira, onde está sediada a Direcção de Serviços de Indústria, foi efectuado o levantamento de 25 séries documentais.

Em Março deste ano, concluímos a fase dos levantamentos documentais com um total de 206 séries e, actualmente, após o processamento da informação contida nas folhas de recolha de dados, encontramo-nos na fase de elaboração do plano de classificação e portaria de gestão documental.

Relativamente à segunda etapa do projecto – avaliação da documentação acumulada visando a produção de tabela de selecção e de instrumento de descrição documental (inventário), resta-nos mencionar que ainda não foi iniciada. Contudo, é importante referir que aquando dos levantamentos documentais no edifício do Laboratório de Metrologia da Madeira e no edifício sede da DRCIE, foi encontrada documentação da extinta Direcção de Serviços de Industriais, Eléctricos e de Viação. Esta documentação (46 unidades de instalação) foi inventariada e, posteriormente, incorporada no ARM em Fevereiro de 2009.

A Técnica Superior,

Zélia Dantas

Novembro 2009

Direcção Regional de Agricultura

Título do Projecto: Inventariação da documentação custodiada pela Direcção Regional de Agricultura.

Objectivos: Organização, descrição, classificação e inventariação da documentação que engloba os núcleos da Junta Agrícola da Madeira (JAM), da Estação Agrária da Madeira (EAM) e resquícios da Direcção Regional de Agricultura (DRA).

Responsável de projecto: Ana Cristina Men.

Período de duração da intervenção: Novembro de 2007 a Junho 2009.

Inventariação da documentação custodiada pela Direcção Regional de Agricultura

Melhoramentos agrícolas: 

tanque construído no Caniço. [Década de 60].

O Arquivo Regional da Madeira cumpre uma das suas missões: a de salvaguarda de documentação anterior a 1975. Por iniciativa do ARM, foi recolhida a documentação depositada no Jardim Botânico, sob custódia da Direcção Regional de Agricultura, e designada uma técnica para efectuar o tratamento documental.

O grande desafio foi a organização da documentação, dada a mistura de documentos dentro de caixas que integrava vários anos. Conforme se vêem nas imagens, a título de exemplo, a designação “Documentos de 191- e 1919”, tendo encontrado as designações “Florestais” e Fiscalização, cujo assunto é abrangente.

Melhoramentos agrícolas:
 muro de suporte construído numa
exploração agrícola em São Martinho.
[Década de 60].

O tratamento documental envolveu higienização, organização da documentação, descrição, proposta de eliminação de documentos sem valor secundário e acondicionamento dos documentos a incorporar no ARM.

Tendo em conta a organização original da documentação, deduzimos nunca ter sido objecto de avaliação.

Quanto aos processos de despesa será feita a comparação com os processos de despesa existentes no ARM, assim que possível, e a eliminação dos duplicados.

No fundo da EAM encontramos no âmbito das suas atribuições,grosso modo, documentação relativa a expediente / fiscalização de produtos e estabelecimentos / tratamentos agrícolas e apoios à agricultura, mas não só: documentação da Regência Florestal, Laboratório Distrital e com menor frequência documentação dos Serviços Pecuários e dos Serviços de Obras Públicas.

A documentação proveniente das funções de fiscalização de estabelecimentos e de policiamento de zonas florestais continha correspondência recebida, objecto de restrição, e englobava por exemplo, autos de apreensão de lenha ou autos de transgressão. No entanto, dada à organização original da documentação nem sempre foi possível demarcar peremptoriamente todos os documentos restritos à consulta.

O núcleo tratado inclui ainda documentação da Junta Agrícola da Madeira.

O inventário desta documentação estará disponível oportunamente. 

A Técnica Superior,

Ana Cristina Men

Setembro 2009